Organitzar-se: serveis de sincronització d’arxius per al rescat

Continguts

• Organitzar-se: Serveis de sincronització d’arxius per al rescat
• Consells per sincronitzar fitxers

La gent desordenada i desorganitzada deixa per sempre coses importants. Quina presentació necessitaves per a la conferència? És a l’oficina de l’ordinador d’escriptori. Quines imatges de la primera festa d’aniversari de Mickey que teníeu previst mostrar a l’àvia mentre visitaves? Encara són al vostre ordinador portàtil, que es troba a 300 quilòmetres de casa al sofà.

Els tecnòlegs han resolt, més aviat de manera brillant, aquest problema per a persones desordenades. La resposta és sincronitzar fitxers i hi ha moltes empreses que ofereixen aquest servei de forma gratuïta.

Si bé els serveis de sincronització d’arxius no canviaran la vostra personalitat i el convertiran en una persona neta i conscient, poden actuar com a xarxa de seguretat, ajudant-lo a evitar conseqüències desastroses per a la seva desorganització.

Què és la sincronització d'arxius?

L’objectiu d’un servei de sincronització de fitxers és donar-vos accés a tots els vostres fitxers actuals més importants des de qualsevol ordinador o dispositiu connectat a Internet, com ara el vostre telèfon intel·ligent o tauleta, en qualsevol moment i des de qualsevol lloc. "Actual" en aquest cas significa que els fitxers als quals podreu raonablement accedir en un futur pròxim, en lloc dels documents en algun estat de finalització que realment haureu d'arxivar (escriuré més informació sobre com arxivar en un futur article). I els fitxers poden ser qualsevol cosa, des de documents fins a fotos fins a música.

Com funciona: us registreu a un compte amb un servei de sincronització de fitxers (gratuïtament o amb una quota de subscripció; anomenaré ofertes específiques una mica més tard), instal·leu el programari de sincronització de fitxers al vostre ordinador i decidiu quins fitxers. o les carpetes que desitgeu sincronitzades. Una vegada que els fitxers estan marcats per a la sincronització, el servei en fa una còpia i els emmagatzema en línia, i –aquí és la part important–, d’aquí en endavant, actualitza la còpia sempre que canvieu el fitxer localment. Ara, sempre que inicieu la sessió al servei, ja sigui des d’un telèfon intel·ligent o l’ordinador d’una altra persona a través del lloc web del servei de sincronització de fitxers, tindreu accés als vostres documents.

Els detalls sobre el funcionament dels serveis poden variar una mica, però la premissa bàsica és que cada vegada que canvieu un fitxer, la còpia alterada es guardarà en línia i qualsevol vegada que us connecteu al servei, ja sigui a través d’un lloc web. o només per mantenir-vos connectat a través del programari instal·lat al vostre ordinador o dispositiu mòbil, el servei s’assegurarà que veieu la còpia més recent. El servei "sincronitza" la còpia més recent de cada fitxer amb tots els dispositius que utilitzeu per accedir-hi. Alguns serveis també desen versions que conserven l'historial dels vostres canvis fins a un nombre determinat. D’aquesta manera, no us haureu de preocupar de desar les còpies de documents “versió 1” i “versió 2”. El servei de sincronització de fitxers ho farà automàticament.

El motiu pel qual un servei de sincronització de fitxers us ajuda a sentir-vos més organitzat és que fa molt difícil deixar un fitxer enrere. No heu d’enviar-vos constantment per correu electrònic aquell document que esteu treballant. Sempre que tingueu connexió a Internet, podreu recuperar la vostra tasca. La majoria dels serveis també tenen cert nivell de compartir, el que permet enviar fitxers fàcilment a altres persones i alguns tenen funcions de col·laboració perquè diverses persones puguin pujar fitxers a un lloc compartit.

Utilitzeu casos per a la sincronització d'arxius

De vegades és difícil imaginar-se per què necessitaries un servei en particular fins que no se sentis com usen altres persones. Aquests són alguns exemples:

Professional de negocis ocupat. Qualsevol que faci, fins i tot una mica de la seva feina professional des de casa, o pot ser que algun dia ho necessiti, pot imaginar-se la utilitat del servei de sincronització d’arxius. Imagineu que el mal temps impedeix entrar a la feina, però heu d’acabar un projecte per complir el termini. I la darrera còpia del projecte viu localment a l’ordinador d’oficina. Amb un servei de sincronització de fitxers al seu lloc, podeu agafar el projecte en qüestió de segons.

Viatger. Els viatgers freqüents que no volen portar un ordinador portàtil maldestre poden assegurar-se que tots els seus fitxers estiguin disponibles per ells mateixos allà on s’iniciï.

Sol · licitant. Fa poc vaig utilitzar un servei de sincronització de fitxers mentre vaig passar per un llarg procés d’aplicació que va implicar diverses parts. Sempre que rebia un document, el vaig analitzar i guardar en un servei de sincronització. Aleshores, quan una de les parts es va posar en contacte amb mi per demanar una còpia d’alguna cosa, gairebé mai vaig haver de faxar ni fotocopiar ni enviar cap correu. En lloc d'això, podria pressionar un botó i enviar documents a qui ho necessiti, independentment de si jo era a casa, a la feina o en un altre lloc.

Estudiant. Els estudiants que treballen en una dissertació, assaigs o realment qualsevol tipus de projecte poden estalviar els seus actius al núvol de sincronització d'arxius i poder obtenir-los en qualsevol moment en què aparegui una idea. Els que mantenen un equip a casa, potser el comparteixen amb un company d’habitació, i utilitzen ordinadors públics en una biblioteca o laboratori d’informàtica, seria sens dubte servits per sincronitzar la seva feina.

El correu electrònic. Si acostumeu a enviar fitxers per correu electrònic de manera que es desin en línia per accedir fàcilment, permeteu-me que us assegureu que sou un candidat principal a un servei de sincronització de fitxers. Són molt més antipàtics que el mètode de correu electrònic ad-hoc. I els fitxers adjunts de correu electrònic poden obstruir les bústies de sortida limitades d’emmagatzematge.