Organitzar-se: com evitar la sobrecàrrega de correu electrònic

L’última peça del trencaclosques de l’organització -i la que sol tenir més por- és la gestió de correu electrònic.

Igual que amb les convencions de gestió de carpetes i denominació de fitxers, la gestió de correu electrònic requereix una solució de l'estil de vida. Cal desenvolupar regles i principis amb els quals puguis viure cada dia. Recordeu que mantenir-vos organitzat és similar a mantenir una dieta i exercici d’exercici. No fer-ho i tractar l’organització com si es tractés d’un projecte de neteja a la primavera d’un dia és semblant a continuar amb una dieta de caiguda. Els resultats que veieu seran de curta durada.

Abans d’endinsar-vos en el vostre projecte de reorganització de correu electrònic, preneu un moment per adonar-vos que no cal que sigueu perfectes. L’objectiu és complir unes regles de vida a les quals us podeu adherir raonablement i que facilitin la vostra feina o la vostra vida personal, més productives i millors. Si instal·leu un nou complement de Microsoft Outlook és el que provocarà el vostre motor de neteja de la safata d'entrada, proveu Xobni (versió gratuïta, 29, 99 dòlars més, 4 estrelles), que indexi els vostres fitxers o Evernote per a Windows Premium ($ 45 per any, 4.5 estrelles), que us permet enviar un correu electrònic al vostre Evernote on teniu el benefici de les excel·lents capacitats de cerca del programari.

Vegeu la part inferior de la caixa

El moment en què em vaig adonar que necessitava una aproximació sistemàtica al correu electrònic va ser la primera vegada que vaig obrir la meva safata d'entrada i tenia més de tres pàgines de coses allà assegudes. La majoria dels fitxers havien estat marcats com a "llegits", però com que no els havia actuat, els vaig deixar a la safata d'entrada. Recordo sentir-me desbordat i pensar que si no començava a llançar correus electrònics aquell segon, el problema seria pitjor en una hora i, segurament, el matí següent seria insuportable.

Com a resultat, em vaig fixar un objectiu senzill per a mi: sempre podreu veure la part inferior de la safata d'entrada. És a dir, vull poder veure entrades del missatge més recent rebut i del missatge més antic en una sola pantalla.

No em mantinc amb aquesta norma cada moment del dia. Això seria neuròtic i contraproduent. Però sí que vull veure el fons de la meva safata d'entrada abans de sortir a treballar cada dia, i si això falla, almenys els divendres. També estic sensat per la sobrecàrrega de correu electrònic quan estic malalt un dia o em prenc temps de descans. Després de tornar de vacances, em dono almenys una setmana per posar-me al dia per correu electrònic i intentar no estressar-me amb això el primer dia o dos de nou a l’oficina.

Mes a mes

La manera en què gestiono el meu compte de correu electrònic empresarial és exactament de la mateixa manera que gestiono els meus fitxers electrònics en carpetes. Tot entra en una carpeta.

Primer, creo unes quantes carpetes bàsiques per projecte, com ara el projecte A, B i C. Dins de cada carpeta del projecte, creo subcarpetes per a cada mes, etiquetades amb la abreviatura de la lletra de dos dígits any i mes. Per exemple, la carpeta del juny de 2011 s’anomena 1106_JUN.

Quan arriben nous missatges de correu electrònic, sovint s’asseuen a la meva safata d’entrada unes hores, un dia, potser fins i tot una setmana o dues. Però mai em desborden perquè tinc un sistema que manté tot a un nivell manejable. Aquí teniu les regles del meu sistema. Pot ser que això no sigui adequat per a vosaltres, però poden proporcionar un exemple d’una solució. Adapteu la vostra pròpia solució amb normes que s’ajusten al vostre estil de vida.

Regla 1. Si el correu electrònic no requereix cap acció (inclosa la relectura), ho llenço immediatament.

Regla 2. Si un correu electrònic és crític, és a dir, necessita una acció imminent o una lectura prèvia i possiblement una resposta, es manté a la safata d'entrada fins que actuï sobre ell. Es pot mantenir a la safata d'entrada fins a un mes. Al cap d’un mes, he d’actuar-hi. Aquest és el termini. Un cop he pres mesures, el correu electrònic s’arxiva a la carpeta corresponent.

Regla 3. Si el correu electrònic conté la informació que necessito, però no necessita accions immediates, s'hauria de traslladar a la carpeta corresponent al final del dia o al final de la setmana si estic ocupat. Si tinc por que m’oblidi d’actuar-hi perquè no es veu immediatament a la safata d’entrada, puc crear un article del calendari com a recordatori. El correu electrònic s’ha d’arxivar en una carpeta. Sense excepcions.

Regla 4. Divendres a la tarda, em dono de 10 a 20 minuts per ordenar el que hi ha a la safata d'entrada i potser actuaré sobre els temes que no necessiten una resposta llarga. Quan deixi el despatx, hauria de ser capaç de veure una polzada o dos d'espai blanc a la part inferior (la sala per omplir-me de nou el cap de setmana).

Regla 5. Al cap d'un any, arxiveu-lo o trosseu-lo. Tinc a conservar les dades de correu electrònic durant un any i arxivar la resta, cosa que és molt fàcil de fer quan la informació es classifica en carpetes per mes i any.

Un altre mètode d’organització que es va popularitzar el dia de la tramitació física és crear 31 carpetes, etiquetades numèricament, amb cada número corresponent a un dia del mes. En lloc de crear una llista de tasques diàries, hauríeu de presentar els tràmits i els recordatoris (i les targetes d'aniversari, les factures a pagar, etc.) a les carpetes corresponents a la data d'acció adequada. Quan arribi la data, obriu la carpeta i ara teniu la missió de tenir cura de tot el que hi ha dins.

Un altre mètode és la compartimentació. Si utilitzeu una eina de gestió de projectes com Basecamp (gratuïta, 4 estrelles i una Editors 'Choice), mai no haureu de guardar correus electrònics associats a projectes gestionats en aquest sistema. Basecamp ho fa per tu. Moltes persones utilitzen la compartimentació en la seva vida personal de correu electrònic dedicant un compte basat en web a les llistes de correu i llistes de correu mentre es reserva l’altre per a comunicar-se amb els amics i la família. Per què no utilitzar el mateix concepte en el negoci?

Desfer-se de l'ansietat del correu electrònic

No defenso de cap manera que el meu sistema o el sistema de carpetes de 31 dies sigui adequat per a tothom. El meu sistema funciona per mi, perquè tendeixo a recordar coses en funció de quan es van produir. A més, realment tinc ganes de tenir aquells pocs minuts al final de cada setmana quan faig un cop més a la safata d'entrada. Per últim, l’objectiu bàsic de poder veure sempre el fons de la safata d’entrada em proporciona comoditat. Veure informació sagnant més enllà d’una pantalla visual m’atrau algun tipus d’inclinació. Em sembla insuportable, com si no trobo res i mai cavaré la meva sortida.

Tanmateix, altres persones poden sentir-se ansiosos per haver de gestionar més d'una dotzena de carpetes, o per complir els terminis que s'autoafavoreixen. Pot ser més productiu que pugueu veure el vostre correu electrònic en un plafó de desplaçament únic. Amb el risc de posar-se en excés, no és mala idea anotar els tipus de coses que et fan sentir aclaparat, ja que si pots identificar el que no vols al teu correu electrònic, pots crear regles i directrius per evitar-ho. ella

Sigui quin sigui el sistema organitzatiu que creeu per a vosaltres mateixos o per al vostre negoci, centreu-vos en hàbits i formes de vida generals. No heu de ser perfectes cada dia. Només cal que tingueu un sistema que us mantingui en bon camí.

Agafeu

Les idees importants per eliminar aquest article són:

1. Tenir una quantitat de correu electrònic manejable farà que la vostra vida laboral sigui més fàcil i millor.

2. En el desenvolupament de principis per al maneig del correu electrònic, centreu-vos en hàbits de vida en lloc de regles dures i ràpides.

3. Determineu com gestionareu els missatges de correu electrònic diàriament, setmanalment i mensualment, així com amb quina freqüència arxiveu les dades de correu electrònic.

4. Calculeu el que no voleu del vostre correu electrònic i, a continuació, creeu hàbits que impedeixin que passi.