Organitzeu-vos: com afegir els vostres informes de despeses abans d’acabar l’any

S’acosta a finals d’any. Treballeu tranquil·lament al vostre escriptori quan arriba un nou correu electrònic del departament de comptabilitat. Va escoltar els crits a la línia de l'assumpte i tots els seus col·laboradors es tornen a veure què passa. Les galtes s’enrotllen ja que admet que fins aquest moment havíeu oblidat completament presentar un informe de despeses. El correu electrònic diu que la data límit és avui. La calor de les galtes es transforma en una sensació de temor que et corre pel pit i a la boca de l'estómac. La vostra empresa us deu uns quants centenars de dòlars, i en aquest moment de l'any, podríeu utilitzar-la realment. No s’espanti! Aquests senzills passos us poden ajudar a controlar les vostres despeses.

Algunes organitzacions faciliten l'enviament d'informes de despeses, fins i tot si arriben tard. Tenir targetes de crèdit d’empresa vinculades a un sistema d’informació de despeses ajuda enormement, per exemple, però no tothom té aquest luxe. Aprofiteu i seguiu aquests passos per enviar-vos els informes de despeses retardades tan aviat com sigui possible.

Tingueu en compte que bona part d’aquest article també s’aplica als tipus de treballadors autònoms que hagin de tramitar els rebuts al final de l’any per reclamar deduccions d’impostos sobre despeses empresarials.

1. Pregunteu quan es troba el termini real i si podeu presentar la tarda

Segons quan la vostra organització estableixi el seu exercici i com gestiona els deveniments, és possible que el termini per presentar informes de despeses ja hagi passat. Però això no vol dir necessàriament que sigui massa tard per enviar els vostres rebuts. Les persones intel·ligents limiten els terminis. Si algú et diu que el termini finalitza el dia divendres, hi ha una bona possibilitat que el termini real sigui dilluns al matí o més tard.

Demaneu a algú de la comptabilitat o al vostre cap que tingui més informació sobre el termini límit real per als informes de despeses i si hi ha alguna cosa que podeu fer si l’heu perdut. Sovint n’hi ha. Si podeu presentar tard, sigueu amables i amables amb les persones que us ajudin i inclineu-vos cap enrere per lliurar exactament el que demanen. Sigueu detallats. Recordeu que us fan un favor. Feu el possible per retornar-lo facilitant la feina.

2. Comproveu les regles de rebuts

Si abans heu presentat informes de despeses, probablement coneixeu les normes bàsiques per enviar els rebuts. Però en coneixeu els detalls? Quan es va presentar un informe de despeses molt després de la incidència de les despeses, és possible que hagueu perdut alguns rebuts. Informeu-vos de si hi ha una pòlissa, com ara exigir rebuts només per a despeses superiors a 10 dòlars. Pregunteu també si podeu mostrar la prova de pagament proporcionant un extracte de targeta de crèdit amb l’element de línia destacat. Aquests detalls poden marcar una diferència en el temps que trigueu a preparar un informe de despeses.

3. Feu un esquema d'elements i dates

Un cop arribat el moment de començar a crear un informe de despeses vençudes, feu una llista aproximada de les despeses principals que haureu de reclamar, com ara articles que vau comprar, viatges i hospitalitat del client. Si tanqueu només un article o un sol viatge, salteu aquest pas.

Si un element de la vostra llista és un esdeveniment, com una visita del client o una conferència, anoteu les dates. A continuació, a sota de l'esdeveniment, creeu una entrada per a cada dia, així:

Conferència X: 1-3 de juny

1 de juny

2 de juny

3 de juny

4. Visualitzeu les vostres despeses

En combinar despeses relacionades amb viatges o esdeveniments, penso que és important enumerar primer les despeses més grans (vols, hotel i assistència, per exemple) i, a continuació, intentar tornar a imaginar o reimaginar-les cada dia per cobrir les despeses més petites. Feu això per sota de cada entrada del dia.

M’agrada fer un esquema aproximat per a possibles despeses, després omplir-les a mesura que les recordi (els passos 5-7 inclouen alguns trucs per emplenar els buits quan la memòria falla). El contorn ha d'incloure tants d'aquests punts rellevants per a les vostres dates:

• Ubicació inicial. On vas dormir? Teníeu despeses en aquest lloc, com ara despeses de wifi?
• Viatges locals. Heu anat a qualsevol lloc i, si és així, com heu arribat (cotxe, taxi, servei de cotxes, transport públic)? Com vas tornar? Si sol·liciteu una tarifa per milla per conduir, quina era la distància?
• Menjars On vas esmorzar, dinar i sopar? Heu comprat alguna beguda, inclosa aigua embotellada i cafè o refrigeris?
• Subministraments. Necessiteu comprar alguna cosa esperada o inesperada durant el dia?
• Ubicació final. On vas acabar el dia? Què va pagar per allà?

Sovint, només fer-vos aquestes preguntes us ajuda a recordar despeses que podríeu oblidar.

5. Voleu els vostres rebuts

Si teniu una pila de rebuts, torneu-los ara i connecteu-los al contorn creat. Hi ha una raó per la qual no faig aquest pas primer. De vegades, els rebuts remodelen la nostra memòria de manera que deixa fora de les parts del dia. Per exemple, diguem que mireu els rebuts i veieu que teníeu un esmorzar ràpid en una cafeteria i que després vàreu dinar en una sala de conferències. Ara teniu un record viu d'aquests dos esdeveniments i esteu preparat per passar a la recepció següent. Però és possible que la memòria hagi omès el desplaçament d'Uber de 15 dòlars entre les dues ubicacions simplement perquè no teníeu cap rebut físic per activar la memòria. És fàcil oblidar els detalls quan no tenim disparadors.

6. Escanegeu el calendari

Un calendari pot contenir més recordatoris que us ajudin a crear un informe de despeses precís. A mesura que completeu el dia, obriu el calendari i escanegeu-lo per verificar les dates de viatge i els esdeveniments significatius. Algunes entrades poden provocar la memòria sobre despeses o la falta de despeses. Per exemple, si un soci de negocis us va enviar una invitació al calendari per sopar un dia que viatjàveu i ella va pagar, aleshores no us haureu de preocupar de buscar un rebut per al vostre menjar.

7. Peruse Mint

Un altre lloc fantàstic per buscar despeses que falten és Mint. Mint és una aplicació de finançament personal que consolida totes les vostres transaccions financeres en un lloc web i una aplicació que es poden cercar. Amb Mint, podeu filtrar totes les despeses de targeta de crèdit i de dèbit per data, cosa que us ajudarà a descobrir les despeses que heu oblidat. En aquest exemple que us vaig donar anteriorment sobre un rebut d’Uber, podríeu trobar la informació cercant la data a Mint, cosa que us facilitarà trobar el rebut real al vostre correu electrònic.

També podeu afegir etiquetes a Mint a les transaccions d’elements de línia i, si ho heu fet durant tot l’any per despeses comercials, podeu trobar fàcilment totes les despeses que necessiteu per reclamar.

He esmentat anteriorment que, si no trobeu cap rebut, podeu preguntar-vos si podeu enviar una còpia d'una declaració de la targeta de crèdit que ressalti la partida de despesa. De nou, Mint us ajudarà aquí, perquè us dirà quina targeta de crèdit vau utilitzar.

8. No oblideu consells i aparcament

Dues categories de despeses fàcils de passar per alt són els consells i el pàrquing. Els petits consells pagats en efectiu, com el personal de neteja hotelera i els casals, mai no reben rebuts. Els pagaments d’aparcament també podrien ser en efectiu sense rebut. Però sumen i val la pena reclamar-les si les heu fet.