Organitza't: com netejar la safata d'entrada | jill duffy

El correu electrònic causa problemes greus per a la nostra productivitat i per a la nostra psique. Una caixa de sortida desbordant pesa la ment. Tornar-hi una i altra vegada crea més "treball sobre el treball", com diu la dita, molt ineficient i rarament realment fonamental per al treball real que hem de fer. Si us sembla la vostra vida, és hora de netejar la safata d'entrada.

El meu mètode per mantenir una relació sana amb el correu electrònic es basa en accions molt petites i concretes que realitzo cada dia: consulteu els meus 11 consells per gestionar el correu electrònic. És a dir, mantenir la meva safata d'entrada no és una tasca única de neteja. Però, què podeu fer si la vostra safata d'entrada és tan terrible que no podreu veure més enllà d'aquest enorme i immediat obstacle de tractar-lo primer? En aquest cas, és hora de seure i revisar la safata d'entrada.

A continuació us detallem com fer-ho.

Pas 1. Escombra la teva safata d'entrada

Oblideu-vos de processar tots els missatges de la safata d'entrada. No passarà i no hi haurà una gran compensació. Fer una escombra és millor.

"Escombrar" significa moure un munt de trastos en massa cap a un altre. Configureu unes quantes carpetes noves al vostre programa de correu electrònic i poseu-les un nom per any, trimestre o mes (excepte l'any, trimestre o mes actuals; és a dir, no creeu una carpeta "2013") en funció de l'estat del vostre safata d'entrada i com tendeix a pensar en el temps. Per exemple, podeu crear aquestes carpetes:

• 2010
• 2011
• 2012

O podeu tenir:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

El motiu pel qual no creareu una carpeta per a l'any, trimestre o mes en curs és perquè de moment la vostra safata d'entrada serà la carpeta "actual".

A continuació, ordeneu o realitzeu una cerca, segons quin programa de correu electrònic utilitzeu, per aïllar tots els missatges d’un determinat període de temps i traslladar-los massivament a la carpeta corresponent.

Tot el que quedi a la safata d'entrada: aquests són els missatges que realment us podeu preocupar sobre el processament, potser avui, potser demà, però és més probable que es faci a poc a poc durant els propers dos dies. No vull assumir massa alhora.

Tots els teus missatges antics són encara presents, ja no queden fora. Potser algun dia tractareu amb ells, però aposto que no ho fareu. Aquest és un dels pitjors problemes de correu electrònic. Pensem que anirem llegint a llegir, respondre o reaccionar d’altra manera a tants missatges, però mai ho fem. El fet d’escombrar permet treure’ls fora del camí sense desfer-se’n realment. De manera que podeu continuar creient que potser un dia processeu tots els correus electrònics del 2012 (encara que probablement no us ho faci).

Consulteu el vídeo sobre com escombreu a Gmail.

Pas 2. Comparteix

El "escombrat" s'ocupa del missatge que ja teniu, però no fa res pels missatges que es publicaran en cap segon. Així doncs, un cop tingueu una safata d'entrada que no us sembla sufocant, heu de crear alguns filtres o altres maneres de compartimentar automàticament.

Una manera de fer-ho és utilitzar diferents comptes de correu electrònic amb propòsits diferents, més que un per a tot. En realitat tinc quatre comptes de correu electrònic diferents que faig servir regularment: un per a negocis, un de comunicació personal, un per a compres en línia (on guardo els rebuts, faig un seguiment de paquets, aconsegueixo alertes bancàries i de presentació d’impostos electrònics) i un per al que anomeno " brossa. " El meu compte brossa no és realment una brossa en el sentit més estricte. És una adreça que utilitzo per registrar-me a butlletins o nous serveis en línia que vull provar, però que finalment no són importants. Un altre nom per a aquest tipus de contingut és graymail. No és un correu brossa, perquè ho heu sol·licitat i encerteu. No hi ha res crític amb les missions en aquest compte brossa, així que si no ho comprovo durant diversos dies, no és gran cosa. Rarament obro el compte brossa o el compte de compres mentre estic a la feina, per la qual cosa mai no és ni tan sols a la vista que em tempti.

Una segona manera d’obtenir el mateix efecte és mitjançant carpetes i ordenació automatitzada. Aquesta és una forma especialment útil d’administrar butlletins i ofertes diàries. Outlook.com és força sofisticat en aquest sentit, i Gmail també és força bo.

Si configureu filtres i carpetes o comenceu a publicar butlletins i rebuts de compres a una adreça de correu electrònic diferent, aquest pas requereix una mica de temps. Probablement necessitareu de 30 minuts a una hora per configurar un mètode bàsic de compartimentació.

Pas 3. Elimina

Esperem que el que queda a la safata d'entrada és només una part del que hi havia abans. El següent que faria és intentar eliminar qualsevol cosa que simplement no sigui important. Aquest pas pot trigar una mica, però no em perdria massa temps.

Escanegeu els missatges de la safata d'entrada i, quan introduïu un contingut que elimineu, proveu d'ordenar la safata d'entrada per part del remitent i comproveu si hi ha altres missatges d'aquesta mateixa persona que val la pena suprimir. Sovint, rebo diversos missatges de correu electrònic de seguiment d’una sola persona que diu el mateix, i tots haurien d’estar al bloc de tallar.

Elimineu el màxim que pugueu sense quedar-vos atrapat en el contingut de cap missatge. Si no esteu segurs d’un missatge, deixeu-lo en pau de moment.

El fet de suprimir és important perquè representa deixar-se anar. Si un missatge no és important i no conté informació crítica, suprimir-lo és un senyal que mai no hauré de pensar-hi més. M'allibera mentalment de l'obligació que representa el correu electrònic.

També és possible que vulgueu crear una carpeta anomenada "Més tard" on arxiveu missatges que no són realment importants, però encara teniu algun fitxer adjunt psicològic. Aquests són els missatges que voldreu tractar "més endavant". Segons la meva experiència, els missatges "posteriors" solen ser escombraries que encara no estava disposat a deixar anar.

Un fantàstic servei anomenat SaneBox (6 dòlars mensuals) realment explorarà la vostra safata d'entrada i enviarà correus electrònics sense importància a una nova carpeta anomenada "@SaneLater" automàticament. A la prova de SaneBox, vaig trobar que feia un treball increïble d'identificar allò que era important i no important.

Pas 4. Desenvolupar un sistema, convertir-lo en hàbits

Amb una safata d'entrada manejable i una estructura bàsica al lloc per enviar el correu electrònic, ara necessiteu un sistema per a la manera d'arxivar el correu electrònic, més enllà de la norma bàsica de "correus electrònics relacionats amb articles de juny de 2013, aneu a la carpeta 1306_JUN", però quan en fareu allà? Amb quina freqüència mirareu a través d’ells? Què fareu amb els missatges abans d’enviar-los?

Aquest pas és el més difícil perquè et demana que creis regles i desenvolupis hàbits per seguir-les a llarg termini. Les regles que creeu han de ser explícites. Hauríeu de poder articular-los. Però no han de ser perfectes ni absolutes. Està bé si us allunyeu de tant en tant. Voleu un sistema que perdoni un mal dia aquí i allà, un que us permeti rebotar fàcilment si us colpegeu cap amunt.

Per fer-vos una idea de com es desenvolupen les regles, aquí teniu algunes de les meves regles per processar el correu electrònic.

Suprimeix ràpidament. Si un missatge de correu electrònic no requereix cap acció, inclosa la lectura o l'arxivatge de referència, me'l llenço immediatament. Crec esborrar missatges ràpidament en un hàbit suprimint els missatges a granel cada matí. Quan arribo al meu escriptori, suprimeixo tants missatges que considere que s’adapten en un sol tros. Normalment és al voltant del 60 per cent dels meus nous missatges sense llegir.

Respondre immediatament als missatges crítics o bé guardar-los a la safata d’entrada. Si un missatge de correu electrònic és crític, és a dir, necessita una acció imminent o una lectura profunda i possiblement una resposta, actueu immediatament o deixo que es quedi a la safata d'entrada fins que actuï sobre ell, generalment en un o dos dies. Es pot mantenir a la safata d'entrada fins a un mes o més. Al cap d’un mes, he d’actuar-hi. Aquest és el termini.

Arxiu al final del dia. Si un missatge conté informació que necessito, però no requereix cap acció immediata, s'hauria de traslladar a una carpeta corresponent (o guardada localment a l'escriptori) al final del dia, o al final de la setmana, si estic realment ocupat.

Netegeu la safata d'entrada divendres a la tarda. Divendres a la tarda, em dono de 10 a 20 minuts per ordenar el que hi ha a la safata d'entrada i potser actuaré sobre els articles que no necessiten una resposta llarga. Quan deixi el despatx, hauria de ser capaç de veure una polzada o dos d'espai blanc a la part inferior (la sala per omplir-me de nou el cap de setmana).

Vegeu la part inferior de la safata d'entrada El dia a dia, aquesta regla és la que visc al nivell més fonamental: veure sempre el fons de la safata d'entrada. A diferència de Inbox Zero, vull no tenir més missatges de safata d'entrada del que puc veure a la pantalla. És fàcil. És perdonant. És flexible. És un objectiu raonable i assolible. I no cal gaire seguir aquesta regla de forma coherent. Es presenta com a costum que una vegada que vaig començar a intentar veure el fons de la meva safata d'entrada, es va convertir en un objectiu inconscient.

Una solució a llarg termini per gestionar el correu electrònic

Tota l'organització es basa en les regles i el linxet que uneix les regles són hàbits. Els hàbits són com fas les normes. Si la regla està buida a la paperera de correu electrònic al final del dia, l’hàbit és sempre fer clic amb el botó dret per deixar la paperera abans d’abandonar el programa de correu electrònic (o configurar el programa de correu electrònic per eliminar automàticament la paperera en sortir). Si la regla és respondre sempre a un missatge de correu electrònic del cap per finalitzar el dia, l’hàbit podria ser ordenar automàticament els missatges del cap en una carpeta especial i comprovar-la cada dia a les 16:00.

Administrar el correu electrònic de manera eficient i eficaç consisteix en el sistema que utilitzeu, no en el programa que utilitzeu. Les aplicacions, les funcions i els complements poden ajudar a resoldre problemes concrets amb el correu electrònic, però si no es componen d'un sistema més complet de regles o mètodes per emprar hàbits, no podran obtenir un benefici a llarg termini.