Organitza't: com aconseguir que els articles tossuts siguin inclosos a la vostra llista de tasques

Quan vaig començar a escriure aquest article, vaig tenir dues tasques a la meva llista de tasques que no funcionarien. Els vaig posar allà al desembre. Un tenia a veure amb una pòlissa d’assegurança d’habitatge i l’altre amb el trasllat d’uns fons de jubilació. Cap dels dos mai serà important per a la crítica. Cap dels dos té un termini real i significatiu. Són coses que realment hauria de fer, però mai vull fer.

La majoria de nosaltres tenim objectes tossuts a les nostres aplicacions per fer, aquelles tasques que mai no s’aconsegueixen, com portar un vestit a la tintoreria o posar-se el gos atent. No passa res de dolent quan no les fem, de manera que no les fem, encara que els nostres cervells racionals sàpiguen que s’haurien de fer.

Què podeu fer per eliminar aquestes tasques de la vostra llista? Em venen al cap algunes opcions, que les compartiré aquí. A més, t’explicaré quins trucs finalment m’han ajudat a revisar els meus propis dosis sense moure’m.

Feu-ho la primera cosa al matí

Molts entusiastes de la productivitat juguen fent front a aquestes petites tasques molestes al matí. La idea és treure les tasques menors del vostre plat abans d’hora que us emboliqueu en treballs més importants, com ara les tasques més difícils, el correu electrònic, les reunions i qualsevol altra cosa que us distregui.

Aquest truc és fantàstic si la tasca dura menys de dos minuts i no depèn del temps ni del lloc. Si teniu el cost d’exclusió de qualsevol tasca que dura menys de dos minuts abans fins i tot d’obrir el programa de correu electrònic, podríeu veure molt més moviments a la vostra llista de tasques.

Quan una tasca dura més d’uns minuts o quan només es pot fer durant un determinat temps o lloc, aquesta regla de dos minuts no funciona. Les dues coses que no puc fer, per exemple, totes dues han de passar durant el temps del Pacífic nord-americà, i aquestes hores no coincideixen amb el meu matí a l'estranger. Necessito algunes opcions més.

Feu que algú ho faci

Si al principi no ho aconsegueixes, dóna la feina a algú altre. Estic fent broma amb aquesta línia, però no estic fent broma de delegar tasques que fins ara no heu volgut completar pel vostre compte.

Francament, és terrible al delegar. Em costa demanar ajuda. Em preocupo per incomodar la gent. M’agrada tenir el control. Potser se sent de la mateixa manera.

Com poden les persones com jo millorar-se en la delegació? Per començar, podem pensar a través d’una llista de delegats potencials fins i tot abans de decidir si delegar la tasca. No descarteu col·legues, membres de la família (inclosos nens responsables d’una edat adequada), cangur o altres cuidadors i, en algunes situacions, veïns. També ajuda a posar la sabata a l’altre peu. Com em sentiria si, per exemple, els meus veïns em demanaven que signés un paquet o que deixessin el cable que no pogués estar a casa per fer-ho? Si la tasca s’ajustava a la meva programació, no seria cap problema. Aquests simples experiments de pensament fan que la delegació sembli una opció raonable.

Una de les meves tasques és perfectament adequada per a la meva parella, tot i que vingui a pensar-ho, se suposa que ho va fer inicialment i no, així que vaig delegar-la a mi mateixa. Pel que fa a la meva tasca financera, només la puc fer perquè he de verificar la meva identitat i signar alguns papers en aquest procés.

Creeu una recompensa

Tant com no vull fer les meves dues tasques, puc pensar en algunes coses que m’agradaria més, com ara unes hores en un spa o uns 15 dòlars addicionals en el pressupost mensual de la meva cafeteria. Fixar una recompensa per a tu mateix pot augmentar la motivació.

La investigació suggereix que la motivació és més gran quan no coneixem el nostre pagament. Per exemple, en un estudi, els participants havien de realitzar una tasca per beure aigua. Van rebre 1 o 2 dòlars per aconseguir la feina. Quan van saber que obtindrien 2 dòlars, al voltant del 43 per cent de les assignatures van acabar amb èxit. Quan no sabien si guanyarien 1 o 2 dòlars, el 70 per cent va acabar.

Com podeu utilitzar els beneficis i la incertesa en benefici? Podeu anotar dues recompenses possibles per fer les tasques puntuals i després, un cop finalitzades, tireu una moneda per veure quina obteniu. O bé, podríeu demanar ajuda per crear atzar en la vostra recompensa. "Honey, aquí teniu dos sobres plens de diferents diners en efectiu. Quan finalment acabo la meva tasca, vull que em doneu un d'ells i torneu a posar l'altre al banc."

He barrejat sentiments sobre com utilitzar com a recompensa els aliments perquè sovint pot entrar en conflicte amb altres objectius, com perdre pes o mantenir el pes. Tampoc no sé quant vull estar motivat pels aliments. Però tenia un massapà exquisit d'alemany cobert de xocolata que havia estat guardant en una ocasió especial i el vaig recordar mentre escrivia aquest article. Vaig decidir que si em cuidés de la situació de l’assegurança em atendria a ells junt amb una tassa del meu cafè preferit. I què en sabeu? Vaig fer la ventosa. Un a baix, un a anar!

Agrupament de la temptació

Una altra tècnica de motivació basada en recompenses, anomenada agrupació de temptació (tal com descriu Katherine Milkman, professora associada a The Wharton School, la Universitat de Pennsilvània), és particularment útil per a dos tossuts que són recurrents. Un exemple és obtenir un test de frotis Pap, que s’hauria de fer anualment.

L’agrupament de la temptació és l’acte de donar una recompensa mentre estàs en l’acte de fer la tasca que no vols fer, més que després. En la investigació de Milkman, dóna als estudiants universitaris accés a llibres d’àudio més venuts només mentre es troben al gimnàs. Les seves investigacions van demostrar que els estudiants que van obtenir els audiollibres anaven al gimnàs més sovint que no pas a un grup de control, i continuaven anant més sovint fins i tot després de finalitzar el programa. Els estudiants havien creat un hàbit que es va reforçar positivament.

Per tant, diguem-vos que odies acudir a la vostra cita anual d’OBGYN. Podríeu oferir un plaer culpable, com ara llegir revistes escombraries o gaudir d’un batut de xocolata doble (si esteu bé d’indemnitzacions amb els aliments) i deixar-vos gaudir mentre esteu a la sala d’espera del metge. Les dues accions que heu agrupat han de succeir-se simultàniament, tot i que, en el meu exemple, diré que estar a la sala d’espera del metge és prou a prop, ja que no podeu fer res de res mentre algú li toca el coll uterí.

Les meves tasques no eren recurrents, així que malauradament no es van preparar per agrupar temptació.

Crear una conseqüència

Si el reforç positiu no talla la mostassa, potser seran conseqüències negatives. Donaria un dòlar al partit polític que menys preferia cada dia que no faci la teva tasca? La majoria de nosaltres necessitaríem un amic seriosament dur per assegurar-nos que complíem la nostra promesa si intentéssim utilitzar conseqüències negatives per comportar positius, però no és impossible.

Hi ha una famosa història d’una dona anomenada Zelda Gamson que va deixar de fumar quan la seva amiga va crear un contracte amb ella. El contracte deia que Zelda tornés a fumar, l'amic donaria una quantitat enorme de diners al Ku Klux Klan. Zelda mai va fumar un altre cigarret. La conseqüència era massa gran.

No crec que seran conseqüències negatives per a mi. Són realment difícils de triar i són encara més difícils d’implementar. A més, cada dia que no realitzo les meves tasques, ja em sento malament. Per què voldria més negativitat? Tot i així, pot ser que siguin bons incentius per a alguns.

Trenca-ho

Una altra raó per la qual la gent es queda enganxada a les tasques que no poden completar és que només escriuen la tasca equivocada. S'agrupen una sèrie de tasques relacionades en lloc de desglossar el projecte més gran. El mateix passa amb els objectius. Si voleu tenir èxit en assolir objectius, heu d’aprendre a desglossar-los en les seves parts components. Cadascuna de les parts ha de ser un únic ítem que es pugui quantificar. Per això, "trotar durant 30 minuts avui" és una tasca millor que "perdre cinc lliures". Perdre cinc quilos és l’objectiu, no la tasca.

Resulta que la meva tasca financera, en realitat, és tres o quatre tasques, possiblement més. De fet, no tinc ni idea de com de gran és la tasca. El problema és que vaig escriure "Investigueu la transferència del compte de jubilació" en lloc del primer pas que realment he de fer. El primer pas és reunir els tràmits i el número de telèfon. Cada vegada que pensava en la meva tasca, em deia: "Argh! Ni tan sols sé on són els tràmits!" Per tant, trobar els tràmits hauria de ser la primera tasca d'aquesta sèrie.

La segona tasca és trucar al banc. La tercera tasca és preguntar-me sobre les meves opcions. El quart pas és, bé, encara no estic segur. Depèn dels resultats dels altres passos. És evident que he de fer alguna cosa més a fer aquí, però després d’examinar la meva tasca, tinc una millor idea de com es descomponen en peces manejables. Això és progrés!

El Tally Final

Com he comentat, vaig realitzar una de les meves tasques atraient-me amb una mica de massapà. Estic tan alleujada que s’ha acabat. L’altra tasca continua pendent, però almenys ara l’he apartat i l’he reorganitzat en diverses tasques que semblen menys desconcertants. Esperem que aviat i els seus components es trobaran fora de la meva llista. Espero que aquest article us pugui ajudar a alguns de fer progressos en les vostres tasques tossudes i us convido a que us expliqueu les tècniques que feu servir als comentaris que es mostren a continuació.