Organitzar-se: com millorar la comunicació per a una millor gestió de projectes

Durant qualsevol projecte, saber comunicar-se, així com quan s’ha d’utilitzar un servei de gestió de projectes per a la comunicació, és fonamental. Comunicar-se amb tots els seus grups d'interès és el factor més important per a l'èxit en la gestió de projectes, segons un informe de l'Institut de Gestió de Projectes. Les comunicacions pobres són sovint la causa d’altres problemes que condueixen un projecte fora del curs o l’enfonsen del tot.

Què significa una comunicació clara, oberta i eficaç en termes de gestió de projectes i com ho feu? La columna Get Organized de la setmana passada va veure com començar a gestionar un projecte. Els requisits clau van ser definir el projecte (i assegurar-se que és un projecte més que un treball en curs) i els seus requisits, abast, lliuraments, fites i actors, incloses les parts interessades. Si encara no l'heu llegit, us recomano fer-ho abans de tractar aquest article.

Com afecta la comunicació pobra en la gestió de projectes

Els tres primers problemes que impedeixen que un projecte tingui èxit són canvis d’abast, mala estimació en la fase de planificació i objectius i objectius mal definits, segons un sondeig de PricewaterhouseCooper. Però Jason Westland, director general de ProjectManager.com, considera que tots aquests problemes són derivats d'una arrel diferent: una mala comunicació.

"Si un gestor de projectes no té abast o si els jugadors no coneixen la línia de temps, les coses es descomponen o el que es lliura no compleix els requisits", va dir Westland quan vaig parlar amb ell recentment sobre les millors pràctiques de gestió de projectes..

Westland, que també va escriure El cicle de vida de la gestió de projectes , va afegir: "El que passa normalment és que el responsable del projecte no tingui un veritable control de l'abast del projecte. L'equip no sap realment el que estan oferint. Ningú. Realment sap quines són les dates de finalització de les fites o els lliuraments claus. I al llarg del projecte, ningú els manté informats de la visió global, de la raó per la qual ho estan fent.

Westland va créixer a Nova Zelanda. Va compartir amb mi una analogia entre la ramaderia d’ovelles del terreny de la seva pàtria i la gestió d’un projecte.

Imagineu-vos un jove que ha de moure 300 ovelles d’un pà a un altre sense utilitzar res més que uns quants gossos. "Vostè està en constant comunicació amb els seus gossos mitjançant un xiulet", va dir. "Els gossos es mouen constantment per dividir grups o fusionar grups". La feina pot semblar indeguda per a un noi i uns quants cops, però si mai no hi ha un trencament en la comunicació i el noi encara recorda el seu objectiu, es pot fer.

Mireu The Big Picture

Durant la reunió d'inici del projecte, tots els jugadors que treballaran en el projecte hauran de sortir de la reunió amb una descripció clara de què consistirà el projecte final. En altres paraules, tothom no hauria de tenir només una visió, sinó detalls escrits.

Imagineu-vos un projecte que triga un any a completar-se. Uns quants mesos després del projecte, és totalment possible que la visió de la ment d’algú s’hagi esfumat una mica des del primer dia. El gestor del projecte ha de recordar a tothom la descripció del projecte final i ho ha de fer sovint. Aquest tipus de comunicació de visió es pot produir durant una reunió programada regularment (més sobre això en un moment), o aportant al client del projecte de tant en tant per recordar a l’equip en què s’està treballant.

A més, tots els membres de l’equip del projecte són els responsables de comunicar-se quan una tasca o una sèrie de tasques es separen de la propera entrega o de la descripció final del projecte. Quan sorgeix una tasca que no està dins de l’abast, els treballadors han de parlar i els gestors de projectes han d’escoltar-los. La comunicació és un carrer a doble sentit. De la mateixa manera, si un equip creu que no arribarà a un termini, hauran de comunicar-ho al responsable del projecte quan estiguin en perill, no després que sigui massa tard. Un gestor de projectes que sent comunicacions d’aquest tipus pot prendre decisions en conseqüència. I, com haureu endevinat, el responsable de projecte ha d’informar l’equip de qualsevol canvi que es faci i sol·licitar comentaris.

Fixeu-vos en el detall detallat

A més de tornar a la visió sovint i de controlar-ne l’abast, els responsables de projectes han de conèixer tots els detalls excel·lents. "Durant el projecte, és realment important que el responsable del projecte estigui al corrent de totes les tasques i de l'estat d'aquesta tasca", va dir Westland.

Els projectes poden tenir fàcilment milers de tasques, la qual cosa es recorda amb molta informació per a qualsevol gestor de projectes. És per aquest motiu que un servei de gestió de projectes és tan valuós. Dos exemples són Projectes Zoho i Projectes de treball en equip, tot i que hi ha desenes al mercat per a equips de diverses mides i complexitats.

Quan els equips utilitzen plataformes de gestió de projectes, totes les tasques es registren al sistema i són visibles per a tots els que necessiten veure-les (o de vegades són visibles per a tothom, segons l’eina). Cada tasca té un destinatari i una data de venciment. Normalment també hi ha informació addicional que descriu si la tasca encara no està a la placa de ningú, actualment activa o finalitzada. Algunes plataformes controlen amb més detalls el nivell de percentatge de realització de cada tasca. Per tant, un gestor de projectes pot iniciar-se en una tasca en qualsevol moment per veure el seu estat sense haver de caminar fins a l'escriptori d'algú, punxar-lo a l'espatlla i preguntar. Canvia completament la naturalesa de la comunicació.

Les eines de gestió de projectes centralitzen la informació i donen accés a tothom. Al final, la documentació és només una altra forma de comunicació.

Peter Clarkson, director de Maestro Development, que fa de la plataforma de gestió de projectes Maestro Project Office, és un antic gestor de projectes que ha gestionat milers de projectes. "Vaig fer molta auditoria de projectes dolents. Em van conèixer com a artista de rescat", em va dir. "Invariablement, es va relacionar amb la manca de metodologia i la manca de saber què passava en el projecte: no documentar les reunions, els problemes, les accions".

Quan Clarkson descriu el seu dia com a project manager, es fa evident la importància de la comunicació i del project manager per connectar-se a cada tros de comunicació. "Com a responsable de projecte, sempre vaig afirmar que era gandul perquè mai no m'havia assignat res", va dir. "Tot el que feia era passejar-me i parlar amb la gent, llegir reportatges o consultar la base de dades sobre problemes que es feien i anaven gravant, però ningú no feia res. Jo havia llegit minuts de reunions de diverses reunions que no vaig fer". no vaig a ". Va dir que va passar fàcilment un terç de la seva jornada laboral en qualsevol eina de gestió de projectes i base de dades que utilitzessin els equips.

Seguiu tenint reunions

La majoria de projectes i equips de projectes depenen fins a cert punt de les reunions. Tal com explica Westland, "Abans de les eines en línia, els gestors de projectes solen realitzar una reunió setmanal setmanal en la qual tots simplement van declarar en quines tasques treballaven, quines tasques han completat i l'estat d'altres lliuraments o tasques". Però, amb una plataforma de gestió de projectes, on es registra i es fa visible tota aquesta informació, hi ha algun punt per tenir reunions?

En realitat, sí. Si bé la comunicació millora molt les eines en línia, les reunions encara són beneficioses. "No és que encara no tingueu paratges, sinó que el propòsit canvia. En lloc d'una posada a punt setmanal basada en tasques, pot convertir-se en una reunió quinzenal en la qual el responsable del projecte restableixi la visió i s'assegura que tothom sap on han d’anar o aporta el client per parlar del motiu pel qual s’ha lliurat el projecte. Es converteix més en una sessió d’estratègia que en una sessió d’execució ", va dir Westland.

Pla de Postmortems

La comunicació és clau per a l’èxit de tots els projectes, no només en la fase de planificació i reunió d’inici, sinó també durant tot el transcurs del projecte, i fins i tot després que s’hagi acabat. Les reunions postmortem ofereixen als membres de l’equip una oportunitat final de comunicar el que va anar bé i malament en un projecte.

Els membres de l’equip haurien de ser sincers i oberts amb els seus comentaris, però igual d’important, el responsable del projecte ha d’escoltar el feedback, registrar-lo i remetre’l el proper cop que es produeixi un projecte similar.

Les plataformes de gestió de projectes també poden ser una gran font de material de referència un cop finalitzi el projecte. La majoria dels equips es beneficien de revisar els informes i la història del seu projecte per tenir una millor comprensió del que va passar quan es va produir alguna cosa malament.

Per obtenir més consells sobre com treure el màxim partit dels dos serveis de gestió de projectes de PCMag a l'editors 'Choice, podeu llegir 7 maneres de simplificar la gestió de projectes en projectes de treball en equip i 5 funcions dels projectes Zoho per organitzar el vostre negoci.