Organitzeu-vos: com mantenir-vos fluix ordenat, escanejable i no massa ocupat

Slack fa que la comunicació en un equip sigui molt més fàcil que utilitzar el correu electrònic, però l’aplicació té la tendència a semblar una sala de jocs per a nens desordenada. Si els membres del vostre equip tenen una profunda passió pels gifs animats o no pensen en com s’anomenen els canals, és probable que la vostra interfície personal estigui totalment desorganitzada. Aquests nou consells us poden ajudar a recuperar el control d’aquesta aplicació de missatgeria empresarial més important.

1. Feu que els missatges perduts siguin més compactes

Dues configuracions reforçaran la vostra interfície Slack per optimitzar-la. Vés a Preferències> Missatges i suports multimèdia. A Tema, seleccioneu Compacte. Aleshores, just a sota d’aquest, escolliu veure Només mostrar els noms.

En conjunt, aquesta configuració elimina l'excés de caràcters i l'espai en blanc de Slack. Potser no és el vostre estil preferit, però val la pena provar-ho si voleu que el vostre espai Slack sembli més ampli i menys ocupat. Si voleu poder escanejar molta informació sense desplaçar-vos, potser val la pena provar-ho.

2. Apunteu la barra lateral descarada

No hi ha cap raó que necessiteu veure de manera predeterminada tots els canals i missatges que figuren a la barra lateral. Canals estrella i missatges directes que utilitzeu més sovint. Això els fa situar-se a la part superior sota l’encapçalat Starred, el que et permet focalitzar l’atenció en aquesta llista comissariada.

Si el vostre compte Slack està desordenat seriosament, considereu també canviar la configuració per mostrar només missatges destacats i missatges sense llegir. Vés a Preferències> Barra lateral> Configuració de la barra lateral> Aparença i tria converses sense llegir i destacades.

3. Suprimiu l'enfocament d'imatges

Si la vostra queixa principal sobre Slack és que els vostres col·legues publiquen massa gifs animats, emojis i enllaços amb enormes imatges de vista prèvia, simplement podeu suprimir-los a la vostra vista. Consulteu Preferències> Missatges i suports multimèdia. A la part inferior hi ha caselles de selecció que permeten amagar diferents tipus d’imatges.

Si voleu la màxima experiència de Slack sense arraconar, configureu-la així:

4. Personalitzar les notificacions

Obtenir massa notificacions els converteix en soroll. Personalitzeu les notificacions que rebeu a Slack en tres passos.

Primer, calla els canals on la majoria de missatges nous no siguin importants. Vés al canal, fes clic a la icona de commutació al costat de la barra de cerca i selecciona l'opció per silenciar el canal.

Segon, canvieu les vostres preferències de notificació tant per a missatges directes, mencions i paraula clau com per a res. Si trieu Res, apareixeran insígnies que indiquen missatges nous, però no rebràs avisos d'àudio ni altres notificacions a la pantalla.

En tercer lloc, fixeu-vos en les dues darreres opcions que apareixen en aquesta secció de les vostres preferències: Notifiqueu-me sobre les respostes als fils que segueixo i feu servir diferents paràmetres per a dispositius mòbils. En funció de com utilitzeu les vostres companyes de conversa i les vostres companyes de conversa per fil, potser voldreu seleccionar l’opció per rebre notificacions de fil. Quant a les opcions del dispositiu mòbil, triar preferències al telèfon us pot ajudar a centrar-vos. La propera vegada que necessiteu treballar sense interrupcions, abandoneu l’aplicació d’escriptori Slack i desconnecteu-vos de l’aplicació web, però manteniu el telèfon a prop per obtenir notificacions importants d’Slack.

5. Utilitzeu Prefixos per agrupar canals perduts similars

Aquí teniu una tàctica que veig habitualment que els equips utilitzen a Slack: Crear prefixos per a canals que s’han d’agrupar. Tots els canals destinats a ser utilitzats exclusivament per l'equip de vendes, per exemple, haurien de tenir el prefix "vendes", de manera que pugueu tenir # contactes de vendes, # consells de vendes, # vendes-guanys, etc. Els canals només divertits poden tenir el prefix "fun-" o "watercooler-".

L’ús de prefixos fa que canals similars s’agrupen de forma automàtica, tant a la barra lateral com a la llista completa de canals sempre que hagueu d’explorar-los.

6. Utilitzeu eines de sondeig (o aquest truc)

Quan pregunteu als vostres companys una pregunta sobre l’estil, com ara "Quina hora pot satisfer tothom aquesta tarda?" utilitzeu una aplicació de sondeig. És molt més fàcil i senzill llegir respostes a un sondeig que fer pàgines a través d'una sèrie de comentaris.

Polly for Slack és una de les aplicacions de sondeig i enquestes més conegudes. Instal·leu-lo com a complement Slack i, a continuació, escriviu "/ polly" sempre que vulgueu crear una enquesta.

També podeu saltar-vos de les eines de sondeig amb aquest senzill hack: escriviu la vostra pregunta i proporcioneu respostes possibles amb els comentaris. Els vostres companys d'equip esbrinaran que haurien d'afegir els comentaris adequats a la pregunta per mostrar la seva preferència. Per a opcions de sondeig que no tinguin icones obvies que coincideixin, utilitzeu punts de colors o punts de colors Els resultats són ajustats, ordenats i de fàcil lectura.

7. Creeu una etiqueta per a fils

Els fils de missatges són fantàstics per mantenir Slack organitzat, però només quan els utilitzeu de manera que funcioni per al vostre equip. Un fil de missatges és una conversa que surt del canal principal a una barra lateral. La gent pot optar per la conversa o mantenir-se al marge. Al fil, vosaltres i els vostres companys d’equip podeu mantenir una conversa elaborada sobre un tema sense que s’interrompi.

Tanmateix, quan hi ha massa fils, és difícil analitzar el canal i trobar-se al dia de tot el que ha passat recentment. Per tant, cal trobar l'equilibri adequat de l'ús del fil i una etiqueta. No hi ha cap regla sobre com fer-ho.

Jo treballava amb un equip que afegiria un filet de fils emoji al final de qualsevol missatge que volguessin desviar del canal principal. Amb el pas del temps, tots varem recollir les regles informals sobre quan emetre missatges i tothom va semblar feliç de seguir-los.

Consell: per afegir un emoji personalitzat, feu clic a l'espai de treball que es troba a la part superior esquerra, trieu Personalitza el desplegament i pengeu la imatge que trieu a la pestanya Emoji. Tingueu en compte que els administradors poden restringir qui pot afegir emoji personalitzat.

Si esteu disminuint per fer més avançats, també voldreu aprendre a crear un bot més fluix.

8. Organitzeu els vostres pensaments amb el format

Utilitzeu el format per organitzar el que escriviu als missatges Slack. És més fàcil que altres persones puguin escanejar el canal i recopilar el que és important.

Slack utilitza el format de marcació per a negreta, cursiva, subratllada i format de codi. Quan escriviu més que uns quants caràcters, a la part inferior de la pantalla apareix un full de trampes per ajudar-vos a sortir.

A més, afegiu salts de línia al vostre missatge mitjançant shift + return. Aquesta combinació de cops de tecla permet crear paràgrafs sense publicar el missatge (si toqueu retorn sense canvi, el vostre missatge es publicarà). Un cop fet això, podeu escriure missatges més llargs de fàcil lectura i edició, en lloc de publicar-ne cinc o sis consecutius. Aquesta pràctica pot beneficiar els vostres resultats de cerca Slack si feu servir un compte gratuït que es limita a cercar només els 10.000 missatges més recents.

9. Crear alertes automatitzades

Una alerta automatitzada a Slack és una notificació que rebeu automàticament quan es produeix alguna acció. Per exemple, podeu crear una alerta per a quan algú ompli el formulari web de la vostra empresa. Algunes altres idees: podeu tenir una alerta cada vegada que es tanca una venda a la vostra botiga en línia, sempre que aparegui un nou comentari al vostre lloc web o tan aviat com algú del vostre equip obri o tanqui un problema a Github.

Hi ha diverses maneres de configurar i controlar les alertes automatitzades. El més senzill és mitjançant les integracions de Slack amb altres eines del seu directori d'aplicacions. Per exemple, connecteu Slack a Freshdesk i podeu rebre alertes sobre les entrades de suport enviades al vostre equip.

Una altra manera és utilitzar l’aplicació Slack Incoming Webhooks, que requereix una mica de coneixement tècnic per configurar, però us permet obtenir alertes sobre activitats que poden estar fora del terreny de les aplicacions Slack. L’última opció és utilitzar una eina d’automatització de tercers, com IFTTT, Workato o Zapier. Aquests serveis us permeten connectar aplicacions entre si, i en el cas de Slack, podeu connectar una aplicació encara que Slack no la suporti de forma nativa. Les eines d'automatització també us poden proporcionar més opcions per personalitzar l'alerta.

Senyal vs soroll

Slack es va comprometre a ajudar a corregir alguns dels problemes del senyal al soroll que són inherents al correu electrònic. També va prometre donar a la gent una manera de comunicar-se que era més divertida. S'ha convertit en una aplicació que té èxit principalment en ambdues àrees, però en fer-ho s'ha convertit en un tipus de bèstia diferent, que es pot sentir indegut. Si netegeu la vostra interfície Slack, podeu reduir significativament el soroll i crear un espai més focalitzat per comunicar-vos.

Si la resta falla, sempre podeu saltar el vaixell mirant aquestes 17 alternatives a Slack. Si us heu compromès a mantenir l'aplicació, assegureu-vos d'ensenyar-vos alguns consells i trucs més per a Slack.