Organitzeu-vos: com mantenir separats els vostres fitxers laborals i personals

Els treballadors d’informació com jo solen consultar el nostre correu electrònic de feina el cap de setmana. O podríem avançar cap a una presentació important a última hora de la nit des de casa, si és quan són les nostres hores més productives (o si ens trobem amb un projecte). Estem igualment propensos a respondre missatges personals mentre treballem o potser escanejem un document d’assegurança domèstica a la copiadora d’oficina. Els treballadors del coneixement en general agraden aquest tipus de flexibilitat, però si no teniu cura de com separeu la vostra feina i els fitxers personals, podríeu tenir problemes i les vostres dades.

Les conductes arriscades de la zona grisa entre la vida i la vida podrien posar en risc les dades sensibles. Per exemple, encara que molta gent pot escanejar un document personal a l’oficina aquí i allà, no voldríeu escanejar res sensible, perquè, tret que siguis el cap d’informàtica, no teniu ni idea d’on salva la impressora multifunció. còpies de fitxers que escaneja. Probablement estan al disc dur de l'escàner mateix i també es poden desar als servidors compartits no segurs.

A més, per mantenir una certa aparença de l'equilibri entre la vida i la vida, és útil tenir indicis que us recordin quan esteu fent un tipus de feina quan esteu a l'altre rellotge. Suposem que estàs al dia d'alguns correus electrònics tres dies en vacances familiars. És possible que us agradi que tingueu flexibilitat i oportunitat per afrontar qualsevol problema urgent, però també us agradaria tornar a gaudir de Splash Mountain amb els vostres fills. Amb algunes estratègies senzilles per separar els vostres fitxers personals i laborals, mai us deixarà xuclar per fer feina massa temps quan gaudiu del vostre temps personal i viceversa.

Compartiu els fitxers

El principal truc per separar els fitxers laborals i personals és compartimentar-los. Mantenir coses concretes en llocs dedicats crea no només ordre, sinó també seguretat. Funciona tant en el món físic com en el món digital. Si sempre introduïu les tecles a la butxaca dreta i el telèfon a la vostra esquerra, no acabareu buscant cap jaqueta per algun d'aquests elements.

Amb els fitxers digitals, els principis són els mateixos, però la realitat és una mica diferent. Podeu guardar tots els fitxers de treball en una carpeta i fitxers personals en una altra, però viuen al mateix servidor, ordinador, aplicació o dispositiu mòbil? Voleu que ho facin?

De vegades, separem els fitxers de treball dels fitxers personals per mantenir els límits, de manera que no ens quedem atrapats a la feina quan hauríem de passar temps amb la família i els amics, o de manera que no tinguem la temptació d’acabar de presentar els nostres impostos mentre estem al rellotge

Amb els anys, he desenvolupat algunes estratègies que m’ajuden a compartimentar els meus fitxers laborals i personals perquè compleixin aquestes condicions:

• Sempre estan separats
• Són accessibles, independentment d’on estic, però
• Una mica inconvenient per a mi accedir a fitxers de treball quan estic en mode de casa i a fitxers de casa quan estic en mode de treball.

Utilitzeu diferents interfícies per a coses diferents

Primer, parlem de documents digitals, com ara documents de processament de textos, fulls de càlcul, presentacions, PDF i imatges.

La manera més senzilla que he trobat de mantenir els documents separats i alhora accessibles és emmagatzemar-los en un servei de sincronització en línia i utilitzar diferents serveis per a diferents tipus d’informació. Utilitzo Dropbox per emmagatzemar, fer còpia de seguretat i sincronitzar els meus fitxers personals, i confio en Google Drive per treballar. Hi ha moltes opcions més enllà d’aquests dos serveis, que podeu llegir a la llista dels millors serveis d’emmagatzematge en línia de PCMag. Però la qüestió és començar separant els vostres fitxers en dos serveis diferents.

Per què no triaria el meu servei d’emmagatzematge favorit i crearia dos comptes diferents en lloc d’utilitzar dos serveis diferents? Tenir una interfície diferent m'ajuda a mantenir els límits que necessito entre treballs i fitxers personals.

Si miro la interfície web de Google Drive, sento que estic treballant. Tanmateix, si estic de vacances a Google Drive, estic de vacances, em sonen les campanes que em recorden que faig feina quan hauria d’estar a la piscina. Però si estic fent una eina al voltant de Dropbox el cap de setmana, organitzant les meves fotos personals, el meu cervell no em proporciona el mateix senyal "estàs treballant". Amb el temps, he desenvolupat una associació forta entre cada interfície i el que faig en aquesta interfície. Per a mi, és encara més important tenir clars límits de vida laboral perquè treballo des d’una oficina de casa. Quan vaig treballar a temps complet en un edifici d’oficines, vaig utilitzar estratègies similars al mateix efecte.

Creeu visuals visuals al vostre sistema operatiu i temes

Alguns serveis d’emmagatzematge, com ara els que s’integren estretament amb el vostre sistema operatiu, no s’assemblen gens (tret que utilitzeu l’aplicació web). No necessàriament tenen una interfície diferenciada. Una altra manera que es pot compartimentar sense ni tan sols adonar-se’n és mitjançant un sistema operatiu diferent a la feina i a casa. Si teniu una màquina Windows a l’oficina i un Mac a casa, és possible que ja tingueu la mateixa sensació de ser hiperconscients quan feu un treball d’oficina a casa al Mac.

Un altre problema pot ser que utilitzeu algunes de les mateixes eines a la vostra vida laboral i personal perquè us agraden. No voleu triar dues eines o interfícies diferents. Voleu utilitzar la que més us agradi per a tots dos. Alguns dels meus amics, per exemple, utilitzen Slack per a la comunicació personal i també fan servir Slack a la feina. En aquesta situació, recomano canviar el tema (és a dir, l’esquema de colors) dels dos comptes Slack per tal que semblin físicament diferents. Associaràs ràpidament un esquema de colors amb un treball i un altre amb una conversa personal privada.

Compartiu-lo mitjançant el navegador

Una altra opció per compartimentar la vostra feina i crear indicis visuals que et recordin quin tipus de treballs realitzes és enganxar-vos a un tipus de navegador a la feina i un altre a casa. Les pistes visuals poden ser més subtils, però encara tindreu l’hàbit de llançar, per exemple, Chrome per al treball i Firefox per a coses personals.

També és profitós utilitzar dos navegadors separats per mantenir separat l'historial web. Per exemple, pot ser que estigueu més vigilants sobre com esborreu la memòria cau del navegador per als fitxers de treball perquè contenen informació confidencial de l'empresa, però és possible que vulgueu conservar l’historial web personal de manera que pugueu cercar ràpidament els llocs que vàreu accedir fa uns dies (o vice versa).

Utilitzeu les aplicacions de clients de correu electrònic en funció del vostre avantatge

Als telèfons mòbils, hi ha una manera molt fàcil de separar el correu electrònic de treball del correu electrònic personal, independentment de si utilitzeu el mateix servei de correu electrònic, com ara Gmail, tant per a la feina com per a la llar. La solució: utilitzeu diferents clients de correu electrònic.

Gmail té una aplicació autònoma, però no cal que la trieu com a l'aplicació que feu servir per accedir a Gmail. A l'iPhone, podeu utilitzar l'aplicació Borsa de correus. O en qualsevol tipus de telèfon, podeu instal·lar una aplicació de client de correu electrònic de tercers que funcioni amb Gmail, com Boxer o Inboxcube.

M'agrada utilitzar aplicacions independents per a la feina i el correu electrònic personal. Obtenc el mateix avantatge de tenir dues interfícies diferents. A més, quan intento no deixar-me xuclar a la feina, puc deixar i tancar el correu electrònic de treball mantenint el meu correu electrònic personal més accessible, o viceversa.

Es pot donar el cas que realment us agradi una aplicació de client de correu electrònic i voleu utilitzar-la tant per a la vostra feina com per al correu electrònic personal. Amb moltes aplicacions, podeu tenir diversos comptes autentificats i canviar-los entre ells a voluntat. Proporciona una facilitat d’ús que realment pot no desitjar. Perdreu el benefici de tenir dues interfícies diferents i perdreu la possibilitat de sortir de l’aplicació amb el compte que vulgueu fer menys temptador en aquest moment. Potser voleu que la vostra tecnologia sigui lleugerament menys fàcil d’utilitzar pel bé de la vostra pròpia psicologia.

Compartimentat per un millor equilibri treball-vida

Si necessiteu límits més clars entre la vostra vida laboral i personal, compartimentar les vostres dades en diferents aplicacions, serveis, sistemes operatius i navegadors us ajuda enormement.

Tenir dos espais virtuals diferents on accediu als vostres fitxers crea indicis, associacions i barreres d’entrada que us poden ajudar a minimitzar el vostre temps lliure o fer tasques personals mentre esteu treballant, tot i que us permetrà fer-los quan sigui. necessari.