Organitzeu-vos: com fer documents clau d’emergència per a la llar i l’empresa en menys d’una hora

Si gestiona una oficina, tens un pla d’estalvi en línia, per si hi ha algun desastre o algun altre motiu pel qual les persones que no coneixen l’espai han d’introduir-lo? Si llogueu una propietat de vacances o fins i tot només habitacions a casa vostra, proporcioneu als vostres clients informació d’emergència adequada? On és el mapa de sortida d’emergència de la vostra família i dels convidats que hi puguin estar?

Pensar en la preparació d’emergència no és mai divertit, però planificar amb antelació i estar preparat és molt millor que desitjar que ho haguéssiu fet després d’ una vaga de desastre. A continuació, us detallem un projecte senzill per ajudar-vos a preparar-vos millor: crea mapes de sortida d’emergència, plànols i la resta de documents que necessiteu i feu-ho en aproximadament una hora.

El secret per mantenir breu aquest projecte és utilitzar aplicacions de diagramació que estiguin disponibles lliurement en línia i que siguin senzilles d’utilitzar. Igual que important, aquestes aplicacions inclouen plantilles per a tot tipus de diagrames, mapes, gràfics, etc.

Quan treballes amb aquestes plantilles, només hauràs de reorganitzar els mobles, tal com estava. No heu de treure res de zero.

Quina aplicació de diagramació utilitzar?

Si suposeu que no sabeu res del programari de disseny o dibuix vectorial, hi ha dues aplicacions que us recomano per fer plans de sortida d’emergència, mapes de sòl i altres documents claus per a la vostra llar, propietat de vacances i negocis. Són Lucidchart i SmartDraw.

Per la meva experiència amb aquestes aplicacions, Lucidchart és marginalment més fàcil d’utilitzar, però SmartDraw té més plantilles per preparar-se per a emergències. Totes dues són extremadament útils. Ambdues tenen un servei gratuït, de manera que no heu de pagar res per fer aquests fitxers crítics. I tots dos tenen una aplicació web, de manera que podeu utilitzar l'aplicació directament al navegador sense instal·lar cap programari.

Documents de preparació d’emergència

Vull proporcionar alguns exemples de documents de preparació d’emergència, ja que sovint no sabeu quins necessiteu fins que tingueu l’oportunitat de navegar per algunes de les opcions. Alguns comuns són:

• Plànol / mapa d’evacuació del sòl,
• Pla / mapa d’evacuació de l’edifici, inclòs el punt de trobada segur,
• Pla / mapa d’evacuació de la llar, inclòs el punt de trobada segur,
• Pla de continuïtat de negoci,
• Llista de contactes d’emergència (totes les cases han de tenir-ne una a la nevera o publicar-la en algun lloc molt visible),
• Arbre del telèfon d’emergència,
• Gràfics d'informació de primers auxilis i de CPR, i
• Extractes d'incendis, inundacions, terratrèmols i consells a l'abric.

Podria seguir endavant, però espero que aquesta llista desencadeni algunes idees per a documents i esquemes adequats a la vostra ubicació i circumstàncies en particular. No tots els documents són apropiats per a cada llar o negoci, per descomptat. Alguns d'aquests documents estan disponibles per imprimir-los de manera senzilla, com ara gràfics de CPR i gràfics de primers auxilis. D'altres són tan simples i senzilles, fins i tot que podreu fins i tot esborrar-les ràpidament en una aplicació de processament de textos. Fins i tot potser tingueu la temptació d’escriure-les a mà. Tanmateix, recomano anar digital, perquè és més fàcil guardar còpies digitals al núvol. Tenir còpies digitals al núvol significa que 1) podeu actualitzar-les fàcilment i 2) podeu obtenir la informació, encara que no estigueu davant del paper que heu imprès.

Com fer documents d'emergència

Si feu servir una d'aquestes dues aplicacions que he esmentat anteriorment, SmartDraw o Lucidchart, aquest projecte serà ràpid i eficaç. Fins i tot pot gaudir de les eines.

Comença per mirar les plantilles que ofereix l’aplicació. En el programa de diagrames, "plantilla" significa document de mostra, de manera que obtindreu molt més que un simple fitxer amb una format adequada. Prenguem l’exemple d’un mapa d’evacuació d’oficines. La plantilla en realitat té un plànol de mostres i una ruta d’evacuació ja dibuixades en ell (en lloc de donar-vos un llenç en blanc i una biblioteca d’objectes adequats per colpejar-la). Tot el que heu de fer, tant literal com metafòricament, és moure els mobles. Arrossegueu i deixeu anar objectes que representen portes, finestres, escriptoris, cadires, plantes en test, refrigeradors d'aigua, banys, armaris, etc. fins que el pla de mostra es mor en una representació del vostre espai d'oficina. Així mateix, es mou i es gira, s’allarga o s’escurça les fletxes vermelles apuntant a les sortides més properes.

És possible que no pugueu trobar la plantilla exacta que vulgueu, però sempre podeu cooptar altres diagrames similars per al vostre propòsit. Per exemple, un organigrama vertical no és tan diferent, esquemàticament parlant, d’un arbre de telèfon.

Tome una hora per estar millor preparat

Les aplicacions de diagramació resulten tan senzilles d’elaborar alguns documents de preparació d’emergència que hauríeu de poder eliminar molts dels més importants que necessiteu en una hora més o menys. Tingueu qualsevol divendres a la tarda a l’oficina quan us sentiu cremats per fer altres treballs, o un dissabte al matí a casa per a documents personals i obteniu alguns fitxers crítics.

Per descomptat, aquesta és només la part superior de l’iceberg a l’hora de planificar el pitjor. Què fareu si el poder s’apaga? Què passa amb els ransomware? Hi ha una còpia de seguretat de totes les dades al núvol? Quan el temps ho permeti, haureu d’informar-vos sobre com demostrar el vostre negoci a prova de desastres, que inclou informació sobre planificació, execució i formació de preparació per a desastres.