Vídeo: P3 Enviem-nos correus electrònics (De novembre 2024)
El caixer de la vostra botiga favorita ofereix un 10 per cent de descompte, així com descomptes exclusius en el futur a canvi de la vostra adreça de correu electrònic. El vostre amic us recomana un butlletí d’informes diari que us ajudarà a estalviar diners si s’arriba a un negoci que us convé. Us heu registrat per rebre un missatge de correu electrònic de vocabulari del dia, que només llegiu els matins quan la feina és lenta. Tots aquests missatges són de correu electrònic, correu sol·licitat que potser vulgueu llegir de vegades, però mai són crucials. Graymail difereix del correu brossa perquè aquest últim no és sol·licitat, mentre que graymail ho sol·licita. Mentre que molts de nosaltres naveguem pel nostre correu electrònic, també pot ser una font important de trastorns, especialment si no es troba desactivada massa temps.
A continuació, es mostren algunes solucions per gestionar el correu gris per mantenir la vostra safata d'entrada en escac.
Una de les solucions més antigues del llibre per gestionar grismail és crear un compte de correu electrònic gratuït que utilitzeu exclusivament per a missatges de màrqueting, servidors de llista, cupons i altres missatges de correu electrònic sense importància.
Fa anys que he utilitzat un compte de Hotmail amb aquest propòsit, tot i que ara sembla una mica ximple perquè Hotmail i Outlook.com (no confondre’s amb l’aplicació d’escriptori d’Outlook) tenen diverses eines integrades específicament per gestionar graymail, A continuació es discuteix amb més detall. Aquestes eines no cal utilitzar-les si reserveu un compte de correu electrònic exclusivament per a correu electrònic, com he fet, ja que la safata d'entrada ja serà un filtre gegant. En qualsevol cas, vaig configurar el compte fa uns deu anys abans que les funcions estiguessin al seu lloc.
Normalment accedeixo al compte una vegada al dia, però mai hi penso dues vegades quan no ho faig. Tampoc em preocupo que un missatge important quedarà enterrat entre el correu electrònic, perquè no hi ha missatges importants en aquest compte. Està exclusivament reservat per a correu electrònic. Una característica més nova a Outlook.com us permet crear una adreça de correu electrònic alias, que fins i tot pot ser d’un sol ús, per a coses com ara el correu electrònic o una altra correspondència que serà limitada i per a la qual no voleu que la gent us torni a contactar (digueu, que publiquin a Craigslist).
Utilitzeu regles, filtres i carpetes
Gairebé tots els programes de correu electrònic permeten crear regles o filtres per ordenar els missatges automàticament en diferents carpetes per poder gestionar-los per separat. Per exemple, podeu crear una regla que digui "si un correu electrònic és d'un remitent la direcció de la qual acaba a" nypl.org ", traslladarà automàticament el missatge a una carpeta anomenada" Avisos de biblioteca "un cop rebuda.
Abans de continuar i sobre les funcions especials de Hotmail i Outlook.com per a correu electrònic, permeteu-me esbrinar com configurar filtres i regles en els altres dos principals programes de correu web gratuïts, Yahoo! Correu i Gmail.
Com afegir filtres a Yahoo! Correu electrònic
A Yahoo! Correu, que es mostra més amunt, marca la casella d’un missatge (o més d’un) i, a continuació, selecciona Accions i Filtra els correus electrònics com aquests. Un quadre emergent us permetrà omplir les regles per filtrar i ordenar missatges similars.
Podeu crear carpetes per al que desitgeu. Vegeu la meva llista de suggeriments al final per obtenir idees.
Com afegir filtres a Gmail
El procés és extremadament similar a Gmail.
Marqueu la casella a l'esquerra dels missatges que vulgueu filtrar i seleccioneu Més i, a continuació, "Filtra missatges com aquests". A continuació, podeu aplicar el primer conjunt de regles al filtre, com ara informació sobre l’emissor o el nom "a" o alguna cosa de la línia de l’assumpte. Feu clic a "crear filtre" i podeu aplicar el següent pas de la regla: què fer amb els missatges que compleixin els criteris (per exemple, marcar com a llegit, suprimir-ho, reenviar-lo a…, etc.).
Nota: segons la meva experiència, l'habilitació de regles a Gmail no sempre és fluida (més recentment, utilitzant Chrome a Windows). Els enllaços i botons no sempre funcionen. En tancar la sessió i tornar a iniciar la sessió, no pot respondre.
Una opció addicional de Gmail no es troba a Yahoo! El correu electrònic permet emetre automàticament qualsevol missatge per marcar-lo com a important. Mentre que Yahoo! també té una manera de marcar el correu electrònic important, només ho podeu fer manualment, no automàticament amb filtres.
Com afegir filtres a Hotmail / Outlook.com
Hotmail i Outlook tenen moltes més funcions incloses per gestionar grismail. Els exemples que he utilitzat fins ara només desnaten la superfície. Les regles poden ser força complicades i, quan ho són, permetre-les correctament i provar si funcionen com teníeu previst, a menys que utilitzeu Hotmail o Outlook.com.
Com s'ha esmentat, les aplicacions de correu electrònic de Microsoft tenen algunes regles preparades per dur a terme alguns dels filtres més habituals que les persones volen aplicar a les seves bústies de sortida. Bona part de l’automatització es gestiona a través de categories. Per exemple, podeu categoritzar diversos missatges com a "Butlletins" i després establir una regla per a què passa amb tots els butlletins. Tenir categories fa que sigui més fàcil fer canvis després d’una regla i aplicar-la a missatges similars.
Una altra característica realment fantàstica a Outlook.com i Hotmail són les opcions de Nabona de subscripció i neteja de planificació que apareixen al final de cada missatge que Microsoft sap ser de correu electrònic.
L’enllaç de baixa de subscripció és independent de qualsevol instrucció de baixa donada per part del remitent i, de fet, us permet desfer-vos dels missatges no desitjats amb molta facilitat, cosa que de vegades és preferible per gestionar-los. Quan s'utilitza, el botó de baixa de subscripció també us ofereix l'opció de suprimir tots els correus electrònics anteriors del mateix remitent.
La segona opció, Neteja de planificació, ofereix algunes opcions per enviar missatges del mateix remitent que s’han acumulat amb el pas del temps. La meva selecció preferida és guardar només el missatge més recent del remitent i, per això, es crea una regla amb el mateix efecte. Quan arribi un missatge nou d'aquest remitent, se n'esborraran de la safata d'entrada els antics.
Probablement ja podeu imaginar els avantatges d’aquesta funció per a alguna cosa com ara els correus electrònics d’oferta diària, per als quals només és rellevant el correu electrònic més recent.
Idees per a Carpetes
Quan gestioneu graymail, us recomano fer algunes carpetes amb noms fàcilment recognoscibles per als tipus de correu que acostumeu a llegir o, potser, "escanejar" és la paraula adequada, més que altres. Algunes idees inclouen:
- Actualitzacions de blocs
- Correu electrònic de confirmació (alertes de pagament automàtic, etc.)
- Anuncis d'esdeveniments (seguiment de llocs, actualitzacions d'artistes musicals, etc.)
- Facebook Tag / Alertes de missatges
- Alertes de notícies de Google
- Alertes de LinkedIn / Actualitzacions de feina
- Butlletins personals (per aficions i interessos)
- Butlletins professionals (per al desenvolupament de la carrera professional)
- Rebuts
- Confirmació / Seguiment d’enviament
- Avisos d'aturada programats
- Viatjar
- Alertes de Twitter
D'altra banda, si és important veure totes les vostres alertes d'etiquetes de Facebook, per exemple, no filtreu aquests missatges. Deixeu-lo dirigit a la safata d'entrada.
Feu que la vostra safata d'entrada funcioni com una safata d'entrada
Tota la idea de gestionar el correu electrònic és mantenir els missatges que potser vulgueu veure de vegades separats dels missatges que heu de veure tan aviat com arribin a la safata d'entrada. Si ho feu, us permetrà llegir feliçment les actualitzacions dels vostres blocs favorits, llocs web, fonts de notícies, xarxes socials i molt més, sense impedir la vostra capacitat de ser productiva i eficaç durant la resta del temps.
Per obtenir més maneres de mantenir-vos en ordre d'entrada, consulteu 11 Consells per gestionar el correu electrònic, "5 raons perquè la vostra safata d'entrada no sigui la vostra tasca de fer" i "Com evitar la sobrecàrrega de correu electrònic".
