Organitzeu-vos: com analitzar, estalviar i triturar els vostres documents fiscals

L’organització dels vostres documents d’impostos és un procés continu. Primer, heu de fer alguna cosa amb cada document quan el rebeu, ja sigui un rebut per a una despesa empresarial o un formulari W-2 d’un empresari. Podeu escanejar-lo. Podeu arxivar-lo a una carpeta. Tot el que facis amb això, has de tornar a referir-lo quan facis els impostos, de manera que has de ser capaç de localitzar-lo. També potser haureu d’entregar algun d’aquests documents a algú en algun moment, potser a un comptable, però com a mínim a l’IRS abans del termini d’impostos. Al final, voldreu disposar dels vostres documents adequadament per protegir la vostra privadesa.

Si desgloseu tot el procés per anticipar-vos com usareu i referiu-vos als documents fiscals en una data posterior, podeu trobar un mètode per escanejar, desar i acabar triturant fitxers, de manera que no us involuntin feu més treball per vosaltres pel camí.

Quins documents fiscals heu d’estalviar?

Heu d’estalviar tot el que us envieu els empleadors i tots els documents que tinguin a veure amb béns immobles, comptes bancaris, donacions o inversions. És a dir, guardeu els documents generats per altres i que us proporcionin a efectes fiscals de final d’any.

Pel que fa a documents generats per vostès, els consells al lloc web de l'IRS tenen en compte que els registres inclouen "factures, targetes de crèdit i altres rebuts, factures, registres de quilometratges, xecs cancel·lats, imatitzats o substitutius, proves de pagament i qualsevol altre registre que suporti deduccions o crèdits. reclameu la vostra devolució."

Escaneig de documents fiscals

Probablement portareu tots els vostres documents d’impostos i els arreu en una caixa, un calaix o una carpeta. Està bé, sempre que els pugueu trobar ràpidament més endavant quan els necessiteu.

Una forma més ràpida i còmoda d’assegurar-vos que podeu trobar documents més endavant és digitalitzar-los mitjançant la seva exploració. Escanejar els vostres documents també us proporciona l’avantatge de crear una còpia de seguretat, de manera que si passa alguna cosa a les còpies físiques (incendi, inundació, quatre anys d’edat), tindreu un joc de recanvi.

Podeu utilitzar un escàner d'escriptori o una impressora multifunció gran que inclogui un escàner, la qual cosa és útil si teniu grans piles de pàgines que heu d'escanejar. Si només teniu un grapat de documents solts, us recomanem que utilitzeu una aplicació d’exploració mòbil.

Moltes aplicacions d’escaneig de mòbils són gratuïtes. Converteixen el telèfon en un escàner. Troben automàticament les vores dels documents i converteixen les imatges en PDF. Si no l'heu utilitzat mai abans, us insto absolutament a provar-ho. Són molt fàcils d’utilitzar.

Estalvi i denominació de documents fiscals

Un cop analitzats els documents, el més beneficiós que podeu fer per ajudar-vos més endavant és nomenar els fitxers de forma intel·ligent i enganxar-los en una carpeta amb un nom molt clar, com ara "DOCUMENTS FISCALS 2016".

Utilitzeu tant l'any de presentació d'impostos com les paraules "impostos" i "impostos" a la carpeta de l'ordinador i als noms dels fitxers. D’aquesta manera, quan més endavant necessiteu els fitxers, podeu cercar-los encara que no recordeu exactament on els heu posat.

Per als noms de fitxer, incloure també el nom del formulari, com ara 1099-INT o W-2, i incloure qualsevol altre detall que indiqui a vostè o a algú que gestioni els seus documents exactament el que conté el fitxer. Per exemple, un bon nom d’arxiu per a un 1099-INT 2016 de Duffy Bank seria: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Trituració de documents fiscals

No fa mal guardar còpies digitals dels vostres documents d’impostos de manera indefinida, però per descomptat, podeu disposar de còpies de paper amb seguretat al cap d’uns anys. Com s'ha esmentat, l'IRS té directrius sobre les quals s'han de guardar els documents durant la quantitat de temps. Si voleu equivocar-vos per prudència, és el nombre a recordar set anys, ja que és el període més llarg que necessita el govern.

Com que arxivareu el 2016 aquest any, podeu triturar de forma segura qualsevol cosa des del 2009 o anterior. Si gestiona una petita empresa o té molts documents delicats, el camí a seguir és propietari de la teva pròpia trituradora. No són tan cars, amb els millors trituradors provats a PCMag que van des de 159 a 329 dòlars. El tallador Swingline Style + Super Cross-Cut és el menys car dels models més valorats.

Arxiu els seus impostos

Ara que heu entès com tracteu amb els vostres documents tributaris, és hora de començar a fer efectivament els vostres impostos i, abans, millor. Si bé tècnicament teniu fins al 18 d’abril per fer-los, fer que els vostres impostos es facin més aviat és bo per a la vostra tranquil·litat. Si obteniu un reembossament, obtindreu més aviat, i qui no ho vol? Si heu de pagar, així, tindreu més temps per saber com fer-ho.

A més, si trobeu a faltar algun document o algun d’ells resulta inexacte, és molt millor esbrinar-lo ara que a la mitjanit del darrer dia. Sempre podeu obtenir una extensió, per descomptat, però ningú no vol fer front a aquest tipus d’estrès d’última hora si la poden evitar. Penseu també que si heu de contactar amb l'assistència al servei de presentació d’impostos que escolliu, ara és molt millor que les possibilitats de poder arribar a algú siguin molt més que si envieu els vostres impostos a l’últim minut.

Disposem de dos serveis preferits de preparació d’impostos per als vostres impostos de 2016 (els que heu de presentar el 2017). TurboTax Autònom és la millor opció per a aquells que desitgin la interfície més amable i el suport més extens, inclosa la possibilitat de fer videoconferència amb professionals que puguin veure el vostre retorn en temps real. TaxAct Online Premium és l’opció dels nostres editors per fer els vostres impostos amb un pressupost, si no necessiteu la mà de la mà. Per obtenir més informació, consulteu el nostre cercle del millor programari de preparació d’impostos.