Organitzar-vos: com configurar plantilles de correu electrònic

Continguts

• Organitzar-se: Com configurar plantilles de correu electrònic
• Utilitzant plantilles de correu electrònic a Gmail

Tant en el lloc de treball com en la nostra vida personal, molts de nosaltres enviem el que és essencialment el mateix correu electrònic una i altra vegada. Podria dir una cosa així com: "Aquí es mostren els números de vendes setmanals…" o "Honey, recordeu que envieu el lloguer abans o abans…"

Si sou una persona raonablement organitzada i eficaç, podeu copiar i enganxar el missatge de correu electrònic anterior en un missatge nou sempre que arribi el moment d’enviar aquest correu electrònic enviat regularment. No és un mètode dolent, però et deixa obert a introduir errors. És possible que oblideu actualitzar la línia de l'assumpte, la data, una xifra financera, un punt de dades, etc.

Quan vaig començar la meva carrera en mitjans de comunicació i publicació, era essencialment un editor de línies per a algunes revistes acadèmiques, treballant amb maquetistes que van escriure els canvis que he marcat als fitxers. La regla més important que vaig aprendre sobre com marcar articles per als mecanografiats va ser la següent: Quantes pulsacions de tecla han de fer, menys possibilitats d’introduir errors. Dit d'una altra manera, el meu treball era corregir qualsevol tipus d'escriptura i fer canvis als autors a la pàgina i, al mateix temps, minimitzar la quantitat d'escriptura que havien de fer els mecanografiats.

En la mateixa línia, quan reutilitzeu un missatge de correu electrònic antic, heu d’introduir moltes pulsacions de tecla innecessàries, com suprimir i actualitzar l’argument de l’assumpte, canviar informació clau, etc.

Un millor sistema és configurar correus electrònics que podeu reutilitzar una i altra vegada de manera més eficient, una "plantilla de correu electrònic" (terme de Microsoft Outlook) o "resposta enllaçada" (terme de Google)

carregant…

Una plantilla de correu electrònic és exactament el que espereu que sigui, un esquema d’un correu electrònic amb espai en blanc on apareixerà informació actualitzada. Quan us proporcioneu un espai en blanc en lloc d'un número o d'una dada per actualitzar, feu menys pulsacions de teclat i, per tant, reduireu el nombre d'errors que podríeu introduir. Mai heu enviat nombrosos informes de la setmana passada; el pitjor que podria passar és deixar alguna cosa en blanc, en aquest cas, els destinataris s’adonaran immediatament i us demanaran les dades que falten. Si envieu informació errònia, els destinataris potser no la coneixen mai.

A continuació, es mostra com configurar plantilles de correu electrònic en dos dels programes de correu electrònic més utilitzats: Outlook i Gmail.

Com configurar una plantilla de correu electrònic a l'Outlook

Outlook es refereix a aquest tipus de missatges enviats regularment com a "plantilles de correu electrònic". La funció està disponible al programa d'escriptori d'Outlook, però no està disponible a Outlook.com.

A Outlook 2007 . Inicieu un missatge de correu electrònic nou. Escriviu el cos del correu electrònic i la línia de l’assumpte amb tanta informació que hagueu de reutilitzar, segurament deixeu-vos un espai en blanc clar i visible allà on vulgueu introduir informació nova cada vegada que envieu el missatge. Aquí teniu un exemple:

	Linia de subjecció:		Informe setmanal de visualització de pàgines per a finalització de setmana
	Cos:		Aquí teniu l’informe setmanal de visualitzacions de pàgines del lloc web. Data: Visualitzacions de pàgines: Gracies a tots! Si us plau, feu-me saber si teniu cap pregunta.

A la cantonada superior esquerra del quadre de missatges, aneu a Fitxer> Desa com a.

Al quadre de diàleg que apareix, heu de canviar el tipus de fitxer a Plantilla d'Outlook (*.oft). A continuació, podeu posar el nom de la plantilla al que vulgueu.

Malauradament, quan esteu preparat per redactar un nou missatge mitjançant la plantilla, per desgràcia el procés per arribar a la plantilla.

Vés a Nou> Tria el formulari

i al quadre desplegable superior de selecció, seleccioneu Plantilles d’usuari al Sistema d’arxius. Les plantilles que hàgiu desat haurien d’estar-hi. Trieu el que vulgueu i s’obrirà com a missatge de correu electrònic nou, que podreu actualitzar segons convingui.

A Microsoft Outlook 2010 . Inicieu un missatge de correu electrònic nou. Escriviu el cos del correu electrònic i la línia de l’assumpte amb tanta informació que hagueu de reutilitzar, segurament deixeu-vos un espai en blanc clar i visible allà on vulgueu introduir informació nova cada vegada que envieu el missatge. (Vegeu la mostra anterior.)

Quan hàgiu acabat de dissenyar la plantilla, aneu a la pestanya Fitxer i trieu Desa.

Al quadre de diàleg que apareix, heu de canviar el tipus de fitxer a Plantilla d'Outlook (*.oft). A continuació, podeu posar el nom de la plantilla al que vulgueu. Feu clic a Desa.

Quan esteu preparat per utilitzar la plantilla, aneu a Nous elements> Més elements> Trieu el formulari

i al quadre desplegable superior de selecció, seleccioneu Plantilles d’usuari al Sistema d’arxius. Les plantilles que hàgiu desat haurien d’estar-hi. Trieu el que vulgueu i s’obrirà com a missatge de correu electrònic nou, que podreu actualitzar segons convingui.

Llista de distribució Probablement voldreu combinar una plantilla de correu electrònic amb una llista de distribució per tal que pugueu enviar el missatge a un grup de persones d'una sola oportunitat.

Vés a la secció Contactes d'Outlook. Trieu Nova> Llista de distribució.

Si feu servir correu electrònic corporatiu o empresarial, el millor és apostar per seleccionar membres en lloc d’utilitzar la funció anomenada Afegeix un nou. Seleccionats membres probablement mostraran la llista d’usuaris disponibles al sistema de correu electrònic de la vostra empresa. D'altra banda, Afegir nou et permet escriure una adreça de correu electrònic de forma manual.