Organitzeu-vos: com prendre millors descansos per augmentar la vostra productivitat

Mai sereu els millors que pugueu ser si voleu ser 100% productius tot el temps. És impossible que cap treballador treballi sense parar sense pagar un preu, ja sigui una disminució de qualitat, producció o seguretat. Tots necessitem fer pauses.

Generalment, els treballadors del coneixement (jo inclòs) són els responsables dels seus propis horaris. Ens pertoca determinar quan cal fer una pausa de 2 minuts per navegar per Facebook o com es pot passejar lentament per la sala per obtenir un got d’aigua.

Les persones solen fer pauses basades en la intuïció, sense tenir en compte la quantitat de temps que necessiten per recuperar-se o quan faran la següent pausa. I no tothom té bona intuïció. És fàcil deixar-se caure per un forat de conill d’Internet mentre feu un descans. També és fàcil aturar una tasca amb l'esperança de fer una pausa només per quedar atrapat en la comprovació del correu electrònic, i això no és un descans.

La teoria de les pauses

Fer descansos útils que realment ens permeten ser més productius, ajuda a comprendre la teoria del perquè i el seu funcionament.

Quan es descriu la combustió del lloc de treball, que és el que intentem evitar quan fem pauses, la majoria dels investigadors recorren a una cosa que s’anomena el model de conservació dels recursos. La teoria, desenvolupada per Stevan E. Hobfoll a finals dels anys 1980, explica com les persones gestionen l’estrès. En definitiva, diu que tots tenim recursos interns per afrontar l’estrès i que podem utilitzar els nostres recursos durant un temps, però en algun moment, hem de reconstruir els recursos que vam perdre.

En el moment en què Hobfoll va abordar aquesta teoria, els experts van començar a comprendre que l'estrès és constant i omnipresent, en lloc de ser causat només per esdeveniments únics. En altres paraules, experimentem estrès només treballant. No ha d’haver-hi cap esdeveniment traumàtic que provoqui estrès. L’estrès sempre hi és i sempre estem utilitzant els nostres recursos per afrontar-lo. Quan tenim recursos amb recursos baixos i els nostres recursos restants es veuen amenaçats, això és una reducció.

Altres investigadors han posat en dubte les condicions necessàries per reconstruir recursos que perdem mentre afrontem l'estrès. Per exemple, dos investigadors que van estudiar els efectes de les vacances van concloure que la reflexió positiva del treball, el domini (és a dir, treballar una habilitat) i la relaxació ajuden a reconstruir recursos. La socialització el cap de setmana també sembla útil, ja que no es tracta de problemes amb el treball quan se suposa que treballa.

El que podem treure és que necessitem alliberar-nos de l’estrès laboral

1. no funciona i
2. fer alguna cosa agradable.

Pot semblar de sentit comú, però si alguna vegada heu parat una tasca laboral comprovant el correu electrònic (que encara funciona i difícilment divertit), realment no heu fet cap descans?

Quin tipus de pauses són millors?

Si deixem de fer caps de setmana i festius, quins tipus de pauses laborals són efectius? És a dir, què hem de fer per frenar més pèrdues de recursos o fins i tot tornar a generar una mica de recuperació?

Els estudis sobre pauses laborals, inclosos els que es dediquen a navegar per Internet, i el que els fa efectius suggereixen pauses

• curt,
• intermitent i
• agradable.

Com s'ha esmentat anteriorment, la ruptura també ha de ser una ruptura de treball i de coses relacionades amb el treball. El correu electrònic no és cap aturador, ni resulta, es queixa de la feina amb companys de feina, catàrtica com sigui.

Posar nombres sobre la durada i la freqüència de les pauses és complicat. Alguns estudis ho han intentat per a treballadors del coneixement, però no hi ha cap nombre acordat en diversos estudis. Una publicació popular i sovint reeditada al blog a The Muse diu que el calendari de descans ideal és treballar durant 57 minuts, seguit d’un descans de 17 minuts, però no em basaria massa en això. Aquests números, que provenen d’una empresa de programari de monitorització d’ordinadors, no inclouen cap detall detallat sobre els temes, la seva línia de treball, les dades en brut o la seva forma d’anàlisi.

Un estudi millor va trobar que la quantitat òptima de temps per a les pauses és d'aproximadament el 12 per cent de la jornada laboral i, de nou, es va trobar que les breus pauses intermitents eren millors que una o dues pauses llargues. Si agafem un 12 per cent i l’apliquem a una jornada laboral de 8 hores, obtindrem uns 58 minuts de descans. A tall d’exemple, cinc descansos d’uns 12 minuts cadascun farien el truc.

Eines que us ajuden a fer descansos més intel·ligents

Hi ha molt més per fer pauses efectives que no saber per què són beneficiosos, com han de ser i amb quina freqüència cal agafar-los. També hi ha qüestió de complir-vos amb els descansos que decidiu fer i tornar a la feina quan acabin.

Una aplicació que utilitzo de tant en tant quan necessito estar més regimentada amb el meu patró de treball / pausa és Strict Workflow. Aquest complement per a Chrome és fàcil (però sense vulneració de marques comercials) que implementa la Tècnica Pomodoro al vostre ordinador.

La tècnica Pomodoro és un mètode de treball que separa el temps en les fases de treball i les fases de ruptura. De manera que treballes x minuts i descanses durant y minuts i repeteixes. El nom prové d’utilitzar temporitzadors de cuina, que sovint tenien forma de tomàquet, per cronometrar cada fase. L’extensió de Chrome no és més que un temporitzador que canvia de color i fa sonar una alarma quan s’acaba qualsevol fase. Un dels avantatges addicionals d’utilitzar un complement en lloc d’un temporitzador de cuina és que, mentre esteu en fase de treball, podeu definir un flux de treball estricte que us impedeixi accedir a determinats URL que us poden distreure del treball, com ara Facebook i Twitter.

Hi ha altres aplicacions d’interrupció que s’executen al vostre sistema operatiu més que al navegador, com ara Time Out per a Mac. Les aplicacions d'aturada no tanquen el temps que us permeten bloquejar-vos dels llocs web que impedeixen treballar durant una fase de treball. També us bloquegen de tot l’ordinador durant la fase d’aturada, obligant-vos a deixar de funcionar. La pantalla només es desbloquejarà després del temps de pausa que heu finalitzat.

Les aplicacions de pausa solen utilitzar-se les persones que intenten evitar lesions d’estrès repetitiu i la tensió ocular relacionada amb l’ordinador, ja que totes exigeixen que deixeu la vostra estació de treball durant cada pausa. Si us agrada navegar per Internet com a part del descans, utilitzeu un connector al seu lloc. O bé, feu una regla que només feu navegació per lleure per Internet en un dispositiu mòbil.

Una manera més d’assegurar-vos d’afegir descansos al vostre dia és aixecar-vos i deixar el vostre escriptori cada vegada que l’alerta inactiva vibra al vostre rastrejador de fitness. Molts seguidors de fitness tenen ara aquesta funció. Durant una finestra de temps que definiu, com ara les 8 del matí a les 6 de la tarda, si el rastrejador us queda asseguts asseguts més de tants minuts, vibra i, de vegades, també apareix un missatge a la pantalla. El valor per defecte per a la majoria de seguidors és de 60 minuts de temps inactiu, però sovint podeu personalitzar-lo. Fes-ho 55 minuts, potser, perquè et donis uns minuts addicionals perquè et vagis pensant abans de despertar-te i fer una pausa adequada.