Taula de continguts:
Vídeo: 101 Gran Respostes a les més Dures de les Preguntes de l'Entrevista (Setembre 2024)
El primer dia de la meva primera feina real, el redactor més alt de la revista editorial que em va contractar em va portar a un organigrama enorme col·locat en un mur. "Heus aquí com passa un article de l'escrit al publicat", va dir. Ella em va guiar durant tot el procés, destacant les parts en què estava format el meu equip i jo. Aquest va ser el 2001, abans que el programari de col·laboració estigués lliurement disponible, però les lliçons que vaig aprendre aquell dia s'apliquen fins i tot en aquesta època d'Asana i Slack.
Pensant-hi, aquestes jaquetes de treball van ser un precursor i una manifestació física del programari de flux de treball actual, com Asana. El diagrama de flux de treball col·locat a la paret era una excel·lent orientació per a mi, com a nou empleat, i qualsevol altra persona a bord. Em va donar una imatge clara i clara de què va fer l'organització i com.
Al món actual, en què pressionem per a entorns sense paper i ens hem desplaçat en gran part a fitxers i carpetes electròniques, és més fàcil deixar de banda aquest tipus de documents de flux de treball i mantenir-los actualitzats. Però per a totes les empreses i fins i tot projectes de treball en equip a nivell hobbyist, és molt important documentar el vostre flux de treball.
Per què documentar el flux de treball?
Per què heu de documentar el flux de treball? Hi ha alguns motius absolutament crítics, entre ells els següents:
- Ajuda els propietaris i gestors empresarials a pensar i comprendre què passa en cada etapa del procés empresarial i per què;
- Permet identificar i retallar processos innecessaris;
- Recorda als empleats o membres de l’equip que poden estar allunyats de determinades etapes del negoci per què existeixen i quin valor proporcionen;
- És essencial per als membres de l'equip;
- És una de les millors maneres d’explicar als possibles col·legues, clients i inversors com funciona un negoci; i
- Permet un equip començar amb més eficàcia a les eines de col·laboració.
Fins a aquest últim punt, ja he esmentat Asana. Asana és una eina de gestió de fluxos de treball, com una llista de tasques relacionades amb els esteroides. És molt semblant al sistema de treball-jaqueta que he utilitzat en la meva primera publicació. Asana us permet fer un seguiment de les tasques que cal fer i dur-les a terme mitjançant un procés. Totes les tasques tenen un historial de tots els passos o subtassons pels quals ha estat realitzat. Quan una persona acabi amb la subtasca a la mà, ella l’assigna al següent pas i la dirigeix a una persona o departament que la recollirà a continuació.
He analitzat abans que Asana és com un joc de cartes, mentre que el programari de gestió de projectes és com un joc de taula. Quan obriu un joc de taula, podeu tenir com una taula, una varietat de peces i un llibre de regles clar sobre com jugar. Tothom que juga està d'acord amb aquestes regles predeterminades. Podríeu desviar-vos de les regles, però el joc ha estat dissenyat per al màxim gaudi quan us ateniu a aquestes regles, així que ho feu.
Tanmateix, quan jugueu a les cartes, tots els que heu de jugar han d’acordar sobre quin joc es jugarà i quin conjunt de regles seguirà. Es podia jugar al cor o es podia jugar a escopir. Alguns jocs de cartes són coneguts amb normes establertes, com Texas Hold'em. A continuació, hi ha altres jocs que tenen variacions, com el remi (gin rummy, rummy recte, 500 rummy, etcètera) i cal que hagis de posar les regles amb tots els que hi hagi a la taula per assegurar-te que estaràs d’acord sobre com jugar. També hi ha l’opció d’inventar el vostre propi joc de cartes, amb unes regles úniques que heu d’ensenyar a tothom que estigui a l’altura de jugar.
Asana (i moltes altres eines de col·laboració; en donaré més exemples en un moment), com he dit, és com una baralla de cartes. Per tant, perquè Asana funcioni, tothom ha de saber com es juga el joc, quines són les regles, quin és l’objectiu i com s’acaba el joc.
Què passa amb Kanban?
Els taulers Kanban són un altre exemple d’eines de col·laboració que s’assemblen més a un joc de cartes. Trello és un exemple d’eina en línia de kanban. Els equips de programació i desenvolupament de programari solen utilitzar kanban de manera molt predeterminada (com jugar a Texas Hold'em), mentre que els que utilitzen kanban per a ús personal poden fer qualsevol regla que els agradi.
Si teniu un flux de treball documentat, podeu associar el flux de treball fàcilment a Asana. És molt més fàcil començar a utilitzar Asana quan ja tens un flux de treball documentat, ja que significa que ja has pensat a través de tot el procés empresarial o d'equip de dalt a baix. L’adopció d’Asana fa algun error i prova, no importa el que sigui, però serà molt més desordenat i frustrant si ho feu sense haver documentat mai els vostres fluxos de treball.
Assignació de fluxos de treball
Amb el programari de flux de treball, normalment hi ha alguna cosa que es completa, fins i tot si tot el procés està en curs. Tot el que es pot completar solen ser les vostres tasques o subtascs.
La idea de finalització és molt diferent en el programari de gestió de projectes. Un projecte per definició és quelcom que es completa i es lliura en una data. Però no tot tipus de treball són projectes. A l’editorial de revistes on vaig treballar, un article estaria complet quan s’imprimís. De la mateixa manera, cada número d'una revista tenia una data de finalització quan es va lliurar. Però l’edició de còpies no va ser mai completa. Va ser un treball continu. Encara faltava un seguiment. Tenia tasques concretes (editar aquest article), però l’edició de còpies no tenia data de finalització ni lliurament.
El procés de mapar un flux de treball també implica identificar exactament quins processos o procediments han de ser assignats i rastrejats explícitament. Aquesta precisió i nivell de detall són molt importants.
Penseu en una recepta per cuinar. Les receptes no llisten cada pas perquè moltes d’elles estan implicades o enteses. Les receptes no us diuen que trenqueu els ous, que buideu el contingut i que tireu les closques perquè "afegir ous" ja vol dir això, i és innecessàriament molest en la llista de tots aquests passos. De la mateixa manera, en un entorn de treball, es podria entendre que "editar l'article" vol dir "revisar el titular, comprovar el dibuix, copiar l'edició de la peça i deixar cap pregunta per a l'autor."
Tanmateix, en algunes situacions, és possible que hàgiu de ser explícit en una mesura més fina. Vaig treballar una vegada a la publicació de diaris on comprovava els títols, els subtítols de les fotos, la data a la part inferior de la pàgina i el número de pàgina que haurien d’haver estat passos separats de la còpia, perquè sovint es passaven per alt.
Dit d’una altra manera, heu d’esbrinar quin nivell de detall és necessari. Massa passos i les persones que utilitzen el programari ignoraran el procediment. Massa pocs i es poden produir errors crítics. És probable que es produeixi algun error i prova per tal d’aconseguir-ho bé, però abans de començar, heu de prendre algunes decisions.
Assignació d’identificacions
Quan mapeu fluxos de treball, també dedicareu temps a esbrinar com pensa de forma col·lectiva la vostra organització. Quina és la idea de la vostra organització sobre projectes, persones o temes d’interès? És rellevant tant en Asana com en altres eines de col·laboració.
El somni és un bon exemple. Slack és una plataforma de missatgeria que posa l’accent en les notificacions pull i no pas en les notificacions push, de manera que es tracta d’optar als missatges que voleu rebre. Per fer bons filtres per a aquestes notificacions, heu de dependre en part dels canals. Els canals són com grups i, per fer els canals de manera eficaç, heu de saber com pensa tot el vostre equip. Creus en termes de departaments o projectes? Creus en termes de temes o clients? Si dirigiu una empresa immobiliària, potser penseu en termes de barris, llindars de valor de propietat o agents. Heu de conèixer la mentalitat del vostre equip abans de crear canals de manera que siguin efectius per facilitar el treball en equip.
Les eines de col·laboració solen incloure més maneres d’organitzar informació, com ara l’ús de codificació de colors, l’etiquetatge i, de vegades, fins i tot l’etiquetatge codificat per colors. Recordeu les jaquetes de treball amb codis de colors que he descrit anteriorment? El mateix acord. Si s'utilitza adequadament, la codificació del color és un significant visual que transmet immediatament informació clarament. Per això, la codificació del color augmenta la productivitat. Us recomano molt que utilitzeu codificació de colors en una eina de col·laboració, sempre que us assegureu primer que enteneu la mentalitat de l’equip sobre el perquè de primer cal codificar el color. Quina informació s’ha de transmetre de manera immediata i sense paraules? Heu d’entendre la mentalitat del vostre equip per poder respondre a aquesta pregunta.
Inclòs Cultura
És important documentar els fluxos de treball abans d’assignar-los a una eina de col·laboració, i és igual d’important entendre i mapar la mentalitat. La peça final és cultura.
Les eines de col·laboració reflecteixen la cultura de l'empresa i viceversa. És realment important establir regles generals de compromís pel que fa a professionalitat, nivell de formalitat i on és o no apropiat per evitar temes.
Des del punt de vista d’un empleat o d’un membre de l’equip, les eines de col·laboració s’utilitzen molt sovint com a lloc on explotar el vapor. Segons la meva experiència, la gent emetrà els seus greuges independentment de si les eines de col·laboració els proporcionen un espai dedicat. Algunes organitzacions valoren el debat obert i fins i tot debats intensos sobre el treball, mentre que d'altres ho veuen distractor i potencialment perillós.
Les eines de col·laboració soles no poden dictar si la gent s'aventura i dissentia als llocs adequats. Ha de venir de la cultura de l'empresa. Les persones en posicions de lideratge han de deixar clar si volen que els membres de l’equip parlin amb queixes i arguments en el context del treball o fora d’aquest. Qui ha de saber quan hi ha un problema? Els membres de l’equip volen l’anonimat abans d’expressar una preocupació o queixa? Es fa queixa per catarsi o per ressaltar possibles problemes amb els treballs i els fluxos de treball? Si tot i així succeeix (i ho és), és millor tenir-ho en compte i prendre decisions al respecte en comptes de fingir que no està passant.
Recursos addicionals
Un altre recurs que facilita els fluxos de treball de mapeig és el programari de mapes mentals; consulteu aquests consells sobre com un mapa mental pot disminuir la gestió de projectes. Si utilitzeu un programari de gestió de projectes, us heu d'ajudar en aquests primers dies. I per aprofundir en Asana, ajuda a llegir alguns consells per utilitzar Asana.
