Organitza't: deixa la teva feina, no les teves dades

Continguts

• Organitzeu-vos: deixeu la vostra feina, no les vostres dades
• Com copiar i guardar informació amb pressa

L’economia es queda en retard. El negoci s’asseca. La vostra posició no està tan segura. Si haguessis de deixar l’ofici o abandonar la feina inesperadament, què faríeu amb el contingut de l’ordinador abans de sortir de l’organització? Com obtindríeu la informació dels vostres contactes des d'Outlook, o recollíreu tots els fitxers personals i us assegureu de no deixar cap contrasenya emmagatzemada al navegador?

Ningú no vol pensar en aquesta contingència, però si l'escriptura es troba a la paret, potser voldreu tenir un "botó de pànic", com ho va dir, d'alguna manera d'iniciar ràpidament les accions que voldreu emprendre si sou li va demanar deixar la feina amb pressa. Malauradament, no hi ha un sol botó que puguis configurar fàcilment per tenir cura d’aquestes coses, però pots preparar-te organitzant una mica d’antelació i fent una llista de què fer, en cas d’obtenir una relliscada rosa o digueu al vostre cap que tingui aquesta feina i expulsa-la.

La forma de gestionar els vostres fitxers i altres dades dependrà en gran mesura d’una cosa: si la vostra organització us permet descarregar i instal·lar programari des de fora. Una altra consideració és si la vostra empresa restringeix la navegació web. Esbossaré un parell d’opcions que donen compte de diverses circumstàncies.

Què salvar del vostre ordinador si us acomiadeu

Arxius personals. Si teniu fitxers personals al vostre ordinador (que no aconsello emmagatzemar en un equip propietat de l'empresa en primer lloc), copieu-los en algun lloc segur i elimineu-los del vostre equip. Comparteixo alguns mètodes per copiar-los a la següent secció.

Si teniu fitxers personals amb informació confidencial sobre ells, potser voldreu fer el pas addicional per sobreescriure el seu contingut real (també, per exemple, per a un document de Word, obriu el document, seleccioneu tot el text, elimineu-lo tot, feu clic a desar, escriviu tonteries, torneu a guardar-les, repetiu; després traieu el fitxer i buideu la paperera). La sobreescriptura d'aquesta manera no eliminarà la capacitat de l'organització de recuperar el que hi havia abans, depenent de com es manegui l'arxivatge, però almenys farà molt difícil que qualsevol persona que no estigui en TI pugui veure què hi havia al vostre fitxers.

Contactes per correu electrònic. Quan es busca feina, la vostra xarxa pot ser un dels seus actius més importants. No deixeu enrere tota aquesta valuosa informació de contacte que heu acumulat al llarg dels anys. A la següent secció explicaré com exportar informació de contacte des d'Outlook, però per fer-ho amb la major eficàcia, haureu d'haver creat entrades per a les persones que coneixeu.

Una de les solucions més potents (o de còpia de seguretat) per extreure informació de contacte d’un programa de correu electrònic és utilitzar xarxes socials. El principal motiu pel qual faig servir LinkedIn, per exemple, és transmetre tota la informació de contacte important que tinc sobre les persones que he conegut en diversos contextos empresarials. Si canvien d’empresa i no exporten la meva informació de contacte des del programa de correu electrònic o, a l’inrevés, podem seguir buscant-nos els uns als altres a través de LinkedIn… o Twitter o Facebook.

Mostres de treball. A part dels fitxers personals, agafeu qualsevol cosa que hàgiu treballat que es pugui considerar un exemple fort del vostre treball per mostrar possibles empleadors o clients en el futur. En algunes de les carreres, com els mitjans de comunicació, les mostres de treball estan disponibles públicament, de manera que el fet de posar-les des del vostre ordinador no és un problema real. Tanmateix, en altres camps, la vostra obra no és visible públicament. Si teniu mostres del vostre treball, des de fragments de codi fins a comptes de disseny per a concedir sol·licituds, i no seria una violació estricta que les mostreu en privat a festes externes, feu-ne còpies.

Sigui diligent en investigar el que pot i no pot fer amb aquesta propietat intel·lectual. Si teniu una bona relació amb el vostre cap (o ara ex-cap), pregunteu-li per endavant si podeu mostrar algunes de les vostres mostres de treball, potser oferint-vos a modificar qualsevol informació sensible o privada que hi pugui aparèixer.