Organitzeu-vos: quina és la millor eina per organitzar un negoci en creixement?

"Quina eina m'ajudarà a gestionar millor el meu negoci en creixement?" Un lector anomenat Rafael em va escriure el mes passat per fer aquesta pregunta. Havia llegit sobre algunes de les millors eines de gestió de projectes, programari de gestió de treball, programes de comunicació i totes aquelles altres aplicacions de productivitat que suposa un boom empresarial. Però no podia comprendre quina seria la millor feina per gestionar la seva feina.

"Acabo de començar a treballar per a una petita empresa d'inversions immobiliàries", va escriure, "i realment, necessiten ajuda per automatitzar els seus processos. Gestionen coses principalment per correu electrònic (argh!) I amb plans per ampliar-se, no és una estructura escalable. En aquest moment, estava pensant en utilitzar els projectes de Asana o de treball en equip per racionalitzar les operacions i volia la vostra aportació. Per donar-vos una mica de perspectiva, l’equip és de cinc empleats interns que treballen amb inversors per comprar i vendre propietats ".

Rafael va explicar, a més, que pensa en cada propietat com un "projecte" i va voler poder crear una llista de tasques per a cadascuna que s'assignessin als empleats segons calgués. Les organitzacions gestionen entre 150 i 200 "projectes" alhora. I de tant en tant, els jugadors externs necessiten una visió detallada del procés.

També va dir que la flexibilitat i la col·laboració en equip eren de la màxima importància, ja que ho són en moltes empreses. Però semblava molt decidit a utilitzar tant Asana com Projectes de treball en equip. Aquí teniu la meva resposta:

Coberta de cartes vs Joc de taula

Penseu en Asana com un joc de cartes i penseu en Projectes de treball en equip com un joc de taula. Amb un joc de cartes, podeu jugar a un joc que algú ha creat, o bé crear un joc propi. Amb un joc de taula, el joc inclou regles i podríeu doblar-les si volíeu, però en general, el joc de taula està dissenyat per jugar-vos amb tu conformant-vos a les regles.

Segons la meva experiència, Asana necessita temps per posar-ho en pràctica bé, però en última instància, podeu utilitzar-lo com vulgueu. Els primers dies seran realment confusos per a tots aquells que aprenguin a utilitzar el sistema. El motiu és que el vostre equip haurà d’establir les regles per utilitzar-lo. No hi ha cap manera correcta o incorrecta d’utilitzar Asana.

Al cap d’unes setmanes, esperem que els cinc empleats estiguin a bord i probablement comencin a ajustar les seves regles en aquest moment. Asana fa un judici i un error. També requereix una comunicació sòlida en equip per garantir que tothom està utilitzant l’eina de la mateixa manera.

Ara parlem de Projectes de treball en equip. Passarà molt el temps al vostre equip perquè s’acostumi als Projectes de treball en equip, però per una altra raó. La gent explorarà totes les funcions i introduirà tasques per primera vegada. Probablement, el vostre equip crearà un munt de plantilles que podran tornar a utilitzar per a la propera venda o compra. Però amb el treball en equip de Projectes, la clau és que gestionareu cada compra o venda d’immobles com a projecte.

Els projectes sempre tenen dates de finalització i, en el vostre cas, és la data de tancament. Normalment tenen fites, potser contractar-se o aconseguir diners en la garantia. I amb els projectes, són importants les dates d’aquests terminis i fites. No tinc cap idea si els terminis són importants per al vostre equip o no. El vostre equip diu coses com: "Comprovem aquesta propietat a l'1 d'octubre" o simplement "Comprorem aquesta propietat" sense saber quant temps trigarà? Si teniu terminis fixats, és probable que els projectes de treball en equip siguin millors.

Les eines de gestió de projectes, com ara Projectes de treball en equip, permeten crear dependències entre tasques de manera que no es pugui produir una tasca fins que no es produeixin totes les tasques dependents. Per exemple, si no podeu anar a contractar fins que no es faci la inspecció, és possible configurar-la en Projectes de treball en equip. Amb Asana, el vostre equip pot triar jugar per aquesta regla, però no serà una part del sistema en si. Podeu utilitzar les dues eines de forma gratuïta per entendre el seu funcionament i, a continuació, actualitzar a un compte de pagament que tingui més funcions.

Escollir una eina

Vaig entrar a Rafael unes setmanes després per veure si havia pres una decisió i com funcionava l'eina per al seu equip. Havia optat per provar Projectes de treball en equip. El punt de venda, va dir, va ser la capacitat de crear dependències entre tasques. Com era d'esperar, la configuració es va portar un temps, però Rafael també va tenir algunes notícies fantàstiques:

"Una revelació que val la pena esmentar és que hi ha una oferta d’inici de Projectes de treball en equip, on donen a les startups un any més del programari de forma gratuïta! Va ser molt beneficiós per fer el pas", va escriure Rafael.

Recursos addicionals

Per obtenir consells relacionats, vegeu 7 maneres de simplificar la gestió de projectes en projectes de treball en equip i l'ús d'Asana en l'empresa.

I per obtenir més recomanacions sobre aplicacions comercials, consulteu el millor programari de col·laboració empresarial en línia.