Organització: bons consells per a millors noms de fitxers

La forma en què els vostres col·laboradors anomenen els vostres fitxers són tan importants com la vostra denominació a les carpetes. Fer-ho de manera intel·ligent, sistemàtica i lògica des del primer moment posiciona el vostre negoci per aconseguir èxit, creixement a llarg termini i estabilitat.

Moltes empreses que consideren una nova empenta organitzativa probablement tinguin un gran llast de fitxers antics que no voldran renombrar (almenys no de seguida). Està bé. Alguna vegada has de començar.

En molts casos, té sentit implementar un nou sistema a l’hora d’iniciar un nou projecte, equip, trimestre fiscal o any, sigui quina sigui la fita més important que tingui el vostre negoci. Té sentit començar a partir d’un moment significatiu en part a causa de com tractaràs amb els arxius desorganitzats. En un any, podreu trobar i gestionar sense cap esforç tot el recent que necessiteu, però no podreu trobar coses més antigues que superin el vostre nou sistema tan fàcilment. Us donaré alguns trucs per manejar aquests arxius sense passar mesos (ni la joventut de l’intern) i tornar-los a anomenar.

Noms dels fitxers

Com en les carpetes, els noms de fitxers han de ser:

• únic

• indicatiu del que conté el fitxer

• d'acord amb la manera en què el vostre negoci pensa sobre la informació

• escanejable (segons l'ull humà) segons com trobeu la vostra informació i els vostres empleats

• ordenats de forma natural per ordre alfabètic

• coherent!

Únic. És absolutament crucial que els noms de fitxers siguin únics, sobretot si es treballa en un entorn col·laboratiu, i sobretot si es copia sovint fitxers a un servidor. Si no teniu un sistema per mantenir els noms dels fitxers, podreu sobreescriure'ls i perdre totes les dades. En entorns col·laboratius, és habitual sobreescriure intencionadament fitxers. Si, com jo, t'has enfadat en l'avís emergent ("Esteu segur que voleu substituir el fitxer existent pel nou més recent?"), Res no us impedirà de sobreescriure el fitxer equivocat si el té. el mateix nom.

Per exemple, diguem que tinc una nova factura de Gray's Electronics amb el nom de Grays-facture.pdf, datada ahir. Es podria enganxar al servidor de la carpeta Factures i podria rebre un advertiment que ja existeix un fitxer amb aquest nom. També podria suposar que des que ahir va arribar la factura, algú altre la hi va posar, però només tenia que el departament de comptabilitat signés aquesta factura, així que la meva ha de ser la més recent, així que sobreescriuré l'antiga. Tot plegat s’explota quan algú em demana més tard aquell dia que tragués la factura prèvia de Gray, ja ho sabeu, la de fa dos mesos… la que porta el mateix nom de fitxer, que ara ja no.

Indicatiu. Sembla una tonteria afirmar que els noms de fitxers haurien d’indicar el que contenen, però he vist que sortia malament moltes vegades. Moltes persones suposen que quan nien dins d’una carpeta, la carpeta té cura del nom de la categoria més gran. També assumeixen falsament que el contingut més rellevant d’un fitxer serà evident per a qualsevol persona que necessiti accedir al fitxer. Reprenguem l’exemple de facturació. Digueu que el departament de comptabilitat troba les factures de tres maneres: el número de la factura, el DNI i el mes fiscal en què es va pagar. A la comptabilitat no li importava menys que és la "factura de Gray".

Personalment, utilitzo dos identificadors principals per a tots els meus fitxers: dates i codis numèrics. A casa, faig un blog diverses vegades al mes. Tots els fitxers de text i fotografies que utilitzo al meu bloc es classifiquen amb una data de quatre dígits (YR MO) i el classificador "bg" per a "bloc". La foto d'un mercat realitzat a Mont-real durant un viatge el setembre de 2010 es diu 1009bg_montreal_market.jpg. Els nombres de quatre dígits funcionen per als meus fitxers de blocs perquè només escric de mitjana quatre o cinc publicacions al mes.

De vegades, però, potser tinc desenes de fotos d'un mes concret. En aquest cas, jo els codifico amb un número de sis dígits, afegint el dia al final, o abreujo algun altre significant per desar caràcters de manera que puc afegir text més descriptiu als noms de fitxers. Per exemple:

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg

• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg

Abans sé que fins i tot vaig obrir els fitxers que es tracta d’unes fotos de pebrots que vaig publicar al meu bloc (bg), fetes el setembre de 2010 (1009), a Montreal (mnrl), al mercat (mrkt).

Un altre truc, si viatgeu molt, utilitzeu el codi de l’aeroport per significar la ubicació: YUL per a Montreal, LAX per a Los Angeles, LHR o LGW per a Londres, etc.

En línia amb el procés de pensament empresarial. Com heu pogut endevinar amb l’exemple anterior, sé que puc comptar amb la meva memòria per obtenir informació per data. Per decidir com funcionaran les vostres convencions de denominació, heu de saber com recorda la informació del vostre negoci. Però les dates també maten dos ocells amb una sola pedra. Codifiquen el fitxer per quan va tenir lloc o era significatiu i us permeten tenir noms únics. Mai obriré imatges de manera accidental del meu viatge a Montréal del 2006 quan vull realment les del 2010, fins i tot si he fotografiat fotos als mercats dues vegades.

Us recomano absolutament incloure una data als vostres noms de fitxers. L’única pregunta real és, quina data és més útil per al vostre negoci? La data en què es va enviar o tramitar la factura, o la data en què es va finalitzar l’obra o quan es va signar el contracte? Els propietaris d’empreses, els líders d’equips i els directius de departament haurien de fer la trucada final, però parlen amb la gent que fa la feina més quotidiana primer. Són els que sabran el que té sentit.

Escaneable. Quan obriu una carpeta, voleu conèixer el contingut immediatament, sense obrir fitxers ni fer una ullada de visualitzacions en miniatura. Dissenyar una convenció d'anomenament de fitxers adequada inclou esbrinar quina és la informació clau de cada document. Em ploro quan veig l'ordinador d'algú amb l'arxiu resum.doc. Quin currículum és? Quan es va actualitzar? És una versió llarga o una curta? On s’enviarà? 1102_CV_marketing_digital.doc pot ser el currículum que posa de manifest la vostra experiència de màrqueting digital, mentre que 1102_CV_short.doc pot ser el CV professional genèric que voleu actualitzar quan sol·liciteu la Facultat de Dret.

Només heu de pensar en la quantitat de més productius que vosaltres i els vostres col·legues podríeu ser de vosaltres sabíeu amb alta seguretat el contingut de cada fitxer abans d’obrir-lo.

Naturalment ordenat. Una altra raó per la qual m’agrada fer servir les dades com a identificadors és perquè tot caurà en ordre cronològic quan la carpeta ordeni fitxers per nom, que normalment és el predeterminat. L’ordenació per data de fitxer real només et indica quan es van actualitzar per darrera vegada els fitxers i és poc probable que sigui el principal que vulguis o que has de conèixer. Si sempre poseu el YR MO DA al començament del nom del fitxer, sempre tindreu ordre.

Coherència. Anteriorment, vaig fer l'analogia que organitzar-se és com mantenir-se en forma. El canvi no es produeix durant la nit. Les recompenses vénen a llarg termini, no a curt termini. Heu de fer canvis que siguin adequats i que tinguin una durada més que en una dieta per moda. Quan tingueu la idea que heu trobat una solució amb la qual podreu viure, seguiu-la!

Com tractar amb fitxers o arxius més antics de forma intel·ligent

Ningú espera que reorganitzeu i que torneu el nom de tot l'arxiu de dades. No és una manera valuosa de passar el temps, i és ridícul pensar que fins i tot ho podríeu eliminar. Què heu de fer amb tots aquells fitxers i carpetes desorganitzats del passat?

Pensar en tots els vostres fitxers alhora no es pot gestionar. Per això es desorganitzen! La manera més fàcil de començar a abordar els vostres arxius és pensar en dos grups: vell i vell. La vostra definició és vella i vella.

Per a mi, "realment vell" significa que estic més del 99 per cent segur que no tornaré a accedir al fitxer, però podria passar. Coses "realment velles", per a mi, també han de tenir almenys tres anys. Els fitxers que compleixin aquests dos criteris estan preparats per arxivar-los al disc.

Normalment "vell" generalment fa referència a fitxers en els quals he treballat fa un i tres anys. Aquests es mantenen al meu disc dur o servidor, on puc accedir a ells si ho necessito, però m’envien a les carpetes d’any. Tinc carpetes etiquetades "2010", "2009" i "2008."

Posar contingut més antic a les carpetes per any us permet fer una neteja de primavera. Alguna vegada has intentat netejar a fons l’armari sense buidar-lo? No funciona Per organitzar-se, cal un nou inici. Escombrar tots els fitxers a les carpetes per any us dóna un inici net sense eliminar res del que realment necessiteu. Heu de veure una finestra neta i ordenada per organitzar-vos.

Què feu amb un fitxer que abasta diversos anys? Enganxeu-lo a la carpeta de l'any més recent. Hi vas treballar l'any passat? Després hauria de ser a les carpetes de l'any passat. Si et preocupa no ho podràs trobar, per què? Els teus fitxers ja són un desastre. Probablement haureu de cercar el fitxer, de manera que importa si està enclavat dins d’una altra carpeta?

Agafeu

Els punts importants per emportar aquest article són:

1. La convenció d'anomenar fitxers que utilitza la vostra empresa ha de ser entesa per tots els membres de l'organització.

2. Les convencions per anomenar fitxers han d’ajudar la gent a trobar informació ràpidament escanejant noms o cercant dates o altres significants del nom.

3. Els fitxers ordenats de forma natural són més fàcils d’escanejar i ordenar.

4. Ser coherent amb les convencions de denominació.

5. Eviteu un projecte de revisió enorme simplement arxivant dades més antigues per any.