Vídeo: LAjuntament satisfet per la bona organització dels actes de reis (Setembre 2024)
La comunicació és el punt de vida de tots els negocis. Tot i això, molts líders empresarials, afrontats en els reptes quotidians, ignoren la necessitat de proporcionar als empleats maneres pràctiques de compartir informació.
El que vull dir amb "compartir informació" inclou la comunicació oral, la documentació escrita, el manteniment d'un servidor, l'escriptura de correu electrònic i molt més. Amb l'objectiu d'aquest article, em centraré en els documents electrònics, però és extremadament important tenir en compte com passa l'intercanvi d'informació a tota l'organització i a tots els nivells.
La importància de compartir
Per què és important compartir informació? Com millor sigui el vostre compartir informació, més eficaç funcionarà la vostra empresa. Oferint als empleats la informació que necessiten per tenir èxit en la seva feina i fer-los millor, també augmenta la satisfacció del seu lloc de treball.
Quan la informació no es comparteix bé, les empreses funcionen amb menys eficiència i malgasten diners. Cada vegada que un nou empleat s’incorpora a l’equip, ja sigui com a substitució permanent, temporal (discapacitat, permís de maternitat, sabàtic) o en un nou rol, aquesta persona ha d’aprendre una quantitat enorme sobre la seva funció laboral, així com com el negoci funciona. Quan els empleats comparteixen la informació bé, els nous membres de l’equip aprenen el que necessiten saber més ràpidament. I el que realment han de saber és com i on trobar informació, en lloc de respostes específiques a preguntes. És el principi "ensenyar a l'home a pescar".
Un dels costos més cars d’una empresa és la contractació a causa del temps que es perd en l’acceleració de nous empleats. Els empleats més ràpid esbrinen com respondre les seves pròpies preguntes, més aviat podran aportar contribucions importants a la línia de fons. El vostre objectiu en millorar l’intercanvi d’informació a tota l’empresa és facilitar que la gent resolgui els seus propis problemes. Un altre objectiu és minimitzar el nombre de vegades que la gent repeteix els mateixos errors. Imagineu-vos quina forma més eficaç i rendible podria funcionar el vostre negoci si reduïu aquests costos.
Tipus d’informació que comparteixen els empleats
Analitzem alguns tipus d’informació específica que s’han de compartir: documentació processal, organigrames d’organització de personal, gràfics de treball, informació de contacte del personal, informació de contacte del client i formularis de recursos humans. Amb tota probabilitat, la vostra empresa ha fet que els formularis de recursos humans siguin fàcilment accessibles per a tots els empleats, normalment perquè la llei ho exigeix. Tot i que es tracta de tots els altres documents, és probable que siguin obsoletes o que no existeixin.
En lloc d'això, hi ha una gran quantitat d'informació que s'hauria d'anotar al cap d'alguna persona i això és problemàtic per diverses raons. Per començar, una persona mai ha de ser l’única persona titular de qualsevol informació crítica sobre negocis. És massa arriscat. Si aquesta persona es troba malalta, abandona l’organització o arriba a presentar persones o pràctiques dins de l’organització, podria retreure l’empresa durant anys! En segon lloc, quan la informació s’emmagatzema al cap d’algú en lloc d’un lloc visible, ningú més hi pot contribuir. En tercer lloc, altres persones que necessiten informació no seran segurs de si tenen la versió més actualitzada. Els motius continuen i continuen.
Un dels actius més sorprenents de la mà d'obra d'entrada és que saben buscar coses. Si necessiten saber alguna cosa (com ara escriure fórmules en Excel) i poden esbrinar els termes bàsics utilitzats per descriure-la (per exemple, suma, producte, fulls de càlcul enllaçats), poden trobar la resposta en línia.
Sovint, les empreses no estan dissenyades per donar suport a aquest tipus d’autosuficiència. Al lloc de treball, no sempre podeu buscar la resposta. De vegades heu de caçar persones i agitar la informació que necessiteu, com he esmentat a la secció anterior. Les respostes no es guarden en un lloc que es pugui cercar. Però haurien de ser!
Com aconseguir que la gent comparteixi
Si esteu llegint aquest article i esteu pensant: "El meu negoci està en les males herbes. Mai tindrem el temps ni els recursos per fer aquest tipus de treballs de registre", no tingueu por. A continuació, es mostra com es desglossa en un projecte manejable en quatre passos.
1. Expliqueu la importància de compartir. Informeu-les perfectament a la gent de la vostra organització, en una reunió de 15 minuts, per què és important tenir documents compartits.
2. Deseu un mig dia per al projecte de documentació. Compra el dinar a tothom si has d’endolcir l’acord.
3. Si la vostra empresa està organitzada en equips, cada equip s’ha de reunir per discutir quins documents necessiten reunir o actualitzar. També poden prioritzar quins documents són més importants per crear en funció del coneixement que només viu al cap d’una persona.
4. Durant el projecte de mitja jornada, cada persona serà responsable d’un únic document. Per processos complicats, dues o més persones poden ser responsables. L’objectiu del projecte és configurar els documents que necessita l’empresa, no acabar-los tots el mateix dia.
Al final del projecte de mitja jornada, els membres de l’equip (o tota l’organització, si la vostra empresa és petita) haurien de compartir els uns amb els altres què van crear i fins a on van arribar. Assegureu-vos que tothom entengui que tots els documents es converteixen en documents vius.
Aquest darrer pas és crucial i mereix una paraula o dues explicacions.
Documents vivents
Un document viu és aquell que canvia amb el temps i que normalment pot canviar un grup de persones, no només un administrador. És crucial que tots els afectats pels documents tinguin la possibilitat de considerar com es manegen i què hi ha, fins i tot el personal menor, que pot ser, de fet, la gent amb més coneixement sobre determinades tasques.
L’objectiu complet dels documents vius és fer-los oberts i transparents a totes les persones que necessiten accedir a ells - i no només els empleats existents, sinó els futurs empleats.
Fa poc, un amic meu necessitava arreglar un full de càlcul que la seva organització havia estat utilitzant per calcular els costos en un departament. El full de càlcul contenia fórmules incorrectes i la persona que l’havia configurat havia bloquejat el fitxer i s’havia retirat uns anys abans. Després de fer una mica d’expressió en un servidor compartit, el meu amic va trobar un document al qual només podien accedir personal major que contenia la contrasenya. Va tenir la gran sort que l’anterior empleat havia pensat per posar aquesta informació en un lloc on la gent adequada pogués trobar-la. Tanmateix, fins i tot en aquest cas, hauria estat millor si el meu amic (i tot el personal superior) sabés amb anterioritat que existia aquest document amb la contrasenya, on es trobava i com s’anomenava.
Coherència
Els documents vius es poden conservar en servidors compartits o gestionar-los com a wiki. Si els fitxers s’allotgen en un servidor, haureu d’explicar les vostres directrius per nomenar convencions de manera que a mesura que la gent afegeixi fitxers i carpetes noves al servidor (o arxiveu fitxers anteriors), ho faran de manera coherent. Si tothom està a la mateixa pàgina, els noms seran coherents i tothom podrà trobar el que necessita ràpidament.
El darrer pas per compartir informació és posar a la disposició de les persones que els necessiten els documents en viu i, per això, haureu de tornar a les convencions de denominació de fitxers i carpetes. Fins i tot si creeu un wiki, voldreu tenir algun tipus d’estàndard al lloc de la denominació i organització de les pàgines al lloc.
Assegureu-vos d’explicar a tots els empleats quines convencions d’anomenament s’utilitzen i per què. Tingueu clar què voleu que facin i per què. Aquests són alguns punts claus a destacar:
1. Estar organitzat ens ajuda a tenir èxit com a negoci i com a equip.
2. Utilitzar convencions de denominació coherents ens manté a la mateixa pàgina i millora la mentalitat del nostre equip.
3. Tenir un sistema us estalvia temps perquè podreu trobar les coses ràpidament.
4. Minimitzaréu els vostres propis errors, com esborrar dades o sobreescriure fitxers.
5. A mesura que l’organització creixi, podrem gestionar els nous negocis de manera més eficient.
6. Quan contractem nous empleats, la formació els requerirà menys temps i aconseguir que el nostre patró de pensament passi ràpidament.
Agafeu
Les idees importants per eliminar aquest article són:
1. Compartir informació és crucial per tenir èxit empresarial i requereix la participació de tothom.
2. Els documents vius poden i han de canviar amb el pas del temps; els documents vius han de ser accessibles per a diverses persones que puguin canviar-los, a més de ser visibles per a totes les persones que confien en ells, però presents i futurs.
3. Els documents etiquetats i emmagatzemats de forma coherent són fàcils de trobar i, per tant, realment s’utilitzaran.
