Vídeo: Джессика Джекли: Бедность, деньги - и любовь (De novembre 2024)
Posar-se i mantenir-se organitzat és com perdre pes. Les solucions a curt termini no funcionen. Heu de fer canvis a l'estil de vida als quals podreu seguir els vostres empleats o socis comercials a llarg termini.
En aquesta sèrie, proporcionaré consells sobre com podeu organitzar tant la vostra empresa com les vostres dades personals organitzades mitjançant adreces:
1. Com pensa el vostre negoci sobre informació.
2. Convencions de nom de les carpetes i com pensar-ne.
3. Convencions de nom dels fitxers.
4. Intercanvi d'informació.
5. Com gestionar el correu electrònic.
Una dieta per organitzar-se
Quan es tracta de perdre pes, hi ha qui veu que una dieta de cinc o sis menjars petits durant tot el dia els funciona, mentre que d’altres necessiten tres menjars regimentats i absolutament sense berenar. Algunes persones compren un membre del gimnàs (l’impuls per anar realment pot provenir dels diners que han gastat), mentre que d’altres s’apropen a incorporar petites sortides d’exercici a la seva rutina diària, com agafar les escales en lloc de l’ascensor o anar en bicicleta per treballar.
La qüestió és que les mateixes solucions no funcionen per a tothom. És el mateix que organitzar-se.
Formes de pensar en la informació
L’organització -i quedar-s’hi- ha de ser un compromís de l’estil de vida per al vostre negoci. Tots els empleats i parts interessades en les operacions quotidianes han de poder participar al programa. El vostre sistema per organitzar-se ha de consistir en pràctiques que s’ajusten a les rutines de tothom, ja sigui que suposi fer petits passos de forma coherent, com esborrar fitxers innecessaris a mesura que es vagi fent, o fer passos més grans en un horari regimentat, com reservar cada divendres a la tarda per a la neteja. fora de les bústies de sortida
Per tant, abans de posar-vos a vosaltres mateixos i els vostres companys de feina a una dieta nova per organitzar-vos, preneu un moment per pensar com veu la vostra empresa l'organització d'informació. Algunes possibilitats són:
• per data o mes, com per exemple quan es va produir una primera cosa o està previst que s’acabi
• pel nom del projecte
• pel nom del responsable
• Per trimestre fiscal
Relacionar pràctiques amb la realitat
És important no intentar encaixar un d’aquests sistemes organitzatius en el vostre negoci si no reflecteix el funcionament del vostre equip. Pregunteu als vostres companys, si necessitaven trobar algun document en concret, potser una factura o un contracte, on haurien de mirar primer? Més important encara, com es veurien? Busquen el seu equip o la xarxa de l'empresa pel nom del venedor, la data i la descripció del producte? Obren una carpeta i els noms de fitxers desnatats, o ordenen per data, o ordenen per tipus de fitxer? Quant triguen a trobar la informació? Estan perdent temps perquè busquen una manera que no els ajudi a reduir els seus resultats ràpidament?
No necessiteu una reunió formal per fer-ho. Només cal deixar-ho anar i preguntar. Tindrà dos minuts.
És possible que hi hagi més d’una resposta. De vegades, és possible que recordeu el mes i l'any en què es va llançar el projecte, mentre que el vostre col.lega podria fixar-se en el nom del projecte. I en ambdós casos, la informació no és necessàriament estàtica. Potser el projecte tenia un nom de codi durant el seu desenvolupament i potser es va llançar tard. En el proper article sobre les convencions de denominació de carpetes, us explicaré com implementar un sistema que pugui gestionar aquest tipus d'incongruències.
Dormiu-hi
Fer aquest exercici hauria d’ajudar a donar forma a la comprensió de com la vostra empresa ha d’estructurar la seva informació, però cal dormir-la durant un o dos dies i, a continuació, intentar-la de nou abans de prendre qualsevol decisió o canvi sobre l’estructura existent. De vegades ens oblidem de per què existeixen determinades pràctiques i canviar-les bruscament podria destruir una altra raó de negoci involuntàriament.
Per exemple, abans treballava a una oficina on es feien contractes autònoms on s’ordenaven en dues carpetes de fitxers penjants reals, una per a factures i una altra per a formes d’impostos. Em va semblar tenir molt més sentit combinar-los en un. Per què dos armaris i dues carpetes tenen totes dues etiquetes "Doe, Jane?" Sempre que necessitava accés a les factures, normalment solia cercar la informació fiscal de l’autònom. Per què no simplificar simplement el sistema? Una de les raons que és evident per a mi, però no ho era en aquell moment, és que moltes persones de l'organització necessitaven accés a les factures, però poques persones haurien de tenir accés a les dades personals, com ara els números de seguretat social. És una cosa bona que el meu directiu va entendre aquesta raó i em va poder explicar abans de reorganitzar tot el sistema.
Agafeu
Els primers passos per enlairar aquest article són:
1. Pregunteu als vostres companys i companyes: "Com penseu sobre les nostres dades?"
2. Deixeu que les respostes us moren pel cap durant un o dos dies abans d’arribar a conclusions.
3. Hauria de començar a sortir una estructura d’algun tipus. Quan ho veieu, no us preocupeu de reaccionar-hi.
Recordeu que organitzar-vos és com mantenir-vos en forma. Res no canviarà durant la nit i és més important fer els canvis d’estil de vida adequats per a vosaltres i per a la vostra organització: canvis que s’adhereixen.
