Organitzar-se: utilitzeu carpetes per desencallar l'escriptori

Posar-se i mantenir-se organitzat és com perdre pes. Les solucions a curt termini no funcionen. Heu de fer canvis a l'estil de vida als quals podreu seguir els vostres empleats o socis comercials a llarg termini.

En aquesta sèrie, proporcionaré consells sobre com organitzar el vostre negoci i les vostres dades personals. L’article anterior explicava la importància d’entendre com pensa el vostre negoci sobre informació. Ara us mostraré com posar en pràctica aquest treball de base amb convencions i estructures de denominació de carpetes informàtiques. La majoria de les empreses implementaran aquestes estructures de carpetes en els seus servidors o en una suite de gestió de projectes, però són igualment aplicables directament al vostre propi escriptori o en un client de correu electrònic.

Què són les carpetes, realment?

Les carpetes són l’esquelet del vostre negoci. Com l'estructura d'un edifici, donen suport a tot el que hi ha al seu voltant, des del disseny creatiu fins a una funcionalitat senzilla.

Al llarg de la meva carrera he treballat en set oficines diferents. Els equips que tenien estructures de carpetes netes i de sentit comú van ser sempre els més ben posicionats per tenir èxit i creixement continuats.

Les petites empreses, en particular, haurien de tenir present aquest fet: una empresa organitzada és la que està més en condicions de créixer. Podeu pensar que, ja que només hi ha dues persones a l’empresa, podeu conservar molta informació al vostre cap i no distribuir-la cap a una estructura de carpetes. Malauradament, quan arribi el moment de contractar nous empleats i fer créixer el vostre negoci, perdreu molt de temps ensenyant-los el vostre sistema complicat. Perdràs encara més temps i diners corregint errors, temps i diners que hauríeu de gastar en creixement.

L’estructura de carpetes és el reflex de l’estructura empresarial. Les carpetes es troben incloses dins d'altres carpetes en un sistema jeràrquic que ha de coincidir amb l'ordre jeràrquic del vostre treball.

Al discutir com penseu que vosaltres i altres persones del vostre negoci sobre la informació (vau fer aquesta part, oi?), Probablement vau començar a veure que una jerarquia d’alguna mena es va desenvolupar. Recomano esbossar aquesta estructura. No importa si el dibuixeu en paper, en punts de vinyeta o en una aplicació de presa de notes com Evernote per a Windows (gratuït fins a 45 dòlars anuals, 4, 5 estrelles) o si feu servir programari de mapes mentals. Posar-ho per escrit us permetrà veure si hi ha inconsistències o solapaments.

Un exemple d’estructura

L’estructura del vostre disseny serà única, però com que ajuda molt a veure un exemple, us mostraré el bàsic que faig servir al meu escriptori.

Com a escriptor, treballo principalment en les ressenyes de productes. Quan penso en ressenyes, veig tres categories a la meva vista: 1) idees de revisió de productes, 2) articles en curs i 3) ressenyes acabades. Dins la categoria "acabat", acostumo a recordar ressenyes segons la data de publicació, que simplifico per mes i any, perquè mai hi ha massa dins d'un sol mes que les perdria de vista. Dins de la categoria "idees", les coses són fluides. Algunes idees abasten més d’un producte, mentre que d’altres es relacionen amb una sola cosa. Però només perquè són fluids, no vol dir que no puc tenir un sistema per mantenir-los organitzats. Dins de la categoria "en curs", penso en el nom del producte que reviso. Ara, com es tradueix això en carpetes?

Aquest sistema funciona perquè és important per a mi veure una instantània d’idees i coses en curs. Tenen raó al nom de les carpetes, de manera que les veig immediatament quan obro la meva carpeta "REVIEW". No necessito veure tots els noms dels productes que he acabat de revisar, així que els puc incloure a les carpetes segons la data de publicació. Tots els noms de les carpetes són consistents. Quan l'estat d'un projecte canvia de no estar en curs a ser acabat, el faig arrossegar i deixar-lo anar a la carpeta corresponent, i la seva convenció de denominació és la mateixa que totes les altres carpetes que hi ha. Per exemple, puc arrossegar una carpeta de números romans, com ara ii, fins al nivell de c i d sense haver de canviar-ne el nom i s'ajustarà directament al sistema.

Consells i trucs

Nombres. Observeu com les carpetes del mes comencen amb quatre dígits. Els dos primers dígits són de l'any, i els segons corresponen al mes. També m'agrada veure els noms dels mesos, així que els poso al final després d'un guió baix. Sóc un gran defensor de fer servir nombres de quatre o sis dígits per a dates per algunes raons. Primer, normalment tinc a recordar quan van passar les coses, per la qual cosa em resulta fàcil trobar coses si puc buscar-les per data. En segon lloc, les carpetes sempre apareixen en ordre per data quan les ordeno per nom, perquè alfabèticament el 1101 arriba abans que el 1102 arriba abans del 1103, etc.

L'ús de dates és extremadament útil quan heu d'arxivar, del que us parlaré en un proper article sobre la gestió de correu electrònic.

Etiquetes. En el meu exemple, faig servir totes les majúscules per a les carpetes que comencen amb "IDEAS_" perquè vull que les "idees" s'enganxin quan ho ordeno per nom. Penso en aquestes com a etiquetes. A les revisions en curs, no em molesto amb cap etiqueta. Només nomino la carpeta pel nom del producte. Si tingués més d’una vintena de revisions de producte a la vegada, probablement modificaria la meva convenció d’anomenar carpeta i afegiria una etiqueta per deixar que totes les coses en curs es pengessin. "IN-PROGRESS_" probablement seria massa llarg, però potser funcionaria una cosa tan simple com "IN_".

Resulta que "IN_" en particular no funcionaria, i aquí és el motiu: Quan vaig esbossar totes les estructures de carpetes, vaig utilitzar la paraula "a" en un altre lloc per significar alguna cosa molt específica. Mireu què és important esbossar tot el primer?

Únic. Una de les raons per utilitzar etiquetes i números és que ajuda a mantenir únics els noms de fitxers. Mai no voleu dos fitxers o carpetes amb el mateix nom, perquè si els arrossegueu i els arrossegueu accidentalment a la mateixa ubicació, un pot sobreescriure l'altre. I, per descomptat, és confús.

Personatges especials. Els programes més baixos són el meu millor amic a les convencions de denominació de carpetes. Són nets i mantenen el text fàcil de llegir. Hi ha qui utilitza espais i guionets en els seus noms de carpeta: depèn de tu. Qualsevol cosa que triïs, mantingueu sempre consciència de com afecten els caràcters a l’ordenació alfabètica de noms. De vegades, faig servir un guió al començament d’un nom de carpeta quan sempre vull que aquesta carpeta aparegui a la part superior, com ara "_DONE". Aleshores, puc arrossegar i deixar anar qualsevol cosa que estigui completada a la carpeta superior. Alternativament, si ho volgués a la part inferior, podria anomenar-lo "z_DONE".

Color. El sistema operatiu Mac és fantàstic per permetre que les carpetes de codis de colors facin clic amb el botó dret. Podeu fer-ho en un PC, però és maldestre. Vaig confiar en la codificació del color quan vaig treballar en projectes de disseny molt col·laboratius: el meu col.lega i vaig etiquetar carpetes en un servidor compartit de groc quan els continguts eren nous i encara no polits, de color taronja després que els fitxers passessin la primera fase de disseny, i així a través del porpra, que indicava que el treball estava realitzat.

Sigui quin sigui el vostre sistema, implementeu-lo. La coherència és clau per mantenir-se organitzat. Recordeu que organitzar-vos, com mantenir-vos en forma, requereix canvis a l'estil de vida a llarg termini, no solucions ràpides. En la mesura del possible i en la mesura que tingui sentit, proveu d’utilitzar els mateixos principis bàsics en tots els projectes, equips i departaments de tota l’activitat.

Agafeu

Els passos a recordar a partir d’aquest article són:

1. Dibuixeu l'estructura de la vostra carpeta abans de posar-la en pràctica.

2. Organitzeu la informació de manera jeràrquica, pensant en el que haureu de veure i conèixer en una vista instantània quan mireu una carpeta.

3. Utilitzeu lletres, números i caràcters especials en els noms de les carpetes per aconseguir que apareguin en un ordre intel·ligent.

4. Sigueu coherents amb les convencions de denominació quan creeu noves carpetes.