Com matar el correu electrònic amb el programari de gestió de projectes adequat

El correu electrònic augmenta l’estrès, crea treballs innecessaris i fa que la gent se senti aclaparat. Ningú pot ser la millor versió de si mateix en el treball en aquestes condicions. En els darrers anys, les organitzacions han començat a allunyar-se del correu electrònic en favor d’aplicacions de missatgeria d’equip, com Slack i altres eines de comunicació del lloc de treball. Trobar l'eina adequada o un conjunt d'eines afecta si el vostre equip podrà renunciar a les seves bústies d'entrada tradicionals. Per a molts equips, el programari de gestió de projectes ha de ser part de la solució.

Què és el programari de gestió de projectes?

El programari de gestió de projectes, també anomenats aplicacions de gestió de projectes, són eines en línia que els equips fan servir per fer un seguiment del treball. En el sentit més ampli, una aplicació de gestió de projectes podria ser qualsevol cosa, des d’un complex programari per gestionar el treball, com Microsoft Project, fins a una aplicació bàsica. Les aplicacions més importants inclouen altres eines comercials per a la gestió de recursos, el seguiment del temps dedicat a la tasca o, fins i tot, la facturació.

Sovint distingim diferents tipus d’eines de col·laboració d’aplicacions de gestió de projectes per fer més fàcil recomanar l’aplicació adequada per al propòsit adequat. Dit això, aquestes dues categories i algunes altres (com les aplicacions de taulers de kanban i les aplicacions de gestió de treball) es solapen substancialment. Així, tot i que de vegades em dóna el cas que aplicacions com Asana, Trello, Airtable i Basecamp no siguin aplicacions estrictament de gestió de projectes, les podem incloure aquí.

Què feu en els programes de gestió de projectes?

Totes les aplicacions de gestió de projectes són una mica diferents, però la majoria us permeten veure diversos aspectes del treball del vostre equip sense exigir que pregunteu sobre els vostres companys.

Quan inicieu la sessió, veieu totes les tasques que el vostre equip ha de realitzar i els terminis. Veureu a qui es va assignar a quina tasca, si i quan la van completar i si tenien cap comentari al respecte. Si un dels vostres col·legues no es troba de manera inesperada, podeu iniciar la sessió a l’aplicació de gestió de projectes i comprovar si avui li han assignat alguna cosa urgent que hauria de recollir un altre membre de l’equip. Si actualment utilitzeu correu electrònic per dir a algú que es fa una tasca, fer preguntes sobre una tasca o enviar alguna cosa per a la seva aprovació, probablement podreu beneficiar-vos d’una aplicació de gestió de projectes.

Hi ha més coses que això. A mesura que vosaltres i els vostres col·laboradors utilitzeu una aplicació de gestió de projectes, l’aplicació compta amb el treball que es fa. Quantes tasques es van acabar puntualment? El projecte encara queda pendent d’acabar el termini? Les aplicacions de gestió de projectes robustes inclouen tot tipus de gràfics i gràfics per ajudar-vos a estar pendents d'aquest tipus de coses. D’aquesta manera, si el projecte comença a esclatar, podreu detectar-lo d’hora i treballar per evitar-lo. Però no ens deixem desbancar. Analitzem com les aplicacions de gestió de projectes ajuden les persones a comunicar-se.

Què fa un Project Manager?

Un projecte és una sèrie de tasques. El responsable del projecte és la persona que sap quines són aquestes tasques, o com a mínim, les supervisa. De vegades, el responsable del projecte elimina les tasques o les posa en un grup per reclamar-les. Aleshores, el responsable de projecte fa un seguiment de les tasques i de la gent que les fa fins que no s’acabi.

No tots els equips tenen per si mateix un director de projecte, però la majoria té algú al seu càrrec. Podria ser un propietari d’empresa, un gerent o un líder d’equip. Qualsevol que sigui la vostra persona puntual o el que prengui decisions diàries, aquest és el seu responsable de projecte.

Per què el correu electrònic és dolent per als projectes

El correu electrònic és correu electrònic, que sé que és evident, però roman amb mi aquí. El correu és una horrible via d’assignació de treballs. Imagineu-vos si les vostres tasques us van arribar per correu cargol. És gairebé ridícul. No obstant això, el correu electrònic no és tan diferent del correu normal, tret que sigui més ràpid.

Penseu en què és bo per proporcionar correu electrònic:

• comunicació asíncrona amb un rastre de paper
• lliurament de documents

Penseu en què cal saber un gestor de projectes quan gestionen una sèrie de tasques:

• qui està disponible
• la quantitat de treball que cada treballador li ha assignat actualment i quan és degut
• el progrés del treball ja assignat (per exemple, "John té dues tasques assignades i totes dues estan realitzades el 90 per cent")
• un calendari de terminis
• la capacitat de prioritzar i reprioritzar les tasques en funció de les necessitats del projecte

Fer aquest tipus de treballs per correu electrònic és ridible.

Més important encara, la manera en què la majoria d’oficinistes utilitzen el correu electrònic crea interrupcions. Quan els missatges de correu electrònic nous arriben amb notificacions o notificacions emergents, els treballadors solen comprovar que el missatge entrat no és urgent. Després tornen al que estàvem fent fins a la següent interrupció. Les persones ho fan tot el dia, comprovant i escanejant el seu correu electrònic. Diversos estudis demostren que l'ús del correu electrònic ocupa al voltant del 30 per cent del dia del treballador del coneixement i que el temps es proposa uniformement al llarg del dia, en lloc de trobar-se en fragments discrets. És a dir, el correu electrònic ens interromp constantment.

Les interrupcions solen tenir un efecte negatiu net, tot i que pot ser que no sigui així com ho assumiu. Les interrupcions fan que la gent se senti més estressada i tingui una càrrega de treball més gran que la que realment. La gent també sent frustració i pressió en el temps.

La manera en què les persones interaccionen amb el correu electrònic també porta a perdre el temps. Perdem el temps quan hem de llegir el mateix correu electrònic que vam escanejar abans del dia perquè hem oblidat el que va dir. Si oblideu quina és la data per lliurar una clau, excavar-la al correu electrònic requereix un temps. I si el correu electrònic que heu recuperat és antic i la data ha avançat una setmana?

Això significa que el correu electrònic no estava dissenyat per gestionar tasques. És l'eina incorrecta per a aquesta feina.

Comunicar-se amb un servei de gestió de projectes

La gestió de projectes consisteix en fer malabars a persones i recursos, vigilar amb el temps i redistribuir o reprioritzar les tasques a mesura que canvia la situació. El programari de gestió de projectes es va dissenyar per solucionar aquest tipus de problemes i d’altres que es plantegen habitualment durant un projecte.

Com és de comunicar-se en una aplicació de gestió de projectes versus correu electrònic? És com la diferència entre veure alguna cosa amb els vostres ulls i llegir-ne una descripció. En el primer escenari, teniu el control sobre què voleu veure i quan. En el segon, confieu en altres persones per escriure missatges que us expliquin què creuen que és més important, o pitjor, què pensen que voleu escoltar.

Diferents aplicacions de gestió de projectes tenen diferents eines per comunicar-se. Gairebé tots donen suport a mencions, per exemple. Com que les aplicacions de missatgeria de Slack i d’altres equips s’han tornat tan populars, sovint podeu connectar-les a l’aplicació de gestió de projectes, racionalitzant així les converses a un mateix lloc. Si encara no teniu una aplicació de xat en equip, podeu saltar-la i buscar una aplicació de gestió de projectes que inclogui una caixa de xat integrada a l'aplicació. Amb això, Zoho Projects i ProofHub ho ofereixen.

Suposem que el projecte en qüestió té molts elements visuals i que l’equip que hi treballa necessita discutir-los. La vostra vida serà molt més fàcil si teniu eines de marcatge d’imatges a l’aplicació de gestió de projectes. D’aquesta manera, podeu escriure electrònicament sobre una imatge i adjuntar comentaris, de manera que tots els membres del vostre equip faciliten tant i entenen comentaris. Volerro és un exemple d’aplicació de gestió de projectes amb eines de marcatge.

Com s'ha esmentat, les aplicacions de gestió de projectes gestionen totes les coses bàsiques que cal fer servir i fer el seguiment, com ara tasques, terminis, avenços i assignats. Tota aquesta informació és visible per a aquells que ho necessiten. En aquest sentit, no hi ha menys necessitat de comunicar-se sobre aquest tipus de qüestions. Mai no heu d’enviar per correu electrònic a algú i CC mitja dotzena de persones per saber si gairebé s’han acabat amb una tasca quan podeu iniciar la sessió al sistema i veure que està marcat com a 75% finalitzat. Moltes de les coses que necessiteu llegir entre les línies quan feu servir correu electrònic per a la gestió de tasques de sobte es tornen clares quan feu servir programari de gestió de projectes.

Menys temps per correu electrònic significa més temps treballant

Els avantatges de rebre un equip de correu electrònic i una aplicació de gestió de projectes per comunicar-se poden ser enormes. La reducció del correu electrònic només farà que tothom sigui feliç, però això millora en comparació amb el valor afegit de tenir una visibilitat més gran de qui fa què, què fa, i l'estat de cada tasca. Fa que sigui molt més fàcil tenir informació precisa a mà a l’hora de treballar, de manera que els que prenguin decisions poden prendre bones decisions.

Per obtenir consells més específics sobre com treballar amb una aplicació de gestió de projectes, vegeu 7 maneres de simplificar la gestió de projectes en projectes de treball en equip i 5 funcions dels projectes Zoho per organitzar el vostre negoci.