Vídeo: How to Synchronize Google Calendar with Outlook 365 2016, 2013, 2010 and 2007 (Setembre 2024)
Els usuaris comercials s’han acostumat a Outlook. El client de correu electrònic per als més de mil milions d’usuaris de Microsoft Office del planeta s’ha convertit en una segona naturalesa. Però algunes empreses estan trobant que els estalvia diners i manteniment perquè Google allotgi el seu correu electrònic, calendaris i contactes, tot i que això significa que un tercer tindrà accés al contingut de correu electrònic i els anuncis de visualització orientats apareguin a la safata d'entrada. Si podríeu utilitzar Outlook amb el vostre correu electrònic de Google Apps (realment només Gmail), no haureu de veure aquests anuncis i obteniu un panell de previsualització, ordenació de la safata d'entrada, formatació rica, opcions de clic dret, connector social i bona part de les altres eines que ofereix Outlook.
Afortunadament, Google Apps Sync per a Microsoft Outlook us permet aprofitar la majoria de les eines d'Outlook, però només per a Outlook 2010 fins al moment. Si executeu Office 2013, encara podeu connectar-vos a un compte de Gmail mitjançant IMAP, però només us permetrà rebre correu, cap calendari, tasques o contactes. Utilitzant Apps Sync, Gmail emula una versió limitada d’un Microsoft Exchange Server. Obteniu la majoria de les coses importants: els vostres contactes, esdeveniments del calendari, tasques i notes d'Outlook. Però no es sincronitzaran algunes coses, com esborranys, dates de seguiment i recordatoris, regles, signatures, format de text enriquit, rebuts de lliurament, fitxers adjunts de calendari, recordatoris de tasques i entrades de diari. Hi ha una llista exhaustiva del que és i no es sincronitza en aquest PDF des de Google.
Si podeu viure amb aquestes limitacions i si la vostra empresa ha canviat a Google Apps, és senzill instal·lar i executar Apps Sync per utilitzar Outlook amb el nou servei de comunicació. És compatible amb Windows 7, Vista, XP i Outlook 2003, 2007 i 2010. Tingueu en compte que no s'ha actualitzat ni per a Windows 8 ni per a Outlook 2013, la versió inclosa amb Office 365. I els usuaris d'Apple Mac d'Outlook 2011 són bastant fora de sort. Hem contactat amb Google sobre això i actualitzarem aquest article quan hi hagi progressos. Podeu obtenir-ho aquí. Aquesta baixada us ofereix dues utilitats, a més de Apps Sync, també obtindreu la migració de Google Apps per a Microsoft Outlook que, com el seu nom indica, us permet traslladar les dades d'Outlook existents a Google Apps. Podeu descarregar l'eina de migració per separat, des d'aquí.
Un cop hàgiu descarregat l’utilitat, assegureu-vos que Outlook no estigui en funcionament i, a continuació, feu clic al botó Descarregar sincronització de Google Apps: instal·larà el programari automàticament després d’acceptar un quadre de diàleg Control del compte d’usuari.
A continuació, veureu un petit diàleg que us demanarà que inicieu la sessió al vostre compte de Google Apps. El mateix que feu servir per a Google Apps o per al compte corporatiu de Gmail.
Després d’iniciar la sessió correctament, veureu un diàleg força més complicat amb caselles de verificació per especificar què podeu importar. Aquest és realment una mica confús: la part superior del quadre de diàleg diu "Crear un perfil de Google Apps a Microsoft Outlook", que és un problema diferent de la importació. Si teniu un servei de correu preexistent que heu utilitzat amb Outlook, voldreu marcar la casella de selecció superior per conservar els vostres missatges, contactes, calendaris i notes anteriors.
Podeu comprovar i desmarcar per separat qualsevol d'aquestes subcategories si no voleu guardar-ho tot. En particular, probablement voldreu desmarcar el correu electrònic esborrat i brossa, que estan marcats de manera predeterminada. El diàleg de manera opcional us permet enviar les vostres dades d’ús a Google per ajudar-les amb la garantia de qualitat. Hi ha una altra opció que es mostra quan feu clic a Avançat: desactiveu AutoArchive. Això es comprova per defecte i significa que Google conservarà còpies de tots els missatges antics.
A continuació, feu clic al botó Crea perfil. Si la instal·lació va funcionar correctament, veureu un quadre de missatges al respecte. El quadre de missatges també us mostra com l’eina afegeix una icona a la safata del sistema de Windows i us ofereix un botó que inicia Outlook.
Quan inicieu Outlook, veureu el quadre de missatges Estat de sincronització i l'aplicació Outlook s'omplirà amb totes les vostres carpetes i correus electrònics nous. Es descarregarà fins a 1 GB a la vostra màquina local, tret que canviï el límit de l’opció Configuració del límit de la caixa de correu de l’icona de la safata
El quadre de diàleg Estat s’obrirà a partir de llavors cada vegada que inicieu Outlook, tret que desmarqueu la casella de selecció única de la part inferior: "Obriu aquesta finestra quan s’iniciï el Microsoft Outlook". Us recomano desmarcar-ho per evitar que aparegui tot el diàleg distractiu; sempre podeu trucar-la a la icona de la safata. És possible que hàgiu de fer-ho si noteu missatges de correu electrònic, articles del calendari o contactes que falten. Cada categoria de sincronització inclou un enllaç de sincronització que només pot curar els vostres problemes.
Ja esteu preparats per començar a utilitzar Outlook tal i com sempre ho teniu. Per obtenir més informació sobre l'impuls de Google per al mercat de la missatgeria corporativa, llegiu la nostra revisió completa de Google Apps. Per obtenir més informació sobre l'Outlook, llegiu la nostra crítica sobre Microsoft Office.
