Organitzeu-vos: com podeu treballar amb l'historial de revisions en Google Docs

Un avantatge d’utilitzar Google Docs és que sempre estalvia el vostre treball de forma automàtica. Un altre és que Google conserva un historial de tots els canvis que feu a un document. Com que teniu accés al vostre historial de versions a Google Docs, podeu restaurar una versió anterior d’un fitxer o fer una còpia d’una versió anterior i desactivar-la en un projecte diferent.

Tingueu en compte que només podeu veure i recuperar versions anteriors de fitxers si teniu permís d'edició. Si algú comparteix un fitxer amb vosaltres i us dóna permís de només lectura, no podreu veure el seu historial. Tingueu en compte també que la versió empresarial de Google Docs s’anomena G Suite; aquests consells han de funcionar per a qualsevol versió.

Aquí teniu el funcionament.

Com veure versions anteriors d’un Google Doc

Podeu veure una llista de l’historial de revisions de qualsevol document de Google de tres maneres.

1. Al menú, seleccioneu Fitxer> Historial de versions> Veure Historial de versions.

2. Utilitzeu la drecera de Windows Ctrl + Alt + Maj + H o Comandament + Opció + Majúscula + H a macOS.

3. Feu clic al grup de paraules subratllades situat a la dreta del menú d'ajuda. Aquestes paraules canvien segons l'estat del fitxer. Quan treballes activament en un document, es diu "Desar…" i és l'única vegada que no pots fer-hi clic. En cas contrari, diu: "Tots els canvis desats a Drive" o "La darrera modificació es va fer a" després de la data. Feu clic a qualsevol d’aquests i apareixerà l’historial de versions.

Una llista de l'historial de documents apareix a la nova columna de la dreta. Les versions individuals s'ensorren sota una capçalera per a cada data. Amplieu qualsevol d'ells per veure més granularitat en els canvis.

Per tornar a la versió actual, feu clic a la fletxa Enrere a la part superior esquerra de la finestra.

Tingueu en compte que és possible que no tingueu un historial perfecte, però, segons Google explica a la seva documentació, que "les revisions del fitxer de vegades es poden combinar per estalviar espai d'emmagatzematge".

Com restaurar una versió d’un Google Doc

Un cop tingueu accés a l’historial de versions d’un Google Doc, podeu restaurar qualsevol versió anterior. A la llista de versions que apareix a la dreta, simplement feu clic al fitxer que voleu obrir.

A la part superior de la finestra apareix un botó blau gran que diu "Restaura aquesta versió". Si restableix la versió seleccionada, encara conservarà totes les altres versions, fins i tot les que s'han creat després de la seleccionada actualment.

Com fer una còpia d’una versió anterior d’un Google Doc

A més de restaurar una versió antiga d’un fitxer, podeu fer una còpia d’aquest. Fer una còpia permet esborrar ràpidament diferents versions del mateix fitxer. Per exemple, és un truc fantàstic a l’hora de sol·licitar treballs i voleu fer que cada currículum i carta de presentació siguin únics, però no voleu començar de zero.

Per fer una còpia, obriu l'historial de fitxers, trieu el que vulgueu, feu clic a la icona de tres punts apilats i seleccioneu Crea una còpia.

Consells per editar i controlar versions a Google Docs

1) Anomeneu les vostres versions

Ara que ja sabeu trobar el vostre historial de revisions a Google Docs, podeu treure-ne el rendiment tot nomenant diferents versions. Posant-hi nom, podeu identificar fàcilment les versions que vulgueu restaurar posteriorment o extraureu-les amb un altre propòsit. Si no els canvia de nom, el nom predeterminat serà el segell de l'hora i la data. Podeu canviar-ne el nom mitjançant un d'aquests mètodes:

• Obriu l'historial de versions, feu clic a la icona amb tres punts i seleccioneu Només aquesta versió.
• Al menú, trieu Fitxer> Historial de versions> Nom de la versió actual.

2) Feu un seguiment dels canvis a Google Docs

A la part superior dreta de la barra de menús hi ha un botó de menú que diu Editar per defecte. Feu-hi clic i apareixen dues opcions noves: Suggerir i visualitzar.

Quan commuteu a Suggesting, bàsicament permet fer canvis de seguiment al document. Quan l’utilitzeu i els vostres col·laboradors, Google Docs guarda tot el vostre material nou i canvia com a suggeriments. Apareixen en un color diferent per fer-los visibles fàcilment. Podeu acceptar-los o rebutjar-los un per un o en massa .

3) Utilitzeu l'eina de comentaris per a preguntes i debats

Els redactors i els redactors sovint aprenen la manera difícil de posar comentaris en línia amb el material que s’elabora, significa que es pot publicar accidentalment amb la còpia final. Google Docs té una eina de comentari que permet als autors i editors discutir el contingut sense haver de posar paraules innecessàries a la pàgina. Us agraireu que l'heu utilitzat.

4) Utilitzeu @ Messaging

Crida l'atenció d'algú sobre una edició o un comentari mitjançant @ missatgeria, o potser hauria de dir + missatgeria, ja que Google utilitza un símbol diferent que la majoria de les altres aplicacions. De fet, si escriviu @ en lloc de +, Google el canvia per vosaltres.

Per marcar l'atenció d'algú, creeu un comentari i escriviu un signe més (+) seguit del nom o de l'adreça de correu electrònic de la persona. Google suggereix la coincidència més propera dels teus contactes. Si la persona encara no es troba als teus contactes, només cal que introduïu la seva adreça de correu electrònic. Preneu-vos el temps i feu-ho bé abans d’entrar a l’entrada. Tot el que escriviu va a la persona per correu electrònic de forma immediata, juntament amb un enllaç al document. Si feu canvis al comentari, la persona també obtindrà alertes sobre aquests comentaris. Per tant, estalvieu-los el correu brossa i penseu entre els vostres comentaris abans de prémer Enter.

5) Escriviu i editeu fora de línia a Google Docs / Drive

Sabíeu que podeu utilitzar Google Docs fins i tot quan l’ordinador o el dispositiu mòbil no està connectat a Internet? Tu pots. El meu company Eric Ravenscraft va escriure tot un article sobre com configurar Google Drive fora de línia, completat amb instruccions pas a pas.

6) Desactivar les alertes per correu electrònic

Si utilitzeu G Suite per escriure i editar molt, obtenir un correu electrònic per a cada canvi en un document pot ser una molèstia. A continuació, es mostra com desactivar aquestes notificacions. Vés a Google Drive. Feu clic a la icona d'engranatge a la part superior dreta i obriu la configuració. Al costat esquerre, seleccioneu Notificacions i desmarqueu la casella del correu electrònic.

Les instruccions curtes són: Google Drive> Configuració> Notificacions> Correu electrònic

Més consells sobre G Suite

Si utilitzeu Google Docs diàriament, aprendre alguns dels nostres consells útils per a G Suite us ajudaran a estalviar temps i a ser més eficaços amb el programa. Quan sàpigues el que pot fer el teu programari, també pot obrir noves idees sobre el que pots fer amb el teu treball.