Office 2016: més col·laboratiu, però no gaire

Gairebé no cal dir que Microsoft Office no només és la suite de productivitat d’oficines més popular, sinó que també és la més potent. Productes com LibreOffice i Corel WordPerfect són competidors directes, però no són de la mateixa classe. En lloc d'això, la competència ha estat d'aplicacions per a mòbils i alternatives en línia, sobretot Google Drive / Apps, que ofereix una col·laboració més bona, juntament amb els avantatges de l'emmagatzematge de dades en línia.

En els últims mesos, Microsoft ha tornat a centrar Office per lluitar en aquests fronts, amb una nova versió de la suite per a iOS i Android, aplicacions web millorades i, més recentment, a Office 2016, una nova versió de la suite d'escriptori que sembla dissenyada específicament per contrarestar els avantatges de col·laboració dels seus rivals. En aquest sentit, Office 2016 només té un èxit parcial; algunes funcions funcionen bé, però moltes de les funcions que desitgeu no hi són encara. Després d’haver-lo utilitzat durant els últims mesos, se sent molt com les versions anteriors d’Office: funciona bé, encara és al capdavant i a les espatlles per sobre de la competència, però encara no és tan col·laborativa com li agradaria.

A primera vista, Microsoft Office 2016 no sembla ser tan diferent de les darreres versions d'Office. Sí, la barra de títols ha canviat de color i sembla que s’han ajustat les barres i els menús de les cintes perquè funcionin millor quan treballes en una tauleta (o qualsevol màquina amb pantalla tàctil). Però les funcions bàsiques no han canviat gaire: les ordres són allà on espereu que siguin, els formats d’arxiu no es canvien, i coses com les macros i els complements també són iguals. Com que l'he utilitzat durant els últims mesos, en general, he trobat que funciona bé, però no és un gran canvi, fins que no comenceu a col·laborar amb altres persones.

De fet, els avantatges principals d’Office 2016 són les funcions de col·laboració millorades i el control una mica més de les TI sobre la gestió del sistema. D’aquestes, destaquen les funcions col·laboratives –que permeten a dues o més persones treballar junts en un document–.

Les versions anteriors d'Office tenien algunes funcions de col·laboració, però Office 2016 arriba molt més lluny, la qual cosa permet veure immediatament els canvis en un document de Word (ja que algú altre està escrivint). Tot i que aquest és un gran pas, encara no falten les funcions col·laboratives per a les versions d’escriptori d’Excel i PowerPoint, tot i que Microsoft ha promès actualitzacions en els propers mesos.

L’edició col·laborativa queda lluny d’una idea nova. És la característica que va fer que Google Docs es destacava fa anys, i des d’aleshores Microsoft ha afegit diverses funcions col·laboratives a Office, particularment a les versions basades en el web d’Office Online. En aquestes versions, diverses persones poden editar el mateix document, full de càlcul o presentació alhora. Aquesta és una característica excel·lent, útil per a fulls de càlcul en què diverses persones poden introduir informació en diferents files o treballar junts en un document editant seccions diferents.

Malauradament, les aplicacions web no són tan potents com les aplicacions d'escriptori. A les versions en línia no hi ha funcions potents per formatar; de fet, trobo que la formatació en documents complexos es pot embolicar si s’intenta fer canvis bastant petits en l’aspecte del document (canviar el text no és un problema) i les versions en línia no tenen les macros que molts usuaris avançats. confieu en la versió d'escriptori. Això no vol dir que les versions web siguin dolentes, però certament no substitueixen les versions d’escriptori. El mateix passa per a les aplicacions iOS i Android: fan una bona tasca per preservar la formatació dels fitxers i són útils per a la carretera, però per a l'edició i la creació de documents seriosos, és molt millor a l'escriptori.

A partir del Word 2013, Microsoft va fer disponibles algunes funcions col·laboratives en aplicacions d'escriptori. A Word 2013, vàreu veure una indicació que altres persones estaven editant el document, però en realitat no podríeu veure els canvis fins que no el vau guardar (quan van ser ressaltats).

A la versió d'escriptori de Word 2016, no només veieu una indicació de qui fa els canvis, sinó que podeu veure aquests canvis a mesura que s'escriuen. A les proves, he trobat que funciona bastant bé, tot i que, segons la vostra connexió, els canvis no sempre són instantanis.

Tot això requereix que el vostre document es guardi en un magatzem de documents Microsoft com OneDrive o SharePoint. Això serà una limitació greu per a algunes persones. En moltes empreses, els fitxers compartits s'allotgen en un servidor de fitxers tradicional i moltes persones utilitzen serveis que no siguin OneDrive per emmagatzemar i compartir. Microsoft ofereix un magatzem OneDrive de forma gratuïta a qualsevol persona i les persones que comprin el producte mitjançant el pla de subscripció d'Office 365 tenen accés complet a OneDrive. M'agrada el concepte de OneDrive, però sens dubte he notat problemes de sincronització d'arxius entre un PC i OneDrive; ara hi ha una eina de sincronització de darrera generació que està provant les proves de vista prèvia i espero que això solucioni el problema aviat.

Sovint treballo en un document compartit de Word (emmagatzemat en un servidor en línia de SharePoint) amb informació que el meu equip actualitza. Utilitzem la versió d'escriptori completa de Word, en lloc de l'aplicació web, perquè la formatació funciona de la manera que ho esperem. Puc veure on funcionarà molt millor quan podrem veure els canvis d'escriptura a Word 2016.

El gran inconvenient, de moment, almenys, és que, pel que fa a les aplicacions d’escriptori, només es limita a Word. PowerPoint conserva les funcions de coedició que es trobaven a la versió del 2013 (i són similars a Word 2013), mentre que la versió d’escriptori d’Excel no en té gaire. Microsoft ha dit que les versions futures d’Excel i PowerPoint que formen part d’Office 2016 obtindran una capacitat de coedició en temps real en un futur proper i que aquestes actualitzacions estaran disponibles per a aquells que comprin Office al pla de subscripció anual d’Office 365, però no per a aquells que compren la versió autònoma d'escriptori. Mentrestant, les versions web de les aplicacions continuen oferint col·laboració, que no respon del tot al problema. Tinc aplicacions on diverses persones introdueixen dades en una versió en línia d’un full de càlcul d’Excel, però després han d’obrir la versió completa d’Excel per a formatar i macros avançats.

Word, Excel i PowerPoint

Una nova novetat interessant de les aplicacions bàsiques es diu "Explica'm què vols fer", que apareix a la barra de menús de Word, Excel i PowerPoint. Per exemple, només podeu escriure "afegir taula" i així serà, o dirigir-vos al sistema d'ajuda tradicional. Em va semblar una bona incorporació, però és clar que encara hi ha marge per millorar. Per exemple, encara no té cerca de veu (ni està integrada amb Cortana a Windows 10), i generalment ofereix diverses opcions de menú en lloc de fer simplement les vostres coses.

A Word, una altra característica interessant és la "cerca intel·ligent", que inclou un panell de recerca amb informació de Wikipedia i altres fonts web. Simplement feu clic sobre una paraula o una fase de selecció i, a continuació, seleccioneu la cerca intel·ligent al menú emergent (que conté coses com tallar, copiar i enganxar). Les versions anteriors de Word us permeten cercar paraules anant a una finestra del navegador independent i tenien un "panell de recerca", però amb el 2016, això és més convenient i més autònom.

Si utilitzeu una màquina amb una pantalla tàctil i un estil, ara podeu afegir una equació dibuixant; No és una cosa que faig molt, però puc veure on pot ser útil.

Amb Excel, els canvis més notables són el gràfic, amb nous tipus de gràfics com els gràfics Pareto i la cascada. També afegeix algunes animacions i una nova funció anomenada Previsió. Les funcions de PowerPivot estan integrades en lloc d'un complement, i podeu publicar dades més fàcilment a Power BI. Això és bo per als usuaris de potència i en situacions específiques, però suposo que la majoria dels usuaris estarien més ben servits per algunes de les funcions menys valorades del producte que es van introduir en versions anteriors, com ara seleccionar un rang i col·locar el control-Q per aconseguir-ho. una anàlisi ràpida o escollint el menú d'inserció per a gràfics i taules dinàmiques recomanades.

Programes com Google Apps, Corel WordPerfect i LibreOffice ofereixen processats de text molt potents en aquests dies; no coincideixen amb Word, però són suficients per a la majoria de la gent. Tanmateix, per a la majoria dels usuaris seriosos, Excel és de classe. Microsoft va fer un gran acord quan va prometre que Office 2016 no veuria canvis en macros o formats de fitxers de versions anteriors, cosa que és molt important, atès que el paper crític d'Excel en molts paràmetres corporatius.

Sembla que PowerPoint no ha canviat gaire, tot i que es prometen les funcions de col·laboració. Microsoft inclou una nova eina de presentació nova anomenada Sway, dissenyada per crear pàgines web a les quals podeu desplaçar-vos per actuar com a presentacions; és interessant, però realment encara no he trobat la necessitat. De la mateixa manera, no hi ha molts canvis a OneNote.

Outlook i altres eines

El Outlook ha canviat més, de nou amb un focus de col·laboració, tot i que no he estat capaç de provar-los gaire, ja que la majoria de col·laboradors segueixen executant la versió anterior. Per als usuaris empresarials, afegeix una funció de grups que permet enviar ràpidament un missatge a un equip en un concepte que sembla molt semblant a Slack, i podeu veure aquestes converses per separat en una aplicació per a mòbils. També us permet compartir fitxers i calendaris per a l’equip amb més facilitat. Aquest és un concepte important i espero veure realment si ajudarà a millorar les comunicacions.

Altres novetats inclouen facilitar l'enviament d'un enllaç a un fitxer OneDrive en lloc d'enviar-lo com a fitxer adjunt (cosa que porta des de fa temps a l'aplicació Web), així com una funció "Desordenada" per als usuaris empresaris que recullen missatges de correu. que no creu que siguin spam, però que pensi que poden ser de prioritat inferior. És una idea interessant.

Mentre que la co-autorització és la gran novetat, hi ha algunes altres addicions noves a la suite, especialment per a clients empresarials. Aquests inclouen una millor publicació a PowerBI, l’eina d’intel·ligència empresarial vinculada a Excel i la darrera versió de Skype for Business. Hi ha una nova eina anomenada Delve, dissenyada per ajudar-vos a trobar documents importants i compartir-los, i el full de ruta inclou Office 365 Planner, una eina per ajudar els equips a organitzar el seu treball i que sembla molt més senzill i fàcil d’utilitzar que intentar utilitzar SharePoint o Projecte complet, però encara no està disponible. Fins ara, es tracta d’idees interessants, tot i que no semblen prou madures per a la majoria de les empreses.

Des del punt de vista empresarial, Office 2016 inclou un suport millorat de la prevenció de pèrdues de dades i l’autenticació d’autenticació multifactor, així com una nova opció de desplegament anomenada Current Branch per a empreses, que permet als departaments de TI desenvolupar actualitzacions significatives només tres vegades a l’any, donant-los més temps per fer proves. Segons aquest pla, la primera versió d'Office 2016 es distribuirà als usuaris comercials el proper mes de febrer, amb les funcions de la versió general inicial i les noves actualitzacions de seguretat.

Hauríeu de millorar?

Quan teniu un producte tan omnipresent com Office, la pregunta real per a la majoria dels usuaris és si l’actualització val la pena o no. Si només necessiteu l’edició bàsica, les versions gratuïtes per a mòbils o una alternativa com LibreOffice o Google Apps satisfarà les vostres necessitats; no són tan poderosos, però són menys costosos. Si només és un usuari d'Office que rarament comparteix fitxers, no hi ha tant en aquesta versió; probablement no notareu molta diferència per mantenir l'oficina existent. El model de subscripció d'Office 365 obté la versió actualitzada més l'emmagatzematge OneDrive, però l'antic model de compra única pot ser més barat si no necessiteu les noves funcions.

Per a les empreses petites, les funcions addicionals de col·laboració seran agradables, però de nou, moltes d’elles encara no estan totalment cuites. Per a les empreses amb un acord d’empresa o un pla de subscripció, la nova versió és una actualització més evident, però segur que puc veure l’argument per esperar fins que s’esborrin alguns dels kink de la coedició de Word o fins que Excel tingui aquestes funcions.

La meva conclusió és que Office segueix sent el programa més potent de la seva categoria, i sembla apuntat en la direcció correcta, però desitjo que algunes de les noves funcions col·laboratives fossin una mica més madures que les que apareixen en aquest llançament.

Per obtenir més informació, consulteu la revisió de Office 2016 de PCMag.