Una mala gestió del contracte podria costar els diners de la vostra empresa

El seixanta-quatre per cent de les empreses afirma que els processos d’aprovació de contractes estan causant la paralització de les ofertes, segons un nou informe de SpringCM. El principal desafiament que tenen les organitzacions és gestionar els fluxos de treball contractuals i obtenir signacions de les parts interessades principals. La més gran barrera a la qual s’enfronten les empreses, segons l’enquesta, és la manca de processos per gestionar i avançar al llarg dels contractes. El seixanta per cent de les empreses utilitzen correu electrònic per gestionar contractes, mentre que només el 32 per cent de les empreses utilitzen una eina de gestió de contractes. El sisè per cent de les empreses afirma que no té cap procés de gestió de contractes.

"Intentar obtenir contractes mitjançant processos d'aprovació interns i externs és només una experiència miserable", va dir Erik Severinghaus, cap d'estratègia i aliances de SpringCM. "Un contracte és bàsicament dades no estructurades que treballes en dues organitzacions diferents amb dos conjunts d'eines i processos diferents. Al final, si executeu mitjançant correu electrònic i fitxers adjunts, el que passa és que ningú tingui visibilitat en el procés. i ningú no pot optimitzar el procés."

"Si ens fixem en l'enquesta i els reptes més grans dels enquestats", va dir Will Wiegler, responsable de màrqueting de SpringCM, "els quatre primers són fluxos de treball, generant nous contractes, seguiment i aprovació. Es tracta de processos empresarials bloquejats. Típicament, la gent ni tan sols sap on són els contractes en procés. A quina safata d'entrada hi ha? Qui ho aconsegueix després?"

(Imatge Via: SpringCM)

Què pot fer la gestió de contractes

Les eines de gestió de contractes ofereixen a les empreses la possibilitat d’emmagatzemar, rastrejar, executar-se i executar informes sobre dades basades en contractes. Normalment es tracta d’un programari basat en núvol que pot llegir i agregar automàticament dades, així com enviar alertes a les parts interessades quan és hora de l’acció d’un contracte específic. Severinghaus va dir que les empreses que intenten gestionar aquests processos sense programari estan lluitant per corregir dades des de fins a set o vuit tipus de document o arxiu diferents, i després es tradueixen aquesta informació en un contracte o factura normalitzada. En aquests escenaris, va explicar: "Hi ha un error humà."

De fet, fins i tot les empreses que aprofiten el programari de gestió de contractes continuen lluitant per evitar errors comuns. El 90% dels errors de gestió de contractes s’atribueixen a humans, segons els enquestats. El set per cent de les empreses afirma que els errors humans ocorren molt sovint. "A un venedor li agrada parlar amb els clients, li encanta construir relacions, però generalment odien les matemàtiques, l'aritmètica, les finances i el treball manual de la traducció de números a diferents sistemes", va dir Severinghaus. "Si us encarregueu de moure aquestes coses manualment, no us ha de sorprendre si veieu errors en el procés."

(Imatge Via: SpringCM)

La quarta part de les empreses enquestades asseguren que les informàtiques estan involucrades en el procés de flux de treball dels contractes, un moviment que podria ajudar a compensar part de l’error humà que suposava registrar i processar contractes. Abans que els venedors de programari de gestió de contractes parlin amb clients potencials, el departament d’informàtica ha treballat habitualment amb analistes empresarials per ajudar a definir un flux de treball normalitzat que tingui en compte processos empresarials, tecnologia i qualsevol altre problema anterior (per exemple, per què els fulls de càlcul no es traduiran en factures).

Per exemple: Les millors eines de gestió de contractes que hem revisat ofereixen coses com ara els automatitzadors de flux de treball, la funcionalitat de xat a l'aplicació i les alertes de correu electrònic que avisen a la gent quan és hora d'actuar sobre un contracte. Algunes d’aquestes funcions es poden trobar a les eines d’elecció dels editors com Agiloft i Mitratech, com es fan els contractes, així com a SpringCM.

Aquestes funcions també poden ajudar a accelerar el cicle del contracte i estalviar diners a les empreses. La durada del cicle de contracte típic per als enquestats va ser d'entre un i dos mesos (33 per cent). El vint-i-dos per cent dels enquestats afirma que el seu cicle contractual dura més de quatre mesos. El vint per cent dels enquestats afirma que l'ús de programari de gestió de contractes ha estalviat els seus diners empresarials.

Gestió de contractes futurs

Si afegeixes tecnologies emergents com la intel·ligència artificial (AI) i l’aprenentatge automàtic (ML) a la barreja, la gestió de contractes pot ser encara més beneficiosa per als usuaris. "AI serà molt important", va dir Severinghaus. "Hi ha casos d'ús naixent en els quals AI permet contractes de divulgació mútua. AI pot fer revisió bàsica de contractes i classificació de contractes".

Malauradament, AI no resoldrà el difícil repte de desenvolupar un procés de gestió de contractes, que és el primer pas cap a l’automatització. "Som a una distància de la IA per resoldre els reptes dels processos empresarials", va dir Severinghaus. "Sorgeixen les noves tecnologies i tothom creu que serà la bala màgica. Com que aquesta tecnologia existeix, pensen que no haurem de fer el treball dur i analitzar els nostres processos empresarials. En particular, l'AI és en aquest punt on la gent diu que va guanyar. No haureu de fer el treball dur perquè AI farà el treball màgic per a nosaltres. De fet, AI és l’epitoma d’un sistema que depèn de dades estructurades i d’un procés estructurat per formar aquests algoritmes ".

Aquesta falta de normalització és per la qual cosa empreses com SpringCM impliquen empreses per desenvolupar un procés de gestió de contractes fins i tot abans de parlar amb un venedor. "No tenir un procés és una recepta de problemes en totes les etapes", va dir Wiegler. "No podeu escalar una empresa sense un procés per gestionar els contractes." Per començar a codificar el procés de gestió de contractes, Wiegler va dir que les empreses han de fer-se les següents preguntes: "Què fas ara? Què es pot estructurar en termes d'un procés que es pugui identificar?" Un cop hàgiu identificat el vostre procés i ha de ser, podreu treballar amb proveïdors de TI i programari per crear un sistema que funcioni. O, com va dir Wiegler, "No podeu automatitzar alguna cosa si no enteneu què és primer".

SpringCM va enquestar a 1.409 enquestats, el 32% dels quals provenen d’empreses de menys de 100 empleats i el 16% dels quals provenen d’empreses de més de 8.000 empleats.