Vídeo: What Is NetSuite OneWorld? (Setembre 2024)
Oracle NetSuite OneWorld és un dels sistemes més populars de planificació de recursos empresarials basats en el núvol (ERP) actuals al mercat. Els sistemes ERP solen ser complexos simplement perquè cobreixen molt de terreny: des de comptabilitat i finances fins a vendes, màrqueting, gestió d’inventaris i molt més. NetSuite ha treballat molt per mantenir el seu programari el més senzill d’utilitzar possible, però gran part de la seva popularitat prové del fet que és prou sofisticat i flexible per donar cabuda a tot tipus de negocis: des de petites i mitjanes empreses (PIME) fins a multinacionals. empreses. I ara que NetSuite ha estat adquirit per Oracle i probablement s’integri a la cartera de programari empresarial Fortune 100 d’aquesta empresa, aquestes capacitats només augmentaran.
Aquesta flexibilitat és, tanmateix, de vegades l’avantatge de l’aplicació. NetSuite és tan complet que és gairebé impossible conèixer totes les seves funcions i capacitats, cosa que es demostra en el fet que els experts ERP i NetSuite aconsellen fermament als clients que participin en una empresa de consultoria NetSuite qualificada per tal de configurar i personalitzar correctament el programari abans de llançar-lo. als usuaris
Això pot dificultar els usuaris per aprofitar al màxim aquesta valuosa plataforma. És molt possible que el programari tingui funcions útils que potser ni tan sols saben. Per ajudar-vos, hem tocat una llista breu d’usuaris i consultors experts i hem recopilat una col·lecció de consells i trucs d’Oracle NetSuite OneWorld per mostrar-vos com utilitzar algunes de les funcions que potser ni tan sols heu pogut conèixer NetSuite. També us mostrarem com fer servir millor algunes funcions que cada dia necessiteu. Ampliarem aquest compendi a mesura que passi el temps i us convidem a que compartiu els vostres propis consells i tècniques.
Craig Sullivan, Chris Manchester, Will Goodbourn i NoBlue van proporcionar els següents consells. Sullivan és vicepresident sènior d’Internacionals Productes d’Oracle NetSuite, Manchester és consultor principal de NetSuite al soci i consultor de NetSuite Sikich LLP, Goodbourn és consultor de solucions del grup Klugo a Austràlia i NoBlue és soci i consultor de NetSuite al Regne Unit. Agraïm tota la seva participació i la voluntat de compartir la seva experiència.
Categories
- COMPTABILITAT I FINANCES
- Cadena de fabricació i subministrament
- MILEBIL I SISTEMA
- VENDES
Consell 1: aprofiteu al màxim el vostre gràfic de comptes
El vostre quadre de comptes és fonamental per al procés de comptabilitat de la vostra organització. El gràfic separa i organitza els actius, despeses, passius i ingressos de manera que sigui més fàcil calcular la salut financera global de la vostra empresa. NetSuite OneWorld inclou una carta completa de comptes, però molts usuaris perden capacitats importants a l’hora de posar en contacte diverses entitats, com ara filials. Per facilitar-ho, proveu-ho:
Quan creeu un compte nou, afegiu una identificació externa (mitjançant importació) que és el número de compte general (GL) del compte per facilitar la importació de l'entrada de diari. El quadre de comptes de la consolidació d’Oracle NetSuite OneWorld (multi-companyies) s’hauria de compartir entre totes les vostres filials. Per exemple, utilitzaríeu els mateixos comptes a pagar i els mateixos comptes a cobrar per a totes les filials, independentment de la moneda. Podeu fer-ho fàcilment perquè Oracle NetSuite OneWorld s’ajusta automàticament per a les revaloracions de moneda.
Tanmateix, recordeu que és millor utilitzar els comptes predeterminats estàndard d'Oracle NetSuite OneWorld sempre que sigui possible en lloc d'importar-los. A més, utilitzeu Segments per a informes financers en lloc de crear comptes GL separats per a cada departament, canal o filial.
Consell 2: Obteniu més informació sobre la gestió financera
Els taulers de control són una forma excel·lent d’accedir a les operacions usades. Un cop identificats dreceres, informes, indicadors de rendiment clau (KPIs) utilitzats habitualment, cerques guardades o altres funcions per a un paper determinat, Oracle NetSuite OneWorld us permet integrar-les en un quadre de comandament específic per a aquest treball. A continuació, podeu configurar i publicar aquests taulers de comandament per a usuaris concrets. D'aquesta manera es fa un recorregut per a usuaris individuals que puguin tenir taulers completament diferents. Podeu editar i modificar els taulers de comandament d’un usuari per a l’ús d’un altre usuari o copiar un quadre de comandament uniforme a diversos usuaris o a un equip amb les mateixes necessitats.
Consell 3: utilitzeu conjunts fantasma en la producció, la cadena de subministrament i la planificació de requisits de material (MRP)
Els conjunts fantasma són articles generalment no emmagatzemables produïts per utilitzar-los com a components en muntatges de fabricació. També es poden utilitzar per simplificar la gestió de la facturació de materials (BOM) o per representar una opció de configuració per a un determinat producte fabricat.
La funció Phantom BOM també permet als usuaris controlar quins muntatges es trauran de les existències i que es completaran com a part de la comanda de treball del muntatge emmagatzemable. Per exemple, els usuaris poden crear un element de muntatge (per exemple, una roda de bici, per exemple) que representi una opció de configuració del producte i, a continuació, establir-lo com "Pantalla".
Per fer-ho, cal habilitar les següents funcions al menú Configuració: Configuració> Empresa> Tasques de configuració> Habilita funcions:
Elements de muntatge
Comandes de treball
Un cop activat, les opcions de muntatge fantasma apareixen als registres de muntatge i ordre de treball.
Consell 4: Ús dels papers en la implementació i la configuració del sistema:
És importantíssim la manera com es creen i s’assignen els rols a Oracle NetSuite OneWorld. Hauria de ser objecte de diverses reunions de processos de seguretat i negocis abans de desplegar el programari. Els papers són importants perquè representen el vostre primer nivell de control per a la seguretat de les dades; qui ets i què fas, defineix l’accés a les dades i funcions, per la qual cosa s’ha de resoldre amb cura.
Per provar que els vostres rols tenen els permisos adequats, copieu l'URL d'un paper i utilitzeu-lo en un altre per actuar com a prova. Si el segon paper no té el permís adequat, Oracle NetSuite OneWorld explicarà exactament quin permís cal. A més, intenteu definir grups de rols o funcions que pertanyin a grups d'usuaris (com ara departaments o equips) en lloc de crear un rol separat per a cada usuari. Si una persona necessita permisos lleugerament més o menys que la resta, podeu ajustar-la mitjançant l'ús de Permisos globals a sobre del paper personalitzat definit, similar a com ho faríeu en un directori de xarxa com Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD). A més, intenteu sempre utilitzar un rol personalitzat en lloc d'un rol estàndard. Les funcions personalitzades es poden modificar amb el pas del temps, mentre que les funcions estàndard no ho poden fer, cosa que les fa inherentment més segures i fàcils de gestionar a llarg termini.
Consell 5: Habilita NetSuite Mobile
NetSuite Mobile és una característica que moltes organitzacions utilitzen. Dues àrees en què NetSuite Mobile estalvia temps i incita a informar amb més precisió són l’entrada de l’informe de despeses i l’actualització de les dades de clients i vendes. En introduir despeses i els rebuts associats a mesura que passin, eliminareu els errors d’entrada perduts quan els introduïu en lots.
Els detalls de despesa són els blocs de construcció des dels quals podeu gestionar despeses i crear informes de despeses. Inclouen una imatge del rebut físic i la descripció adjunta de la despesa. Podeu adjuntar fins a quatre imatges a un detall de despeses individualitzat, cosa que facilita l’organització de diversos articles sota una sola categoria (per exemple, coses com aparcament de bitllets, tarifes de taxi o àpats de nit).
Per crear un detall de despesa:
Primer, toqueu "Nova despesa" al tauler de casa.
En segon lloc, toqueu la icona Imatge de càmera.
En tercer lloc, trieu una imatge existent al vostre ordinador o capturau una nova imatge i apunteu-la.
A continuació, toqueu de nou la icona de la imatge de la càmera per afegir diverses imatges segons calgui (recordeu-ne, el màxim és de quatre).
A continuació, empleneu els camps de descripció perquè la comptabilitat sàpiga què passa.
Finalment, toqueu Fet per desar el detall de despeses i aneu bé.
Consell 6: creeu camps personalitzats per adaptar OneWorld al vostre negoci
Els camps personalitzats són camps d'entrada de dades i de base de dades que no formen part de la configuració predeterminada d'Oracle NetSuite OneWorld. Mapant acuradament els processos empresarials, podeu esbrinar les dades que necessita la vostra organització per capturar per optimitzar el valor d'Oracle NetSuite OneWorld per a la vostra empresa. Podeu afegir aquests camps a qualsevol mòdul d'Oracle NetSuite OneWorld. Es pot tractar d’un camp del mòdul de gestió de relacions amb els clients (CRM) que recull alguna cosa sobre els vostres clients que només pot necessitar la vostra empresa o camps personalitzats del vostre mòdul d’inventari o comptabilitat. No és difícil afegir un o més d’aquests camps personalitzats als vostres registres.
Per començar, vés a Personalització> Llistes, registres i, a continuació, Camps. Des d'allà, seleccioneu> Nou i, a continuació, indiqueu cap a on hauria d'anar i quin és el tipus de camp desitjat.
A continuació, al camp Etiqueta, introduïu un nom o una descripció per al camp. Aquesta etiqueta es mostra al camp de les transaccions que seleccioneu. Si voleu, introduïu un identificador únic per a aquest camp. Es pot configurar com una cadena alfanumèrica de fins a 30 caràcters. Aquesta cadena no ha d'incloure cap espai, però pot incloure guions baixos ("_"). NetSuite modifica automàticament l'ID introduït en aquest camp amb un prefix que correspon al tipus de camp que es crea, tal com es mostra a continuació:
CRM: custevent
Entitats: custòdia
Elements: custitem
Columna de transacció: custcol
Bodyrgan de transacció: custbody
Seleccioneu el propietari d’aquest camp personalitzat. Només el propietari pot modificar aquest registre. El vostre nom està seleccionat de manera predeterminada. Introduïu una descripció del camp. Al camp Tipus, seleccioneu el tipus de camp personalitzat que voleu crear. El tipus de camp que seleccioneu determina les altres opcions que podeu configurar en aquesta pàgina. Si heu seleccionat Llista / Registre o Selecció múltiple al camp Tipus, seleccioneu la llista o el registre que conté els elements del camp de la llista.
De manera predeterminada, l’opció Valor d’emmagatzematge està habilitada de manera que s’emmagatzemen els valors de camp personalitzats al vostre compte Oracle NetSuite OneWorld. Esborreu aquesta casella per indicar que els valors d’aquest camp personalitzat són "només de visualització" i no s’han d’emmagatzemar. A més, alguns tipus de dades de camp personalitzats ofereixen una opció "Ús del format xifrat" que podeu habilitar per xifrar els valors de camp emmagatzemats a la base de dades.
Consell 7: Configura Oracle NetSuite OneWorld per a iPhone
Lliure d’utilitzar per a tots els clients d’Oracle NetSuite OneWorld, l’aplicació iPhone Oracle NetSuite OneWorld proporciona accés a informació bàsica sobre el negoci, de manera que podreu supervisar fàcilment les activitats comercials en qualsevol moment des de qualsevol lloc. L’aplicació està dissenyada principalment per a l’ús a l’iPhone, però funcionarà en qualsevol dispositiu iOS amb Apple iOS 7.x o superior amb connexió a Internet. A continuació, es mostra com podeu configurar alguns dels paràmetres més importants:
Desament o eliminació dels detalls d’inici de sessió: l’aplicació pot emmagatzemar les dades d’inici de sessió mitjançant la funció “Recorda’m”. Per activar-ho, aneu a Configuració:
A continuació, toqueu "Recordeu-me", introduïu les vostres credencials d'inici de sessió, toqueu "Habilitar" i, a continuació, llegiu i accepteu la declaració legal d'Oracle NetSuite OneWorld. Per suprimir els detalls d’inici de sessió, només cal que torneu a la mateixa configuració i toqueu "Desactivar".
Configuració de la barra de pestanyes de navegació: podeu configurar la barra de pestanyes de navegació per mostrar les quatre opcions entre les següents: Inici, calendari, cerques desades i la llista de tipus de registre compatibles. A la barra de pestanyes de navegació, toca "Més" i, a continuació, a la barra de menús, toca "Reordena". Ara podeu moure els tipus de registre cap amunt o cap avall de la llista arrossegant la icona Grab. En acabar, toca "Fet". Els primers quatre elements es mostraran a la barra de pestanyes de navegació (situada a la part inferior de la majoria de pantalles).
Configuració del registre de trucades telefòniques: el registre de trucades telefòniques us permet fer un seguiment de totes les trucades iniciades des de l'aplicació per a iPhone Oracle NetSuite OneWorld (aquesta funció està desactivada de manera predeterminada). També us pot recordar que registreu la vostra darrera trucada; Tan aviat com ha finalitzat una trucada, una alerta emergent us recorda que inicieu la trucada. Per ajustar aquesta configuració, vés a la configuració i toca "Registre de trucades telefòniques". Un cop hàgiu acabat, toqueu "Fet".
Consell 8: aprofiteu al màxim els feeds RSS
Molts usuaris no utilitzen la funció de canals RSS al tauler de taula Oracle NetSuite OneWorld, que pot ser un error, especialment per a equips o divisions que es vulguin actualitzar fàcilment i regularment. El RSS significa "Resum del lloc enriquit" i és una manera de publicar les actualitzacions d'informació en un canal de col·laboració d'estil de mitjans de comunicació social perquè hi puguin subscriure-hi persones, equips o altres grups. Aquests feeds poden originar-se a la vostra organització o en algun altre lloc del web obert. L’Oracle NetSuite OneWorld disposa de fonts RSS incorporades a les quals podeu subscriure-us immediatament, com ara Yahoo Business News, però hi ha moltes eines disponibles que us ajudaran a crear un feed RSS personalitzat per a tot tipus d’usos diferents.
Com a exemple, Queryfeed us permet utilitzar una eina de cerca senzilla per raspar Facebook, Google o Twitter per esmentar una paraula clau o una paraula clau determinades. De manera que podeu supervisar cada vegada que algú esmenti la vostra empresa a Twitter o vigileu pel que fa al succés d'un esdeveniment de la indústria que us afecta. Si creeu aquest feed, només triguen uns minuts i, a continuació, podeu fer servir les funcions RSS d'Oracle NetSuite OneWorld per mostrar aquestes dades directament als taulers de treball Oracle NetSuite OneWorld.
Un servei RSS us proporcionarà una adreça URL del lloc web que conté el codi per al vostre feed RSS personalitzat. Aleshores, només heu de fer:
Feu clic a l'enllaç "Personalitza" que hi ha a l'extrem superior dret del tauler de taula Oracle NetSuite OneWorld. D’aquesta manera, s’ofereix un menú de tots els "portlets" del quadre de comandament disponibles. Des d'allà, podeu seleccionar "Feed RSS" i arrossegar-lo allà on vulgueu.
Feu clic a l'enllaç "Configuració" situat a la part superior del nou portlet de canals RSS per canviar l'origen.
Al camp "URL de l’alimentació", introduïu l’URL del vostre nou canal RSS.
S'haurà afegit el nou canal RSS.
Veure totes les categories VENDA I MERCATGEConsell 9: feu que el CRM sigui encara més manejable
Les funcions de CRM d’Oracle NetSuite OneWorld ja són competitives i completes, però hi ha diverses maneres de fer més fàcil l’ús del CRM:
Utilitzeu assignació automàtica de plom. Configureu les vostres regles de venda i els territoris de vendes per assignar immediatament nous clients a representants o equips de vendes associats tan aviat com estiguin disponibles.
Realitzeu un seguiment i controli l’última activitat de vendes en els registres de contactes, oportunitats i oportunitats. D’aquesta manera es garanteix que es posin en contacte amb les oportunitats oportunes.
Utilitzeu recordatoris de tauler de comandament amb titulars per guiar fàcilment i ràpidament les tasques diàries.
No oblideu definir les campanyes de màrqueting com a "EXECUTE" per a que es puguin processar en el moment indicat.
Creeu enquestes de satisfacció fàcilment personalitzables mitjançant els registres personalitzats per enviar-los per correu electrònic als vostres clients; els resultats es poblaran automàticament a Oracle NetSuite OneWorld i es poden fer un seguiment fàcil.
Consell 10: Com respondre a un correu electrònic des d'un registre
No sempre és fàcil esbrinar com respondre a un correu electrònic generat a partir d’un registre. Aquí és com:
Al registre des del qual vulgueu enviar el missatge de correu electrònic, feu clic a la subpulsa Comunicació. A continuació, a la subpulsa Missatges posterior, feu el següent:
Feu clic a Mostra al costat del missatge de correu electrònic:
A continuació, feu clic a Respon, respon a tots o Endavant:
Si esteu responent, els fitxers adjunts no s’inclouen de manera predeterminada, però es poden afegir a la sub-fitxa Adjunts. Els missatges reenviats inclouen fitxers adjunts de manera predeterminada.
Consell 11: Com enviar un missatge de correu electrònic nou des d'un registre
No és difícil enviar un correu electrònic que inclogui un registre. Aquesta és una forma útil de reenviar el registre. Si envieu un missatge de correu electrònic nou, feu clic a Correu electrònic. També podeu utilitzar el botó "Crea nou" a la part superior del registre i seleccionar el correu electrònic a la llista desplegable. Apareixerà un quadre de missatges de correu electrònic.
A continuació, seleccioneu el contacte que voleu enviar per correu electrònic al camp Destinatari o introduïu una adreça de correu electrònic. Si voleu incloure altres destinataris, a la columna Copiar altres, seleccioneu els altres que vulgueu incloure en aquest missatge. Al camp de correu electrònic, introduïu una adreça de correu electrònic si no n’hi ha. Marqueu la casella Cc per copiar aquest contacte o la casella Bcc per copiar el contacte.
Consell 12: Gestió de correus electrònics rebuts
A Oracle NetSuite OneWorld, quan un missatge de correu electrònic retorna una adreça no vàlida o un rebot dur, tots els registres associats a aquesta adreça de correu electrònic ofereixen una advertència que l’adreça de correu electrònic no és vàlida. Aquesta advertència inclou campanyes de màrqueting per correu electrònic, així com clients, contactes, venedors, empleats i altres registres de noms i missatges de correu electrònic. Hi ha moltes raons possibles de rebots durs. Aquests inclouen un usuari desconegut, un domini dolent, un error d’adreça i l’error tancat del compte, per citar només alguns.
Aquestes adreces de correu electrònic també s’afegeixen a la “Llista d’adreces de correu electrònic rebudes”. Oracle NetSuite OneWorld no enviarà missatges de correu electrònic a les adreces que han desencadenat un rebot dur fins que no se suprimeixin d’aquesta llista, manualment o després que hagi transcorregut un temps especificat. Aquest temps especificat l’administra el compte a la pestanya Correu electrònic a Configuració> Empresa> Preferències> Configuració d’impressió, fax i correu electrònic.
Podeu veure una llista d'adreces de correu electrònic rebotades a Llistes> Relacions> Adreces de correu electrònic rebudes.
Aquí, podeu eliminar manualment les adreces de correu electrònic de la llista per incloure-les de nou a les campanyes de correu electrònic. Mentre hi hagi adreces de correu electrònic en aquesta llista, Oracle NetSuite OneWorld no enviarà correus electrònics a aquests destinataris. Tot i això, només romanen en aquesta llista durant el període de temps esmentat anteriorment. Els períodes de temps definits per "eliminar les adreces de correu electrònic de la llista d'adreces de correu electrònic rebotades després de" són de 30 dies, 90 dies, 180 dies o mai. Si el vostre compte és "mai", els correus electrònics rebuts es mantindran en aquesta llista i, per tant, no s'enviaran mai correus electrònics, tret que els elimineu manualment.
Consell 13: utilitzar la funció Comissions d’empleats
El mòdul de la Comissió (també conegut com a "gestió de la compensació d'incentius") està disponible com a mòdul addicional per als clients d'Oracle NetSuite OneWorld. Permet als empresaris pagar fàcilment les representacions de vendes i la comissió de representació dels seus socis, ja sigui com a part del seu salari o per xec (tractat com una transacció de comptes a pagar). La funció de compensació de vendes d'Oracle NetSuite OneWorld s'integra amb les seves característiques de comptabilitat, de manera que això sigui fàcil. Quan s'ofereixen ofertes, el sistema calcula automàticament la comissió de vendes.
Per començar a utilitzar la funció Comissions d’empleats, assegureu-vos que heu documentat exactament com calculen les comissions de la vostra organització. Doneu-ho a un administrador i, a continuació, pot començar activant la funció a Configuració> Empresa> Tasques de configuració> Habilita funcions (administrador), que es troba a la subpestanya Empleats.
Si la vostra empresa ofereix incentius als socis per a les vendes, també podeu utilitzar la funció Comissions i taxes de socis.
Per començar a utilitzar la funció Comissions d’empleats, cal fer tres coses fonamentals:
Definiu les vostres preferències de comissions a Configuració> Vendes> Gestió de vendes> Comissions (administrador). Aquestes preferències determinen com i quan pagueu comissions d’empleats i afecten totes les comissions que s’instal·len al vostre compte OneWorld d’Oracle NetSuite OneWorld.
Creeu programes de comissions per a empleats a Previsió> Comissions> Programes d'empleats> Nou (administrador de vendes). Els horaris de les comissions defineixen les regles que determinen com es calculen les comissions. Les planificacions es poden basar en vendes totals, percentatge de quota atesa, quantitat venuda, benefici total o en rendibilitat.
Creeu i assigneu plans de comissions d’empleats a Previsió> Comissions> Plans d’empleats> Nou (administrador de vendes). Els horaris de les comissions dels empleats es col·loquen en els plans de comissions que s'assignen a les seves representacions de vendes. Podeu incloure múltiples programes de comissions en un sol pla i podeu assignar més d'un representant de vendes a un pla. Tanmateix, no podeu assignar un representant de vendes a més d’un pla de comissions per al mateix interval de dates.
Consell 14: Com gestionar les entitats de baixa de masses amb adreces de correu electrònic rebudes
Tenir molts clients o venedors amb adreces de correu electrònic que reboten no només és inconvenient, també pot disminuir l'eficàcia d'una campanya de màrqueting per correu electrònic. A més, es requereix temps per corregir quan teniu programades diverses campanyes de correu electrònic massives.
Per accelerar les coses, podeu donar-vos de baixa de clients i d’altres amb adreces de correu electrònic no vàlides de campanyes de correu electrònic amb una actualització massiva. Aquesta actualització massiva es pot basar en el camp "Difícil rebut" que s’estableix en un registre cada vegada que un correu electrònic enviat des d’Oracle NetSuite OneWorld desencadena un rebot dur.
Per començar, vés a Campanyes> Altres> Actualitzacions massives. A continuació, expandiu "Actualitzacions generals".
Feu clic al tipus de registre que vulgueu donar-vos de baixa. Quan esteu a la pàgina d’actualització massiva, cerqueu la subpulsa Criteris i seleccioneu "Rebuts difícils" a la columna Filtre. Trieu "Sí" per seleccionar tots els destinataris les adreces de correu electrònic que hagin rebut dur. A continuació, feu clic a "Estableix".
Introduïu qualsevol altre criteri per als registres que vulgueu donar-vos de baixa i feu clic a la sub-fitxa "Camps d'actualització massiva". Marqueu la casella a la columna "Aplica" al costat de la casella Estat de subscripció global. A continuació, a la columna "Valor", seleccioneu "Desactivació suau". Feu clic a Previsualitza per revisar els registres que estaran afectats per aquesta actualització. Finalment, a la pàgina Vista prèvia, feu clic a "Realitza l'actualització".
Suggeriment 15: aconseguir el contacte amb les interaccions del client mitjançant l'opció "Mostrar activitat"
De vegades, les tècniques més útils no són les més complexes. Si voleu posar-vos al dia ràpidament en les interaccions amb un client, hi ha un botó "Mostra l'activitat" que s'amaga al menú Accions de cada registre de client. Aquest botó us permetrà fer el treball amb només uns clics del ratolí. Es troba a la pestanya "Accions" del registre de clients.
Si feu clic a aquesta opció de menú, podreu obtenir una impressió emergent de totes les activitats i missatges de correu electrònic enviats a i des del client en una llista fàcil de desplaçar. Podeu avançar-vos al màxim amb el que ha passat i és molt més ràpid que no pas escopir-vos a través de totes les interaccions antigues.
