5 coses a tenir en compte a l’hora de triar el programari de seguiment de temps

Si la vostra empresa busca una solució de seguiment de temps que pot ajudar-lo a controlar millor la quantitat de temps que els empleats dediquen a tasques específiques, llavors estarà encantat de saber que hi ha desenes de solucions que us poden ajudar. Malauradament, perquè existeixen tants serveis, trobar l'eina adequada pot ser desconcertant. Factors com la funcionalitat de gestió de projectes (PM), la supervisió dels empleats, la personalització i, per descomptat, el preu, són consideracions que porten una investigació igual i intensa.

, es detallaran les coses més importants a tenir en compte a l’hora de triar el programari de seguiment de temps. Us explicarem amb detall cada factor i us expliquem què heu de buscar per prendre la decisió correcta. Feliç caça!

1 1. PM vs Pure Play

El programari de seguiment del temps té dos sabors diferents. Podeu comprar eines que són petites parts de les suites PM generals o comprar programari que no faci més que registrar, fer el seguiment i ajudar a pagar el temps treballat. Les eines de PM són ideals per a empreses de serveis professionals que vulguin fer coses com ara compartir compartir fitxers basats en núvols, delegació de gestió de tasques, anàlisi de projectes, informes de despeses, previsió de pressupostos, facturació, fer pagaments, fer el seguiment d’hores facturables i fer projeccions per a necessitats futures de personal.. Les empreses mitjanes solen utilitzar aquestes eines més que les petites empreses i els contractistes independents. En aquesta categoria hi trobareu eines com Mavenlink, Wrike i Zoho Projects : cadascun dels quals representa el millor del mercat PM, amb un seguiment de temps de qualitat integrat.

Per als autònoms i empreses que estan més decidits a fer un seguiment de qui treballava i quan, hi ha una altra categoria de programari de seguiment del temps que probablement té més sentit. En aquesta classe, hi trobareu programari com Hubstaff i els nostres fulls de càlcul de l’eina de selecció d’Editors. Aquestes eines fan poc més que permetre afegir i fer el seguiment del temps, editar el temps ja registrat, informar sobre el temps treballat i supervisar un personal de treballadors. Ambdues eines realitzen aquestes tasques excepcionalment bé. Malauradament, les eines de seguiment de temps de reproducció pura no us proporcionaran la funcionalitat de PM que trobareu en aquesta darrera categoria. Això significa que les empreses més grans que requereixen eines de PM hauran d’anar amb una eina de tercers si trien un seguiment del temps en un joc pur.



2 2. Preus i plans

Les solucions de seguiment de temps de reproducció pura són menys costoses que les solucions de seguiment de temps relacionades amb les suites PM TSheets comença amb un pla gratuït orientat a un usuari. Aquest pla és ideal per a autònoms que necessiten fer un seguiment del temps mentre treballen en projectes. TSheets també té un pla de fins a 99 usuaris que costa 4 dòlars per usuari al mes, amb una quota base de 16 dòlars al mes. Hubstaff comença amb un pla bàsic de 5 dòlars mensuals que us permet accedir a eines senzilles de seguiment de temps, a un gestor de programació de pagaments per a empleats, a una assistència 24/7 i a configuracions d’usuari que es poden gestionar de forma específica. Hubstaff també ofereix un pla Premium de 9 USD per mes per usuari, que inclou tot el que trobareu al pla Bàsic, però també accedireu a la interfície de programació d'aplicacions (API) de Hubstaff i a una eina bàsica de programació.

Com que obteniu molta més funcionalitat d’eines centrades en PM, no ha de sorprendre que pagueu més. El pla més barat de Mavenlink que inclou el seguiment del temps costa 39 dòlars per usuari al mes. El pla de seguiment del temps més barat de Zoho costa 25 dòlars al mes per un nombre il·limitat d’usuaris, però només 20 projectes. El pla de seguiment del temps més econòmic de Wrike costa 24, 80 dòlars per usuari al mes.



3 3. Seguiment dels empleats

Algunes solucions van per sobre i per assegurar-se que els empleats treballen on i quan diuen que es troben. Algunes eines, com Hubstaff, graven captures de pantalla mentre els empleats estan en rellotge i, després, es fan arribar les captures de pantalla als directius abans que els empleats puguin acreditar haver completat un torn. Aquestes eines també poden registrar un registre de volums d’activitat del teclat i del ratolí durant els torns. La majoria de les eines que vam provar us permeten controlar els moviments dels empleats mitjançant el seguiment GPS quan utilitzen les aplicacions mòbils de l’eina, i algunes us permeten que els usuaris es puguin agafar un selfie quan arribin o surtin d’ubicacions.

Si necessiteu aquest nivell de supervisió (esgarrifós), el vostre camp serà estret. No sempre que l’eina de seguiment s’ofereixi com a funció integrada i les eines basades en PM no solen oferir aquesta funció en absolut. Assegureu-vos de preguntar a cada venedor si ofereixen això abans de començar a provar productes.



4 4. Camps personalitzats

La majoria d’eines es basen completament en el temps de seguiment. Tanmateix, algunes eines us permeten factoritzar conjunts de dades addicionals per a empreses i individus que poden estar més enfocats a la producció que a la durada. Això és especialment útil per a la construcció, el transport i els serveis de fabricació que s’inclinen a mesurar per estructures creades, distàncies recorregudes i articles produïts a mesura que treballen les hores. Per exemple, TSheets us permet crear sis camps completament personalitzables que es poden afegir com a indicador per a cada sortida. Si teniu una empresa de construcció, podeu demanar el següent: "Hi va haver algun incident? Sí o no". Si els treballadors no responen, no podran fer-ho. O podeu preguntar als camioners quants quilòmetres acabaven de recórrer. Aquests camps seran inclosos en els informes per obtenir una visió més dimensional de com es treballa, com són els equips productius i de qualsevol altra informació rellevant del lloc de treball que pugui necessitar per crear una imatge completa de la jornada laboral o torn.

Tot i que Wrike no us ofereix el mateix seguiment avançat que TSheets, podreu recollir dades importants dels empleats al començament i al final dels torns. Wrike us permet afegir camps personalitzats al panell de tasques de manera que, quan passeu els vostres informes, podreu veure coses com ara "facturació", incidents laborals, quilometratge, etc. Malauradament, aquests elements apareixeran a la vostra generalització de la vista de tasques des de la consola PM però les dades no apareixeran als informes d’entrada de temps.

Si el vostre negoci està més inclinat a mesurar la producció que l'horari d'home, potser us resultarà millor una solució amb camps personalitzats. Assegureu-vos de preguntar al vostre proveïdor quina personalització ofereixen, i també com comporten les personalitzacions en els informes.



5 5. Integracions i extensions

El major benefici de Projectes Zoho és l’accés a l’ecosistema de programari de Zoho, que inclou la gestió de relacions amb els clients (CRM), el màrqueting per correu electrònic i el programari i les eines de gestió de recursos humans (recursos humans). Podeu convertir fàcilment aquests productes en una solució integral que alimenti dades d’uns a altres sense cap intervenció manual. Això és excel·lent per al processament de pagaments, el personal del projecte, la facturació i gairebé qualsevol cosa que combini el temps treballat amb les dades que es mostren en altres programes.

Assegureu-vos de preguntar als vostres venedors si s'integren amb eines de tercers. Si us agraden dos venedors per igual, però un ofereix més d’aquestes integracions orgàniques que l’altre, haureu d’anar amb el primer. Tingueu en compte: la majoria de solucions de seguiment del temps ofereixen una interfície de programació d’aplicació oberta (API), cosa que significa que el vostre equip de desenvolupament intern pot crear integracions amb altres eines d’API obertes. Tanmateix, si dirigiu una petita empresa o si no teniu prou feines tècniques internes, probablement haureu de necessitar que aquestes integracions s’entreguin orgànicament a través del venedor.