Ressenya i valoració d'Abacus

Una aplicació de seguiment de despeses sòlida proporciona la capacitat de gestionar diverses tasques. Sobretot, quan el seu retorn de la inversió (ROI) depèn de projectes i clients de l’equip; en aquest cas, ha d’ajudar el departament de finances de l’empresa i els directius a compatibilitzar les despeses de diverses maneres. Abacus (que comença a partir de 9 dòlars per usuari al mes) fa una gran tasca per cobrir totes aquestes bases per a empreses que realitzen negocis als Estats Units amb la seva interfície moderna i fàcil d’utilitzar. La interfície mòbil d'Abacus es troba molt a prop de les de l'Editor 'Choices Certify i Rydoo. Tot i que no pot coincidir amb els seus àmbits internacionals ni les seves capacitats de definició de polítiques i normes, l’eina de reemborsament d’Abacus és de primera qualitat com a part d’una plataforma integral de seguiment de despeses per a empreses nacionals.

Preu i plans

El preu d'Abacus comença a partir de 9 dòlars per usuari al mes pel seu paquet Starter, que inclou controls automatitzats de polítiques, integracions amb Intuit QuickBooks i emmagatzematge il·limitat de dades, entre d'altres. Per 12 dòlars per usuari actiu al mes (facturada anualment), Abacus afegeix encaminament d'aprovació programable, integració de targetes comercials i suport addicional. També ofereix un pla personalitzat per a empreses. Usuari "actiu" significa que només pagueu els usuaris quan tenen una despesa aprovada al mes.

Abacus no cobra addicionalment per a un empleat que els costa massa. Abacus tampoc cobra pel vostre comptable, implementació o assistència permanent (correu electrònic per al pla d’inici; telèfon i xat en viu per a Professionals i Enterprise). L’empresa també cobreix les taxes de pagament de les cases de compensació automatitzada (ACH) sense despeses addicionals.

Podeu registrar-vos a una prova gratuïta del pla d’arrencada de 30 dies gratuïtes contactant amb l’empresa. Una part del servei i la proposta de valor d'Abacus és la creença de la companyia que el que ofereix és el reemborsament directe de les despeses aprovades per ACH. Ara mateix, Abacus només funciona amb bancs nord-americans, per la qual cosa les transaccions internacionals queden fora. A diferència d'ExpensePath, el client fa totes les seves pròpies dades d'entrada de configuració del compte. Per motius de seguretat, es va omplir el compte de demostració Abacus mitjançant les seves pròpies dades financeres. Un cop configurat el compte inicial, em vaig convidar com usuari a unir-me a través d’altres adreces de correu electrònic.

Una aparença fresca

L’empresa és jove. Com a resultat, tant les interfícies web com les mòbils estan dissenyades tenint en compte les novetats, aspectes i experiència mòbils actuals, cosa que la diferencia dels competidors amb interfícies d'interès més difícils, com Expensify. La interfície web reassembla molt la interfície mòbil en forma, mida de tipus de lletra, usabilitat i funcionalitat. La similitud de la interfície fa que sigui fàcil passar d’una a l’altra.

La capçalera del tauler d'administració d'Abacus inclou menús desplegables Llista de despeses, Vista gràfica i Recepció, juntament amb un quadre de cerca. A l'extrem dret es mostra un botó per introduir una nova despesa i filtrar, ordenar i exportar opcions. Al costat esquerre, podeu passar fàcilment d'administrador a les vostres funcions personals. A continuació, es mostren enllaços a les pantalles principals: Safata d'entrada, pendent, aprovada, Safata d'entrada amb avisos, Safata d'entrada sense avisos i aprovada: els darrers 6 mesos. També podeu veure els informes de despeses de diversos desplaçaments, consultar les targetes de crèdit assignades al vostre equip, veure totes les persones del vostre equip, gestionar la política de despeses de la vostra empresa i modificar el vostre compte i la configuració general.

Les aplicacions per a mòbils estan disponibles per a Android i ioS. La interfície mòbil és senzilla i fàcil d'entendre. Després de respondre a la invitació del gestor per registrar-se a Abacus, se us convidarà a descarregar l'aplicació; He baixat l’aplicació Android.

Teniu dues opcions: en primer lloc, podeu fer, si voleu, una foto del rebut per utilitzar-la més tard. A diferència de l'aplicació iOS, l'aplicació per a Android no proporciona una transcripció del rebut a l'aplicació. Tanmateix, podeu recuperar el rebut a la interfície web, en què s’ingressaran el venedor i l’import.

L'altra opció és introduir la informació de cada despesa manualment a l'aplicació per a mòbils. Quan introduïu el nom del venedor, l’aplicació buscarà i enumerarà establiments amb noms similars de la vostra zona (cosa que pot resultar inconvenient si l’establiment en qüestió és nou i no a la vostra zona). Podeu associar la despesa a un viatge que es va crear mitjançant la interfície web.

Cada despesa, un cop finalitzada, s’envia immediatament sense haver d’esperar a crear un informe. Quan vaig enviar tres despeses mitjançant un compte d’empleats fictici, aparegueren gairebé immediatament a la safata d’entrada del meu gestor; un, que es va enviar sense rebre, es va indicar adequadament com a "Amb les advertències". Podria després enviar un missatge preguntant sobre el rebut que faltava, que l’empleat va rebre al seu correu electrònic. Des d'allà, l'empleat podia iniciar la sessió al compte web i enviar una resposta.

Tot i que l’aplicació per a Android està ben dissenyada, no fa molt més que crear i enviar despeses. En contrast amb serveis com Concur Expense, que ofereixen una funcionalitat completa a les seves aplicacions mòbils.

Reemborsament de despeses fàcils

Els empleats que envien despeses de forma regular van agradar a Abacus. Vaig agrair que pogués enviar les despeses a la vegada per reemborsar-lo sense la molèstia d’omplir un informe complet amb nombrosos tipus de despeses. Aquest procés difereix d’aplicacions com ExpensePath, que només permeten enviar despeses mitjançant informes. Més important encara, la majoria dels empleats no volen estar al lloc de portar les despeses de l’empresa durant setmanes.

Amb Abacus, el canvi de reemborsament és d’uns dos dies aproximadament. Tardar el temps per crear un informe pot costar menys temps que enviar una despesa alhora, però, si el procés d’aprovació retorna tota l’aprovació de l’informe per reemborsar només un article, els treballadors els agraden? No tant.

Al costat de l'administració de l'equació, he trobat unes regles més fàcils que ExpensePath. La secció Configuració conté totes les opcions de millora i de bloqueig, quilometratge i autoexpansió automàtica que podia utilitzar, i després algunes. És extremadament senzill aprovar despeses, individualment o en grup, i enviar-lo a l'empleat amb un comentari. L'empleat és notificat immediatament pel comentari per correu electrònic i pot respondre al seu torn. També és fàcil assignar una aprovació a un altre gestor.

Des del punt de vista comptable, vaig apreciar que Abacus em va oferir més opcions que Certificar. Sincronitza automàticament amb el programari de comptabilitat Xero, QuickBooks i Oracle NetSuite. També m’ha agradat que Abacus emmagatzemi dades i permeti l’accés durant el període de 7 anys de l’IRS requerit, proporcionant una pista d’auditoria completa. Una vegada que el gestor i l'administrador aproven la despesa per reemborsar, el pagament ACH es realitza en un termini de 24 hores.

Abacus també fa mesures addicionals de seguretat per assegurar els comptes d’administració del client. Pocs dies després de començar a provar Abacus, la companyia em va enviar un correu electrònic dient que s’havien suspès els pagaments de reemborsament a l’espera de verificar la identitat i va demanar els quatre últims dígits del número de Seguretat Social del nostre testador. Aquests passos addicionals són molestos a un nivell, però tranquil·litzadors.

El cost de realitzar negocis (és a dir, despeses) és la segona línia més gran sota els sous de la majoria de les empreses. Assegurar-se que es fa amb precisió és crític i comença per fer que el procés d'enviament sigui menys onerós. La configuració automàtica d'Abacus, la facilitat d'ús i el reemborsament directe ràpid són un avantatge, sempre que el client estigui bé per revelar informació bancària sensible per fer-ho realitat. És una opció sòlida per a les PIME sense presència internacional que busquen un seguiment ràpid i sense despeses i reemborsament dels empleats.