Revisió i qualificació del planificador de Microsoft

Microsoft Planner està dissenyat per ser un lloc on els membres de l’equip gestionin i debatin de manera col·laborativa mitjançant el mètode kanban. Per obtenir Planificador, heu de subscriure-vos a un compte de grau empresarial d'Office 365. Degut a aquest requisit, és molt poc probable que qualsevol que no sigui ja un subscriptor opti per utilitzar-lo. Però si el teniu i utilitzeu altres aplicacions de Microsoft, Planner es relaciona fàcilment amb la resta de la vostra feina, ja siguin bases de dades d'informació, correu electrònic o el vostre calendari.

El planificador és un servei adequat, però no excel·lent. Els avantatges principals d’utilitzar-la tenen a veure amb el fet que s’integra fàcilment amb altres aplicacions d’Office 365. Al paper, aquesta integració sona molt bé. A la pràctica, és desconcertant. Podeu obtenir una experiència similar o millor connectant qualsevol de les millors aplicacions de kanban, com Editors 'Choice Asana, o una altra aplicació molt valorada com Volerro, Wrike o Leankit, al vostre correu electrònic, emmagatzematge en núvol, aplicació de presa de notes i etc.

Preu i plans

Com s'ha esmentat, per obtenir Microsoft Planner, heu de tenir un compte Microsoft Office 365 de qualitat empresarial. Els que inclouen Planner són Business Essentials, Business Premium (però no el que simplement s’anomena Business) i els comptes d’empresa. Business Essentials costa 6 dòlars per persona al mes, amb un descompte si pagueu anualment. La prima empresarial costa 15 dòlars per persona al mes, també amb un descompte per pagar anualment. Tingueu en compte que aquests comptes inclouen tot un seguit d’altres aplicacions i serveis: OneDrive per a empreses, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, equips Microsoft i, en el cas del compte Premium, totes les aplicacions bàsiques de Microsoft Office. En termes de valor, realment obté molt pel preu.

Dit això, hi ha eines de col·laboració autònomes a l'estil kanban que podeu comprar i començar a utilitzar immediatament, independentment de si teniu un compte Microsoft configurat i es venen per diversos preus.

KanbanFlow és una de les opcions menys cares. Un pla Premium pagat costa 5 dòlars per persona al mes, o si preferiu pagar anualment, 54 dòlars per persona i any. Volerro també té un preu baix, a només 7, 99 dòlars per persona i al mes per al seu compte de Business Team. Trello, una de les aplicacions de kanban més populars, cobra 119, 88 dòlars per persona i any, equivalent a 9, 99 dòlars per persona i per mes. Els editors Elecció Asana costen 11, 99 dòlars per persona al mes, o 119, 88 dòlars per persona si pagueu anualment.

A la gamma alta de la gamma de preus es troben LeanKit i Zenkit. Càrrecs de fiança des de 228 dòlars per persona i any a 588 dòlars per persona i any, equivalents a 19 dòlars i 49 dòlars per persona al mes, respectivament. Zenkit costa 348 dòlars per persona i any, que equival a 29 dòlars per persona i per mes.

Moltes d'aquestes aplicacions també tenen un nivell gratuït de serveis que podeu utilitzar amb algunes limitacions, tot i que Microsoft Planner no.

Planificador com a Kanban

Planner funciona com una aplicació web, tot i que també hi ha aplicacions descarregables per a Windows, iOS i Android.

Si no coneixeu kanban, un exemple clàssic que us ajuda a explicar el funcionament de kanban és tenir columnes etiquetades Per fer, fer i fer. Un cop configurades aquestes columnes, hi poseu targetes. Imagineu notes enganxoses disposades en columnes en un tauler. Cada targeta o nota enganxosa té una tasca escrita. Les targetes comencen a la columna de fer. Les persones tenen assignades tasques. Quan el destinatari comença a fer la tasca, ella trasllada la targeta a la columna de realització. Mentre treballa en la tasca, podria afegir comentaris a la nota enganxosa sobre el seu progrés. El seu cap també pot escriure comentaris a la targeta de tasques. Quan s'acaba la tasca, el destinatari trasllada la targeta a la columna Fet.

No cal que us atengueu a l’acord de fer, fer, fer. Les aplicacions de Kanban, inclòs Planificador, us permeten anomenar les columnes que vulgueu. Una nota, però: Al planificador, les columnes es diuen "cubetes".

A Planner, cada targeta pot afegir-hi diversos detalls, com ara un títol (normalment el nom de la tasca), descripció, destinatari, data de venciment, fitxers adjunts, comentaris d'altres col·laboradors, llista de comprovació i data d'inici. Totes les targetes del Planner també tenen una selecció desplegable per a tres etapes: No Iniciat (el predeterminat), En Progrés i Completat. Quan finalitzeu la tasca, escolliu l’opció Completada, o bé simplement podeu colpejar una casella de selecció. Les targetes completades desapareixen de la vista, tret que trieu mostrar-les d'una opció a la part inferior de cada columna.

Us explico aquesta configuració amb molt de detall perquè va passar alguna cosa inesperada quan vaig provar l'aplicació. Quan passava les targetes completades d’un cub / columna a una altra, van tornar a l’estat No començat. Al meu escenari, he nomenat l'última columna de la dreta finalitzada i volia desar totes les tasques completades per a la revisió. Però, com deia, quan vaig arrossegar una targeta des d’una altra columna cap a aquella, de sobte, la targeta es va marcar com a No començada. Si aleshores he marcat la casella per marcar-la com a completa una altra vegada, ha desaparegut de la vista del tot. Al final de la columna he trobat una cosa que podia fer clic per mostrar-me les tasques completades. Quan vaig fer clic per activar aquesta opció, les meves targetes van tornar a aparèixer, es van fer grises i es van creuar, com inicialment esperava i esperava. Ara, quan arrossegueu les targetes completades a la cubeta, romanen en estat Completat només si les col·loqueu a la part inferior de la columna entre els altres elements completats.

Com funciona, hi ha massa marge d’error. És una gran tasca passar per Completat a No Començat només perquè l’arrossegueu a la part incorrecta del coulmn correcte. Aquest tipus d'informació falsa pot expulsar tot un equip. El treball que s'ha realitzat es mostrarà en els informes com no realitzats i, probablement, també s'havia retardat.

Molts altres aspectes del Microsoft Planner funcionen com s'esperava, i alguns funcionen millor del que s'esperava. Per exemple, quan obriu una targeta per veure els detalls complets i s’hi afegeixen, hi ha caselles de verificació que demanen si voleu incloure la informació a la vista del tauler de la targeta. Quan penjo fitxers d’imatges a targetes, m’agrada veure aquestes imatges, ja que solen ser bons recordatoris visuals del contingut de la targeta, tot i que altres persones poden preferir amagar-les per estalviar espai a la pantalla. És bo tenir l'opció. A Trello i algunes altres aplicacions de kanban, normalment no teniu cap opció d’incloure o excloure els detalls que apareguin a la targeta a la vista del tauler. Fins i tot he entrat en una aplicació, KanbanFlow, que no mostrava en cap moment les imatges adjuntes a les targetes.

Una altra característica útil, la visualització de Gràfics, mostra un resum de les tasques no iniciades, en curs, en retard i completades. Aquesta vista proporciona un desglossament de les tasques assignades a cada membre de l’equip i el seu estat.

Quirks i el que falta

El planificador té més que algunes preguntes. De vegades em va costar diversos minuts per esbrinar com realitzar accions molt senzilles, com ara afegir un tauler a la meva llista de favorits. En altres aplicacions, triga poc més que fer clic a una estrella a la part superior de la pàgina, mentre que a Planner no hi havia cap estrella; una llista de favorits no es trobava a la configuració (a més, l’opció Configuració us porta a la configuració d’Office 365, no a Planner); i no ho vaig poder fer arrossegant la icona del projecte des de la ubicació actual a la llista de preferits, ja que no es dóna suport a la barra de menús. Finalment, he trobat una opció "Afegeix a / elimina dels favorits" a la part inferior d'un menú que s'obre a partir d'una el·lipsi. La majoria d’altres seleccions d’aquesta llista us porten a una altra aplicació d’Office, de manera que encara no té sentit per què hi hagi que afegir o eliminar els preferits.

No hi ha cap barra de cerca, una omissió excessiva. Si necessiteu una targeta de tasques determinada, l’única manera d’esbrinar-la és desplaçar-vos per la vostra junta i caçar. També em va sorprendre no trobar cap eina de filtratge. Un exemple comú d’eina de filtratge és aquella que mostra totes les tasques que s’han de retardar, o totes les tasques amb una determinada etiqueta o etiqueta, o totes les tasques assignades a una determinada persona o departament, però que encara es mostren al tauler de kanban tal com ho heu fet ho va arreglar.

A Planner, el més proper a les eines de filtratge són les opcions d'un clic per visualitzar totes les tasques per destinatari o per estat de progrés. Tot i que no són veritables eines de filtratge. En ambdós casos, quan Planner us mostra els resultats, les capçaleres de columna canvien. És a dir, si teníeu cubetes per a la comanda rebuda, el processament de comandes, la comanda complerta, la comanda enviada, totes desapareixen i se substitueixen pels tres estats de progrés del Planificador (no començat, en curs, completat) o els noms dels destinataris. Tot i que podeu veure totes les tasques assignades a Claire, Mark i Yvonne, perdreu el context de l’ordenació del vostre consell.

Una altra decepció és que a Planner no hi ha mencions a @. Asana, Trello, Wrike i altres aplicacions de kanban les tenen. Si utilitzeu un símbol @ abans del nom d'algú, voleu alertar aquesta persona sobre els vostres comentaris o preguntes. Moltes aplicacions de col·laboració les utilitzen, no només les aplicacions de kanban. La persona que esmenta rep una notificació, normalment amb un enllaç que els porta directament al comentari aplicable. El planificador hauria de tenir-los realment. En cas contrari, els col·laboradors podrien acabar tornant al correu electrònic per parlar del treball, i això sembla contrarestar fins al punt complet d’una aplicació de col·laboració.

Tampoc hi trobareu un temporitzador, encara que Wrike i KanbanFlow en tinguin. Tampoc obteniu banys, és a dir, una vista del tauler on també es dóna un valor a la línia horitzontal de la mateixa manera que ho és la capçalera de columna. Una vista típica de la imatge de bany en una aplicació de kaban pot filtrar les files pel destinatari o el departament responsable. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm i altres aplicacions les tenen.

Integracions

La integració sense esforç del planificador amb altres aplicacions d’Office és un avantatge real, però també és una que no s’hauria de vendre. És veritat que molt fàcilment podeu treure fitxers de OneDrive per connectar-los a targetes o aprofitar SharePoint de manera similar, però algunes funcions realment no són molt diferents de connectar Asana a Google Drive o Dropbox o qualsevol proveïdor d’emmagatzematge en línia que utilitzeu.

La majoria de les aplicacions de kanban s’integren amb l’emmagatzematge al núvol i no tenen molta configuració que no sigui la seva autenticació. Sovint són possibles altres integracions amb eines d’ús comú, com ara el correu electrònic i els calendaris. Per a aplicacions més obscures o per a automatitzacions específiques entre aplicacions que integreu, sovint podeu recórrer a Zapier per obtenir ajuda. Zapier és un servei que crea integracions i automatitzacions entre serveis i aplicacions en línia per a vosaltres, sense que us calgui tenir cap programació. Trello, Asana, Wrike i diverses altres aplicacions de kanban estan recolzades per Zapier. Microsoft Planner no es troba a la xarxa Zapier.

Altres funcions d’integració de Planner van ser menys impressionants quan realment les vaig posar a prova. Per exemple, esperava que fent clic a un botó amb l'etiqueta Conversa s'obrís un fòrum de discussió per a aquest consell, amb tots els membres automàticament convidats. En lloc d'això, em van cridar l'atenció a Microsoft Outlook, on les meves opcions eren redactar un nou correu electrònic a tots els del grup, afegir contingut perquè tothom el veiés a través de SharePoint, penjar fitxers per compartir per correu electrònic o connectar altres aplicacions. Les aplicacions de col·laboració corren el risc de perdre la seva apel·lació si us envien de nou al correu electrònic o a qualsevol altra eina que abans no hagi satisfet les vostres necessitats de col·laboració.

Ús limitat

Per a la col·laboració i la gestió de treball lleugera, Planner s'aconsegueix la feina, però falta en diversos àmbits. Li falten algunes coses que consideraria fonamentals, com ara una barra de cerca, filtres i notificacions per a mencions @, així com algunes funcions que només esperava en versions avançades d’eines de kanban, com ara un temporitzador de tasques i swimlanes. Si necessiteu una potent aplicació de kanban, us recomano en lloc d'Editors 'Choice Asana o les altres aplicacions més valorades, Wrike, Volerro i Leankit. Si ja teniu un compte d’Office 365 que inclou accés a Planner i encara no heu decidit si fins i tot necessiteu una aplicació kanban per a la col·laboració, pot ser que us ajudeu, però només si el treball que heu de gestionar és bastant lleuger..