Revisió i valoració dels comptes

Originalment una aplicació client / servidor quan es va crear a mitjans dels anys vuitanta, AccountMate es va associar amb IBM i els seus minicomputadors per alimentar el servidor la meitat de l’equació. Ara podeu comprar AccountMate ja sigui in situ o al núvol (tot i que comença a 3.125 dòlars per usuari per a una instal·lació in situ). Però, com la majoria de les altres aplicacions de gestió general d’inventaris i petites empreses de mida mitjana (PIME) que vam provar en el nostre cercle de revisió, AccountMate només es ven a través del seu canal de proveïdor de solucions. Això vol dir que estaràs relacionat amb un soci i no amb l’empresa de programari. Tingueu en compte que aquest fet afectarà amb tota seguretat el seu preu final.

El sistema AccountMate és completament modular. Consisteix en un component de Gestor de sistemes obligatori i una selecció d'altres mòduls dirigits a tipus o processos de negoci específics, cadascun dels quals es pot configurar segons els requisits de l'usuari. Amb la personalització necessària, es tradueix en una solució més o menys personalitzada. En general, és un sistema sòlid que serà atractiu per a molts usuaris. Però algunes deficiències en els informes i un disseny que no és tan intuïtiu com d’altres d’aquesta categoria el mantenen al darrere d’Acumatica, Intacct i Oracle NetSuite OneWorld, els guanyadors dels nostres editors en aquest espai.

Desembarcament i navegació dispersos

A diferència de la majoria de les aplicacions orientades a les empreses petites i mitjanes empreses (PME) que he revisat per aquest resum, la pantalla de llançament de AccountMate és bastant àrida. La majoria dels sistemes de comptabilitat dels altres venedors es llancen amb una pantalla plena de ginys o, com a mínim, un diagrama de flux de procés per a la navegació. La pantalla d'obertura de AccountMate és bastant escassa en comparació, proporcionant un espai buit principalment, dues barres de cinta a la part superior de la pantalla i un plafó vertical a la vora.

Això no significa que AccountMate no tingui la mateixa funcionalitat que altres productes de comptabilitat de la seva classe, només que no siguin tan intuïtius a simple vista. Per exemple, mentre que moltes altres aplicacions posen indicadors claus de rendiment (KPIs) a la pàgina de llançament en forma de ginys, AccountMate proporciona un resum executiu, amb aquests accessibles a través de la barra d'eines del sistema que es troba a la part superior de la pantalla a sota de la barra de cintes principal.. Aquesta cinta principal proporciona accés a transaccions, informes, manteniment, neteja i serveis públics. En fer clic a una d’aquestes opcions se substitueix la barra d’eines principal per una adequada a l’elecció. No és intuïtiu al moment, però passa-ho una o dues vegades i recordarà com fer-lo servir.

El tauler vertical de la part esquerra de la pantalla conté una llista de mòduls instal·lats, dreceres tant per a la persona que utilitza el sistema com els aplicables a un grup d’usuaris (com ara el personal de comptes a pagar) i altres documents, programes i llocs web als quals voleu accedir fàcilment. Les dreceres us porten a tasques específiques, però les ha de crear l’administrador del sistema o el proveïdor de solucions que desplegui el programari. No hi ha cap plantilla proporcionada, però, un cop tingueu configurada una drecera, podeu copiar-la i modificar-la a una altra drecera.

AccountMate no utilitza diagrames de flux de tasques o de procés, però en realitat es mostra en alguns dels extensos vídeos instructius que configuren el sistema d’ajuda. També s'inclou al sistema d'ajuda la documentació completa per a les aplicacions, una guia d'introducció i la funció d'ajuda sensible al context.

No he vist moltes opcions gràfiques a la prova. La majoria de gràfics es troben a les seccions Manteniment de diferents mòduls a la pestanya Anàlisi. Però això es compensa amb la possibilitat de transferir fàcilment les dades dels informes en una varietat de formats de sortida, inclòs Microsoft Excel, que té excel·lents capacitats de gràfics i de gràfics o, opcionalment, a F9 Report Manager, que també ofereix importants representacions gràfiques i gràfiques.

Una de les funcions que resultarà útil per a gairebé tots els usuaris són les capacitats de detecció de AccountMate. Des d'un estat financer o en molts informes, és possible desfer de l'informe fins a la transacció original. AccountMate permet obrir diverses pantalles alhora i aquestes pantalles poden ser de diferents mòduls. Per fer més llegibles diverses pantalles, podeu emmagatzemar-les.

I per a les empreses sotmeses a auditories, hi ha un Informe de seguiment de l’auditoria que recopila les transaccions a la base de dades. Definiu els camps que voleu rastrejar i AccountMate registra accés i canvi de dades. Aquesta és una característica que apreciarà realment l’auditor i és un factor important per al control intern i els requisits de compliment regulatori, com Sarbanes-Oxley.

Molts dels sistemes de comptabilitat de les PIME que he revisat ofereixen opcions de diverses divises. AccountMate també funciona i, a més, la Carta de Comptes facilita la configuració de diverses empreses. Hi ha un botó de ràdio quan configureu un compte que us demani si el compte és de l’empresa matriu d’una filial (o si no esteu consolidant empreses, una tercera opció). La consolidació multi-empresa requereix el mòdul opcional de Ledger consolidat.

Informes dispersos però flexibles

AccountMate afirma tenir diversos centenars d’informes. Això pot ser cert si executeu tots els mòduls disponibles, però en els mòduls del Gestor del sistema i dels registres generals, n'hi ha menys. Dit això, els informes que hi són presents són els que us semblaran útils. També he trobat que la configuració de l’informe sigui més fàcil que moltes de les ofertes d’altres venedors, amb simples botons de ràdio per seleccionar funcions com els informes comparatius.

S'han de notar dues coses a l'hora de parlar de les funcions d'informes de AccountMate. El primer és que podeu triar entre els principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP) i els estàndards internacionals d’informació financera (IFRS). Alguns dels paquets de comptabilitat de les PIME que he provat també ho ofereixen, i és fonamental si teniu un negoci multinacional ja que els formats d’informe financer són diferents en països diferents dels Estats Units.

Un dels informes que vaig perdre va ser un balanç de prova de treball, que és molt útil durant els tancaments de períodes. Però AccountMate té àmplies capacitats d’exportació (i també d’importar funcions), de manera que no té gaire problemes exportar les dades de saldo de prova disponibles a Microsoft Excel i afegir un parell de columnes per permetre treballar amb les ajustades i tancades entrades. I amb les eines d’administrador, vaig trobar que no era difícil crear un simple informe ad hoc.

La segona característica destacable és que AccountMate proporciona el codi font per generar tots els informes. Es poden comprar altres mòduls de codi font, però els fitxers RPT i PRG d'aquests mòduls s'inclouen a la compra inicial. AccountMate inclou les utilitats que ofereixen una bona configuració dels informes sense haver de submergir-vos en el codi. Però, si vostè o el vostre proveïdor de solucions teniu experiència en programació, podeu crear qualsevol informe que necessiteu o fer una personalització àmplia dels informes inclosos.

Ampliació a ERP

A banda d'un gran conjunt de funcions de registre general (G / L), AccountMate també és una plataforma de planificació de recursos empresarials (ERP). Igual que amb alguns dels altres sistemes completament modulars revisats aquí, com Acumatica, AccountMate acostuma a inclinar-se una mica cap a un tipus d’entitat corporativa determinat. En aquest cas, la selecció de mòduls fa de AccountMate una forta elecció per a les empreses fabricants a causa de la disponibilitat de diversos mòduls, que amplien l’inventari i els mòduls financers forts per al procés de compra i distribució (és a dir, el processament de vendes i comandes de compra).

Un altre àmbit en què AccountMate és fort és l'anàlisi i la presentació d'informes. A escala macro, les Alertes empresarials de AccountMate, alimentades pels seus mòduls d'informació d'alerta, us permeten establir paràmetres per a les condicions de dades en què voleu que se li notifiqui el personal si se supera el nivell designat. Aquestes condicions poden ser com si un client hagi superat el límit de crèdit o, possiblement, algunes ordres de compra no s'hagin omplert en una data de venciment promesa. Algunes d’aquestes funcions es trobaran en aquest i altres mòduls de comandes de vendes separats dels venedors, però les alertes empresarials us permeten establir aquestes condicions a un nivell macro per a tota l’empresa. També podeu especificar accions que es faran automàticament quan es detecti una condició, com ara l'enviament d'un recordatori de pagament quan es produeixi una situació límit de crèdit.

Com s'ha esmentat, AccountMate proporciona els indicadors clau de rendiment (KPI) a la seva secció Resum executiu. Si necessiteu una anàlisi i una capacitat gràfica més detallades, podeu adquirir l'anàlisi de negocis AccountMate desenvolupat per F9 o el mòdul de Business Intelligence. F9 facilita la creació de fulls de càlcul analítics complexos a partir de les dades contingudes a la base de dades de AccountMate, amb un assistent d’informes que us recorre el procés. I el mòdul Business Intelligence (BI) amplia el nombre i els tipus d’informes per a vendes, clients, venedors i altres àrees, permetent així crear taulers de comandament personalitzats que poden faltar als mòduls base.

Gestió d'inventari

Les capacitats bàsiques de gestió d’inventaris de AccountMate es poden millorar mitjançant la seva arquitectura modular. Això permet als clients afegir mòduls addicionals que milloren l’inventari amb més capacitats i funcions. Aquests mòduls addicionals inclouen Client Inventory Manager, que us permet gestionar els vostres articles d'inventari mitjançant el número d'ítems i de peces dels clients. A continuació, hi ha Especificació d'inventari, que us permet classificar el vostre inventari segons característiques com el color, la mida, la textura i el pes, ja que rastreja els costos i la quantitat segons aquesta especificació. Finalment, hi ha un mòdul de kitting que amplia les funcions de Bill of Materials (BoM) de manera que us permetran agrupar els articles i crear un grup d'ordres superiors que s'utilitza com a element al BoM. Altres mòduls opcionals i relacionats amb l'inventari inclouen un mòdul de fabricació que proporciona una BoM de fabricació millorada i un mòdul de planificació de recursos de materials (MRP) que és funcional, però no tan complet que inclou alguns dels mòduls MRP d'altres venedors, especialment Acumatica i Syspro. El sistema de prova que em proporcionava la revisió tenia tots els mòduls anteriors.

Malauradament, la manera com AccountMate ha organitzat les seves funcions en aquests diversos mòduls d'inventari probablement no us estalviarà diners. Si utilitzeu qualsevol cosa que no sigui un inventari molt bàsic, haureu de comprar pràcticament tots els mòduls addicionals relacionats amb l'inventari anteriors per actualitzar a un sistema més funcional. Això és especialment cert si teniu a la vostra disposició una empresa de producció lleugera i amb problemes de fabricació. Inventari de AccountMate, fins i tot amb el mòdul Fabricació, no té funcions completes en els pisos de la botiga, tot i que ofereix la possibilitat de fer el seguiment de les comandes de treball, el treball en procés i el termini de lliurament, així com el temps de venda dels venedors.

Una capacitat interessant que he observat al mòdul Fabricació és la possibilitat d’assignar un número de pas a un component que s’utilitza en la fabricació d’un element completat. Voleu controlar de prop les existències d’aquests articles, ja que es pot frenar la fabricació d’un component important que s’utilitza en el procés de producció.

Com en la majoria dels altres sistemes d’inventaris que he provat, AccountMate’s Inventory té mètodes de costos integrals, com ara First-In First-Out (FIFO), Last-In First-Out (LIFO) i el cost mitjà. El sistema admet costos estàndards i podeu ampliar-lo amb números de sèrie i articles específics si cal. Hi ha diversos magatzems compatibles amb les papereres i podeu especificar tesis així com unitats de mesura, codi d’ingressos, kit i altres especificacions d’articles en un registre d’inventari. La codificació de barres també és compatible.

La transferència completa d’inventaris entre magatzems és compatible i podeu incloure despeses de càrrega i altres (costos d’aterratge) en el càlcul del valor de l’inventari transferit. També podeu crear magatzems desplegables per admetre l'enviament directament de proveïdors a clients. Una característica útil és la capacitat de comprar un mateix article d'inventari de diferents proveïdors mitjançant diferents costos i fins i tot diferents unitats de mesura.

En general, m’ha impressionat les capacitats d’inventari de AccountMate. Els nombrosos mòduls disponibles per a inventaris i altres àrees ERP significa que podeu crear un sistema ben personalitzat triant quines funcions habilitar i desplegar. Com passa amb altres àrees de l’aplicació ERP de AccountMate, els seus mòduls d’inventari tenen una gran quantitat d’informes útils, fàcils de generar i fàcils d’entendre. I, de la mateixa manera que amb tot el sistema ERP, AccountMate proporciona codi font, de manera que el distribuïdor hauria de ser capaç de personalitzar el sistema a un preu raonable, incloent la creació d'informes i taulers de comandament. L’únic inconvenient que he de mencionar és que el sistema d’inventari de proves que se m’ha proporcionat no tenia capacitats avançades d’anàlisi i previsió, que són inherents a alguns dels sistemes d’altres venedors, inclosos no només Syspro, sinó també SAP Business One Professional. Podeu fer alguns pronòstics al mòdul Fabricació, però no fins al punt disponible en algunes de les aplicacions d’inventari d’altres proveïdors.

No és fort a totes les àrees

Pocs dels sistemes ERP que hem analitzat són iguals forts a través de la taula, i això és cert per a AccountMate. Hi ha molt poc en el camí de la gestió de projectes real (PM), el processament de requeriments de materials resistent (MRP) o les funcions de Gestió de la Cadena de Subministrament (SCM), com ara l'inventari de Just-in-Time (JIT). Inventari, però, és important en algunes àrees com Kitting (tot i que això requereix un mòdul separat) i Track Bin.

La nòmina és bastant genèrica, però hauria de ser adequada per a molts usuaris que hi hagi a l’espai de pimes. Tot i que una omissió destacable és, té una capacitat limitada d'assignar diferents taxes de salari al mateix empleat en funció de la feina que realitza, cosa que és necessària en moltes empreses amb contractes sindicals. I en aquestes empreses, sovint també és necessari informar a diferents sindicats, que és una altra capacitat que no es troba incorporada a AccountMate (tot i que es pot evitar aquesta limitació amb una planificació acurada i solucions solucionades).

Més important encara, AccountMate actualment no ofereix mòduls de recursos humans (recursos humans) ni Punts de venda (POS). En aquest sentit, és molt lluny, ja que alguns dels sistemes ERP de SME que he revisat ofereixen capacitats de gestió de recursos humans ampliats o d'administració de beneficis. Tanmateix, com que el programari de gestió de recursos humans i la tecnologia relacionada segueixen guanyant popularitat, estaria bé poder accedir a aquestes funcions des d’una sola plataforma ERP a tota l’empresa. Si necessiteu capacitats sòlides en aquestes àrees, és possible que us fixeu més en mirar un altre proveïdor amb versions més verticals del seu sistema ERP o en investigar alguns dels tercers socis i desenvolupadors especialitzats en complements i implementacions verticals que amplien les capacitats de AccountMate.

Genèrics o verticals?

Tenint en compte aquestes limitacions, AccountMate ofereix una selecció de mòduls que us permeten crear el vostre propi sistema ERP utilitzant només els components bàsics que s’apliquen a la vostra operació. Proporciona capacitats de comptabilitat multimpresa (amb el mòdul Ledger Consolidat) i comptabilitat multicanal, i per a les empreses centrades en la fabricació i la distribució, els mòduls Kitting, Lot Control i Manufacturing estan ben dissenyats i han de complir la majoria dels requisits de petites. fabricants i majoristes.

La gestió de relacions amb els clients (CRM) és una altra pedra angular de la majoria d’implementacions ERP que sovint s’integren en algun tipus de mòdul de vendes. Amb AccountMate, s’implementa en diversos mòduls discrets. Hi ha un mòdul Administrador de relacions amb els clients, que proporciona informes complets sobre totes les transaccions registrades amb un client potencial, client, proveïdor, contacte o sucursal. També hi ha un mòdul de gestor de contactes separat que està estretament integrat amb Microsoft Office; et permet crear campanyes de vendes i treure dades dels registres financers per incloure-hi als materials de contacte amb els clients. Un tercer mòdul relacionat amb el client, Upsell Management, us permet mantenir una llista d’articles accessoris o d’increment que podeu seleccionar per incloure-los en una comanda actual o dirigir-vos específicament a un client on creieu que hi ha la possibilitat d’interessar-los per l’increment. No he revisat aquest mòdul en concret, però és una bona idea i ha de ser valuós per a qualsevol empresa que faci vendes directes.

El preu es pot afegir ràpidament

AccountMate és completament modular, cosa que significa que, en molts casos, haurà de pagar més les funcions que necessiteu, ja que formaran part d’un mòdul opcional. Aleshores, el contrari també és cert: si no heu de fer consolidacions multimpreses, no heu de comprar el mòdul Ledger consolidat. El pressupost és un altre mòdul opcional com són els mòduls per a entitats que fan distribució i fabricació.

Com s'ha esmentat anteriorment, podeu seleccionar la versió de AccountMate que necessiteu: bé la versió que s'executa a Microsoft SQL o la que s'executa a la versió Express de SQL. El compte de compte per a SQL Express és l’opció menys costosa, però està limitat a cinc usuaris. El "preu de llista" de la versió completa de Microsoft SQL Server comença a partir d'una quota única de 3.125 dòlars per usuari, amb despeses de manteniment obligatòries el primer any i opcionals en els anys següents. Aquest compra us proporciona el Gestor del sistema, el registre comptable general, els comptes a cobrar i a cobrar, les comandes de venda, les comandes de compra, la reconciliació bancària, el control d’inventaris, el kitting, el control de lots i diversos mòduls de codi font. Per descomptat, com altres programes de pimes, aquests són abans dels inevitables honoraris del proveïdor de solucions que obtindreu ja que no podeu simplement comprar aquest programari al fabricant i instal·lar-lo vosaltres mateixos. Aquest requisit pot afegir considerablement al vostre cost final depenent de la quantitat que hagi de fer el soci durant el desplegament inicial i el manteniment a llarg termini.

Amb la versió SQL Express, un paquet de petites empreses d’un sol usuari tindrà un cost de 4.000 dòlars i inclou el Gestor del sistema, el registre comptable general, els comptes a pagar i els cobraments i la conciliació bancària.

Des d’una perspectiva ERP, els molts mòduls disponibles de AccountMate proporcionen una bona flexibilitat en la forma de configurar els sistemes segons les vostres necessitats, tenint en compte que no li falten cap capacitat específica del vostre negoci. Però també significa que el preu de compra augmenta amb tots els mòduls que afegiu, de manera que el preu final pot ser substancialment superior al preu base. Això no és una crítica, ja que la majoria dels sistemes ERP d’aquest conjunt de revisions us posaran a la mateixa posició. Però vol dir que heu de mirar atentament les vostres necessitats i adaptar-les a les capacitats que proporciona el sistema base i cada mòdul opcional. D’aquesta manera, no acabareu pagant les capacitats i les funcions que no necessiteu i que no utilitzeu mai.

Plà, però poderós

En comparació amb alguns dels altres sistemes de comptabilitat d'aquest resum, com ara Acumatica o fins i tot QuickBooks Enterprise Solutions, AccountMate no és gaire cridaner. I no em deixa massa impressionat la navegació, sobretot fora del quadre abans que un soci canviï per configurar dreceres.

Però simplement utilitzant l'aplicació, no he tingut gaires problemes per moure'm. I m’agrada la facilitat de filtrar els informes i el fet que es pot recórrer des de molts punts del sistema fins a la transacció original. Un sistema complet amb la majoria dels mòduls disponibles proporcionarà una gran quantitat de diners, però això és veritat a gairebé tots els productes del mercat de pimes. En general, AccountMate té un bon funcionament, ofereix funcions útils, excel·lent documentació i aprenentatge electrònic i és un bon valor si es pot gestionar la modularitat i el disseny.