Revisió i qualificació Acumatica

Moltes opcions personalitzades

Igual que amb molts dels petits (PME) sistemes de comptabilitat que he revisat, Acumatica té àmplies capacitats de personalització. I, com passa amb gairebé tots els altres, és millor deixar que el soci amb el qual estigui treballant faci aquest fort augment. Podeu realitzar alguns filtres en moltes de les pantalles i informes de dades, dels quals n’hi ha centenars disponibles. He trobat algunes de les pantalles d’entrada de dades una mica ocupades, i això pot ser un lloc on demaneu a la vostra parella que faci una mica d’ajust. De la mateixa manera que amb AccountMate, la llicència us permet accedir a tot el codi font de l’aplicació. L’aplicació està escrita sota Microsoft.NET i, si teniu un departament d’informàtica, poden estar còmodes utilitzant Visual Studio per fer una mica d’optimització.

Es pot accedir fàcilment a les funcions d’importació i exportació i el sistema és compatible amb Open Data Protocol (OData), de manera que podeu exportar dades a altres aplicacions, com Microsoft Power BI. Això és útil en cas que necessiteu fer més anàlisis, fer visualitzacions de dades diferents o satisfer un programa d’auditoria de tercers.

L’estructura del compte és fàcil d’entendre. Els comptes consisteixen en un codi de compte de cinc dígits que es troba en el gràfic del compte (actiu, capital, despesa, ingressos i passius) i podeu afegir fins a 10 subsegments addicionals de tres caràcters. Atès que Acumatica és capaç d’operar i consolidar operacions multi-empreses, aquests subsegments o subcomptes es poden utilitzar per definir empreses, departaments, divisions i molt més.

Acumatica on the Run

Com que es basa en el navegador, he pogut accedir a Acumatica als tres dispositius mòbils mitjançant el navegador Chrome. Si bé la pantalla estava molt concorreguda en una pantalla de 10 polzades, es podia utilitzar arrossegant la pantalla a la zona a la qual volia accedir. Per a ús intel·ligent, la interfície d'usuari del navegador és massa maldestra. Afortunadament, Acumatica ofereix aplicacions per a Android i iOS.

Les aplicacions per a mòbils per a Android i iOS són idèntiques i tenen una interfície d'interès diferent a la que accediu a l'aplicació en un navegador. L’app té icones per a tasques específiques com ara introduir targetes de temps, reclamacions de despeses, informes de despeses, comandes de venda o comandes de compra (PO). Vaig accedir a l’aplicació iOS d’un Apple iPad Mini i a l’aplicació Android a una tauleta convertible Lenoga Yoga, però realment estan estructurats per a l’accés a telèfons intel·ligents.

Preu inusual

Gairebé totes les aplicacions que he revisat utilitzen algun tipus de llicència per seient; L’acumatica no. Més aviat, els honoraris de llicència es basen en el consum de recursos. Quan us subscriviu a Acumatica, esteu treballant en el model SaaS, el que significa que accediu a la infraestructura que s’executa als servidors al núvol d’Acumatica. Acumatica us factura en funció de la quantitat d'aquests recursos que consumeix la vostra instància particular de l'aplicació. El preu de la llicència és d'aproximadament 1.000 dòlars mensuals (facturats anualment) per a una petita empresa típica amb un nombre moderat de transaccions simultànies.

Una subscripció al núvol privat utilitza una arquitectura a l'estil del núvol, però s'executa a la vostra infraestructura (local o en una configuració de núvol pròpia, com ara un clúster de servidors virtuals allotjats a AWS o Microsoft Azure). Una subscripció al núvol privat corre aproximadament 850 dòlars al mes, facturada anualment, de nou sense restriccions d'usuari. La taxa de llicència limita el processament de la CPU, de manera que, si realment premeu la capacitat de processament del servidor d'aplicacions, podeu fer una ampliació de llicències mitjançant més llicències (suposant que el vostre servidor tingui més nuclis disponibles).

Finalment, hi ha una Llicència Perpètua de Núvol Privada per una quota única d’uns 30.000 dòlars més una quota anual de manteniment del 18 per cent. De nou, tots aquests preus són estimacions que he obtingut d’Acumatica i s’ofereixen sense els càrrecs addicionals que incorporeu de qualsevol soci de valor afegit que decidiu comprar el programari. Els socis afegiran tarifes en funció dels serveis que presten, incloent-ne alguns, com ara instal·lació, consultoria pre-venda, personalització, configuració de programari i formació.

El model de preus insòlit d'Acumatica és una mica difícil d'entendre el cap en un primer moment, però realment s'adapta a una empresa que la base d'usuaris flueixi, ja sigui a causa del creixement, el creixement o l'expansió estacional. Si aquestes necessitats canvien, és fàcil passar d'un model de núvol a una instal·lació local o viceversa. Combina una navegació flexible, informes sòlids i un accés fàcil al navegador i tens un sistema financer extremadament funcional i proporciona un gran valor.

Ampliació a ERP

Tot i que és certament digne del seu premi d’Editors’Choice com a producte comptable de comptabilitat general de pimes, les coses canvien lleugerament quan examinem Acumatica com a plataforma ERP. Tot i que no deixa de ser una opció sòlida com a proveïdor d’ERP, aquí no arriba la selecció dels nostres editors, que passa a NetSuite OneWorld.

Acumatica varia la seva implementació ERP principalment cap a les indústries de fabricació i distribució. Bona part del sistema de comptabilitat financera d’Acumatica ja ofereix funcions atractives per a aquest tipus d’empreses, com ara un inventari millorat que proporciona suport per a diversos magatzems, així com els costos d’inventaris mitjançant el cost estàndard, el moviment mitjà, el primer en primer lloc (FIFO) i específics. Mètodes de costos. Acumatica no és compatible amb Last In First Out (LIFO), tot i que no és tan dolent, ja que aquest mètode ha estat perjudicial i actualment no s’utilitza gaire fora dels Estats Units sota els principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP). Atès que moltes entitats multinacionals seran utilitzades per molts sistemes ERP, probablement això no suposarà un desglossament de l'acord.

Acumatica també admet la numeració de lots i sèries, que és útil en el seguiment de la producció, així com la transferència en dos passos, per tal que els articles en trànsit es facin un seguiment eliminant l'element de l'inventari a la ubicació inicial, augmentant el compte de productes en trànsit (GiT) i després ajusteu el compte GiT quan arribin els articles d’inventari i es registren al magatzem de destinació. Aquesta és una pràctica habitual, però no tots els sistemes d'inventari ho gestionen bé.

L’inventari es millora encara més amb les funcions de facturació i enrutament d’Acumatica. Com era d’esperar, aquestes característiques són més utilitzades per les empreses fabricants. El BOM proporciona una llista de totes les parts que entren en la producció d’un article, fins a l’últim fixador, rosca o cargol. Com a part del BOM, Acumatica també suporta el tallatge, que es realitza quan la finalització d’un article produït requereix l’ús de subassemblees que s’han de muntar prèviament abans de poder construir l’element real. Aquests subassemblees s'incorporen a la BOM.

Gestió de l'inventari amb Acumatica

Els sistemes d'inventari poden ser genèrics o dissenyats per funcionar en un tipus d'entitat particular. La implementació de proves d’Acumatica que vaig revisar va ser forta a l’àrea de Distribució i Magatzematge. L'ús de diversos magatzems és intuïtiu i pot crear fàcilment comandes de venda que envien diferents articles de diferents magatzems com a part d'una sola comanda. Si es desitja, es pot fer el seguiment de GiT a camions individuals, la qual cosa és útil si teniu temps de trànsit llargs i també hi ha disponible un informe GiT.

L’acumatica fa que sigui senzill fer el seguiment d’elements i components fins a un nivell molt granular si és necessari. Els nombres de bits i de lots són fàcils d’implementar i es disposa de codificació de barres mitjançant un escàner de codi de barres USB o fins i tot un telèfon intel·ligent. L’acumatica és compatible amb una broma però, si necessiteu més granularitat que una broma, també hi ha kitting, que us permet construir els components que entren en una broma. Si voleu, els articles d'inventari poden tenir imatges adjuntes al registre, la qual cosa és útil si teniu articles similars que de vegades han de ser identificats a simple vista.

El mòdul Inventari també ofereix mètodes de costos robustos. Acumatica admet tots els mètodes més populars, llevat del Last-in First-Out (LIFO), un mètode que li ha resultat fora de favor els darrers anys. Els mètodes disponibles inclouen el cost estàndard, el desplaçament (o la ponderació) mitjana, el primer ingrés (FIFO) i el cost específic d’elements. Diferents articles d'inventari poden tenir diferents mètodes de costos. També hi ha una gran varietat en el manteniment dels nivells d'inventari. Podeu configurar un element amb min / max, que especifica els nivells mínims i màxims de l’element desitjat, o bé podeu utilitzar la quantitat de comanda econòmica (EOQ) per predir les necessitats d’inventari previstes. Els diferents magatzems poden tenir diferents enfocaments de nivell d'inventari.

Igual que els informes que es fan en altres àrees, també brilla l’informe d’inventaris d’Acumatica. Els informes d'inventari són abundants, són ben dissenyats i són fàcils d'entendre. Els filtres d’informes fan que la personalització de la producció sigui bastant senzilla, encara que probablement voldreu treballar amb el vostre distribuïdor distribuïdor per elaborar els dissenys d’informes significativament diferents dels nombrosos estàndards disponibles.

Per a aquelles persones amb necessitats a l’hora de gestionar l’inventari, també podeu obtenir un mòdul MRP (Planificació de requeriments de materials), dirigit a entitats de producció i fabricació. Els mòduls Acumatica ERP i Inventory també s’integren amb el programari Avalara Sales Tax per fer el seguiment dels impostos a les vendes on correspongui, especialment útil per a immobles i moltes operacions de comerç electrònic. Avalara és només un exemple de l’ecosistema de soci més gran d’Acumatica, així que si l’operació empresarial requereix una funcionalitat addicional o personalitzada, assegureu-vos d’investigar el Programa de socis d’Acumatica per veure si un tercer revisat pot satisfer les vostres necessitats.

Pujada a la cadena de subministrament

Les funcions de la Comanda de compra i venda del mòdul de comptabilitat financera d'Acumatica també estan relacionades amb la seva peça de Gestió de la Cadena de Subministrament. El procés de gestió de la cadena de subministrament segueix els articles necessaris per a la creació de productes des de la seva compra a través de l'enviament o la restauració i, finalment, fins a la seva entrada al sistema d'inventari, si cal.

Acumatica, com molts altres venedors ERP, reparteix les seves funcions de Gestió de la Cadena de Subministrament en diversos mòduls. A més de l’entrada de la comanda de compra i venda, aquestes funcions de la cadena de subministrament es troben en un mòdul separat de planificació de requeriments de materials (MRP) i en un mòdul de producció opcional.

MRP equilibra les vendes i els PO, les comandes de producció i les produccions per generar programes i informes que preveuen quan l'empresa ha de fer comandes de matèries i articles (per assegurar que l'inventari és suficient per satisfer la demanda). En alguns sistemes ERP, MRP o Inventory sovint contenen la funcionalitat de l’inventari Just-in-Time (JIT) per minimitzar el temps en què es realitzen els dipòsits dels articles (però Acumatica no proporciona aquesta característica actualment).

Igual que en molts altres proveïdors ERP, Acumatica col·labora amb fabricants de programari associats per tal de definir les seves ofertes i adaptar-les a verticals específiques. Hi ha nombroses ofertes de tercers en el lloc web d’Acumatica, però, interessantment, Acumatica marca les pròpies etiquetes del mòdul de producció de JAAS Systems. No hem tingut l'oportunitat de revisar-ho, però ho esmentem aquí perquè probablement serà un requisit per a les empreses que produeixen mercaderies.

Altres funcions ERP

La fabricació i la distribució no són les úniques àrees en què Acumatica és forta. Hi ha un mòdul bàsic de Gestió de productes bàsic que us permet planificar i seguir projectes i tasques del negoci. Com a part del nucli de la comptabilitat financera, els vincles de gestió de temps i despeses són una funció fàcil d’utilitzar. Tot i que no reviso aquest mòdul, Acumatica també ofereix una suite de gestió de serveis opcional que permet equilibrar les sol·licituds de servei amb els recursos disponibles. La gestió de serveis inclou la planificació, enviament, gestió de la ruta (que optimitza la ruta que el personal de servei porta a un client), la gestió de registres de manteniment d’equips i la gestió de contractes de serveis i garanties. A més, proporciona taulers de personal que es poden enviar per correu electrònic als empleats per mostrar esdeveniments com ara reserves i cites programades. Algunes d'aquestes funcions, incloses la gestió de rutes i el manteniment d'equips, també estan disponibles en mòduls separats.

La gestió de relacions amb els clients (CRM) és una altra funció bàsica d’ERP i està disponible en el sistema de gestió financera base. Hi ha un quadre de comandament separat per al gestor de vendes, i podeu introduir indicacions, crear missatges de correu electrònic i queixes i seguir contactes. Una suite addicional de gestió de clients afegeix automatització de vendes i màrqueting, així com previsió de vendes i analítica.

En resum, tot i que no podíem adjudicar Editors 'Choice a Acumatica com a producte ERP, ho hem atorgat a Editors' Choice tant en les categories de comptabilitat empresarial com de gestió d'inventaris. El producte sobresurt en aquestes dues àrees i, si està al mercat d’un sistema ERP amb excel·lents capacitats de comptabilitat financera i estàs orientat cap a les indústries de fabricació i distribució, Acumatica segueix sent una bona elecció allà, i encara guanya la seva Excel·lent qualificació.