Revisió i qualificació estàndard del núvol de documents d'Adobe

Adobe és la marca personalitzada en matèria de publicació d'escriptori i contingut creatiu. Al mateix temps, l'empresa també és líder a l'espai de fitxers PDF amb Acrobat. Combinant aquestes dues àrees de fortalesa, Adobe és capaç d’oferir una plataforma de gestió de documents com Adobe Document Cloud (que comença a 12, 99 dòlars al mes).

No us sorprendrà que, atès que la marca Acrobat i els seus punts forts, l'empresa concentri la majoria de les eines d'Adobe Document Cloud en la gestió de fitxers PDF, així com en àrees normalment dominades per relleu, paper, bolígraf i missatgeria. Tot i que això significa que és possible que sigui més limitat que els administradors de documents amb menys format, com ara els guanyadors de la selecció dels nostres editors Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online, Adobe Document Cloud segueix sent una opció sòlida per a petites empreses que s’han estandarditzat a PDF o simplement voleu recopilar signatures i compartir i rastrejar documents importants.

Paquets Adobe Document Cloud

Podeu subscriure-vos a Adobe Document Cloud pel vostre compte o com a part de Creative Cloud, un paquet de nou eines Adobe que també inclou Adobe Illustrator i Adobe Photoshop. Adobe Document Cloud ve inclòs amb Adobe Acrobat DC, un producte d'escriptori, tot i que cadascun també pot estar independent. També inclou Adobe Sign per sol·licitar signatures digitals i fer el seguiment dels documents associats. No hi ha una versió gratuïta o una prova gratuïta d'Adobe Document Cloud, però s'inclou a la suite Creative Cloud d'Adobe, que té una prova gratuïta de 30 dies.

Adobe Document Cloud té dos plans de pagament. El pla estàndard té un cost de 12, 99 dòlars mensuals (que vam revisar) amb una subscripció durant un any o bé podeu anar mensualment per 22, 99 dòlars al mes. Amb aquest pla, podeu crear, editar i exportar fitxers PDF i enviar documents per signar-los electrònicament. El pla estàndard inclou Acrobat Standard DC, que només és compatible amb Windows 7, 8 i 10.

El pla Pro té un cost de 14, 99 dòlars mensuals per una subscripció durant un any o 24, 99 dòlars mensuals per un pla mensual. Ve amb una llicència per a Acrobat Pro DC, que afegeix la possibilitat d’inserir fitxers d’àudio i de vídeo als fitxers PDF i d’editar documents escanejats. L'Acrobat Pro DC és compatible amb Windows i Mac (OS X v10.9 i v10.10). També inclou accés de 30 dies a Adobe Photoshop, Lightroom i altres programes de Creative Cloud. Els dos plans de subscripció inclouen actualitzacions gratuïtes. Si opteu per comprar Creative Cloud, els plans que inclouen Adobe Document Cloud començaran a 49, 99 dòlars al mes.

Com començar amb Adobe Document Cloud

Per registrar-vos amb Adobe Document Cloud, podeu iniciar la sessió al vostre compte existent o crear un compte amb Adobe. Tant si decidiu subscriure-vos a Creative Cloud o només Adobe Document Cloud, heu de proporcionar la vostra informació de contacte i de pagament i decidiu si voleu un pla mensual o anual.

Probablement heu utilitzat abans un producte d'Adobe, fins i tot només per visualitzar fitxers PDF, per la qual cosa la interfície d'usuari d'Adobe Document Cloud (IU) us pot resultar familiar. Les funcions es divideixen entre serveis PDF i serveis Adobe Sign. Des del tauler de control, podeu accedir als vostres fitxers i exportar, editar i crear fitxers PDF. També podeu combinar fitxers i utilitzar tres funcions comercials: Omplir i signar, enviar i rastrejar i enviar per a signatura. Adobe Document Cloud és compatible amb les interfícies d'interès de pantalla tàctil.

Compartir documentació i col·laboració

Adobe Document Cloud es refereix a l'emmagatzematge de fitxers i més als fluxos de treball col·laboratius amb PDF, tant si editeu i perfeccioneu documents corporatius, com si necessiteu enviar contractes per a signatures múltiples. Adobe Document Cloud admet l'emmagatzematge de diversos tipus de fitxers, però aquests fitxers s'han de convertir al format PDF per habilitar l'edició. Aquesta limitació és aplicable a determinats casos d’ús, com ara la col·laboració entre oficines amb col·laboradors amb llicència Acrobat pròpia, però pot ser una omissió crítica per a organitzacions que es coordinen amb usuaris externs per a la creació de documents. Després que s'hagi exportat, es poden exportar fitxers com a Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint o altres fitxers. D'altra banda, Adobe Acrobat DC (no Adobe Document Cloud, sinó l'aplicació d'escriptori Acrobat, així com les aplicacions per a mòbils) poden adreçar-se als proveïdors d'emmagatzematge en núvol, com Microsoft OneDrive for Business i DropBox Business, per gestionar fitxers PDF que puguis tenir. una d’aquestes ubicacions.

Hi ha diverses eines per gestionar tasques habituals amb fitxers PDF a Adobe Document Cloud, incloses la creació de PDF (realment, convertir documents en PDF, ja que no es pot crear un des de zero), combinar diversos fitxers en un PDF, reorganitzar pàgines PDF i exportar fitxers en PDF. Aquestes eines certament no són exclusives de Adobe Document Cloud UI ja que els usuaris amb llicència poden realitzar les mateixes tasques a Adobe Acrobat DC o aplicacions mòbils a Android o iOS. Però tenir una opció basada en núvol per a aquests treballs, sens dubte, ofereix alguns avantatges per als usuaris que puguin realitzar treballs des de diversos ordinadors. Els fitxers PDF editats a Adobe Document Cloud poden fins i tot aprofitar el Reconeixement òptic de caràcters (OCR) per convertir fitxers PDF escanejats en text editable o cercable. Aquesta és una característica que és particularment útil per a organitzacions amb una biblioteca de documents en paper existent.

Quan Adobe Document Cloud es troba realment propi és la seva capacitat per gestionar les tasques necessàries habitualment després que un document hagi arribat a un estat final o gairebé final. No és casualitat que aquest sigui el mateix lloc dolç que Adobe ha viscut amb Acrobat i el format PDF en general des de fa més d’una dècada. Les funcions que molts usuaris donen per descomptat, com ara la capacitat d’incorporar tipus de lletra, comprimir imatges i manejar les capacitats de formularis, fan d’Acrobat una opció sòlida per a tot, des de publicar documents de vendes fins a manuals de productes fins a documents legals i tot allò que es troba entre ells.

Les empreses que dediquen una quantitat de temps a l’enrutament de documents d’anada i tornada per revisió o signatura poden beneficiar-se immensament d’Adobe Document Cloud. L'ús del correu electrònic per enviar documents per imprimir-los, signar-los, escanejar-los i enviar-los per correu electrònic és increïblement ineficient quan es compara amb la capacitat d'Adobe Document Cloud de manejar l'encaminament d'un document a diversos signants. Opcions com la protecció de contrasenya, els recordatoris diàries o setmanals i les capacitats de seguiment són, francament, les claus finals del taüt de qualsevol argument sobre el benefici de costos d'Adobe Document Cloud. També convé remarcar que les capacitats de signatura obtingudes amb Adobe Document Cloud es troben fàcilment al nivell superior dels sistemes de gestió de documents que hem revisat. Microsoft SharePoint Online aporta una funcionalitat similar al joc i admet més formats de fitxer, però no gestiona els fitxers PDF tan bé com Adobe Document Cloud.

Podeu emplenar formularis fàcilment mitjançant la característica Omplir i signar. De forma còmoda, podeu desar els camps d’ús més comú, inclosos el vostre nom, adreça, correu electrònic i telèfon, de manera que no heu d’escriure aquesta informació de manera repetida. Després d’haver completat un formulari, el podeu desar com a fitxer PDF o imprimir-lo. Podeu compartir fitxers amb qualsevol persona (sempre que tingueu la seva adreça de correu electrònic) mitjançant Send & Track i trieu rebre notificacions quan el destinatari visualitzi el fitxer. Aquestes funcions també estan disponibles per a qualsevol fitxer que hagueu emmagatzemat en un compte de Creative Cloud.

Un cop escolliu un fitxer, podeu afegir un camp de signatura, un camp inicial o un bloc de signatura, així com el nom i la data. El document final es pot desar a la biblioteca de documents per a un ús futur, la qual cosa és útil si envieu el mateix contracte de forma coherent. Els destinataris poden triar delegar la signatura en una altra persona. En cas contrari, podran omplir els camps obligatoris i crear una signatura electrònica escrivint el seu nom, dibuixant-lo o penjant un fitxer d’imatges. L'opció d'escriure genera unes quantes opcions de signatura. Un cop el destinatari ha enviat l’arxiu signat, pot descarregar una còpia o inscriure’s a una prova gratuïta d’Adobe Sign de 14 dies (9, 99 dòlars mensuals i posteriors).

Un dels problemes d'aquesta característica és que us redirigeix ​​a la interfície d'usuari d'Adobe Sign i no està clar de com tornar a Adobe Document Cloud o al tauler de comandament Creative Cloud. T’estalviarem una mica de temps: feu clic al logotip de Adobe Sign a la part superior esquerra de la pantalla.

Adobe Document Cloud també admet plantilles de biblioteca, que són objectes reutilitzables (ja sigui un document o una superposició de formularis) que es poden aprofitar per realitzar tasques repetitives de manera més eficient. Les plantilles de document inclouen el contingut i el formulari del document camps, i són ideals per enviar un document complet per a la signatura (penseu en acords de client, acords de no divulgació, etc.). Els encavalcaments de formularis són una mica més obtusos, però us donen l’opció d’afegir un formulari preconfigurat a qualsevol document amb el mateix disseny. Això és útil per a coses com un bloc de signatures de lletres comercials, formularis que requereixen distintes marques o variacions segons el client, a més d'una infinitat de casos d'ús més.

Adobe té diverses aplicacions mòbils per a Android i iOS que amplien les funcions d'Adobe Document Cloud. Acrobat Reader Mobile reflecteix el que veieu a l'escriptori i en línia. Podeu veure i editar fitxers PDF des de qualsevol moment. També podeu accedir als fitxers continguts a Dropbox, OneDrive o a altres proveïdors d’emmagatzematge en núvol si heu connectat el vostre compte. Adobe Sign Mobile us permet signar documents electrònics, demanar signatures electròniques a d'altres i fer el seguiment del progrés. També podeu capturar la vostra signatura fàcilment mitjançant la pantalla tàctil del vostre telèfon, guardar-la i utilitzar-la a Adobe Document Cloud. Podeu iniciar la sessió a l'aplicació mitjançant el vostre Identificador de sessió o el vostre ID d'Adobe, de manera que us connecteu al vostre compte.

Emplenar i signar el mòbil es pot utilitzar per omplir i signar formularis de forma continuada, encara que aquesta aplicació no està connectada amb el vostre compte Adobe. De fet, no necessiteu l’ID Adobe del tot. Amb ell, fins i tot, podeu agafar una imatge d’un formulari i omplir-lo al dispositiu mòbil. Parlant d’enquadernar imatges, Adobe Scan converteix la càmera del dispositiu mòbil en un escàner de documents portàtil, fins i tot et permet carregar un PDF a Adobe Document Cloud on OCR pot convertir el document d’una simple imatge en text que puguis editar o copiar.

Adobe ofereix una gran ajuda si teniu problemes. Podeu cercar a Adobe minuciós documentació de suport en línia, tot i que hem trobat alguns missatges d'error en fer cerques senzilles. També podeu visitar fòrums d’usuaris. Si heu de posar-vos en contacte amb Adobe, podeu fer servir el xat en viu, que està disponible les 24 hores del dia anomenada l’equip d’assistència els dies feiners entre les 5 i les 19 hores (PST). Tanmateix, abans de contactar directament amb Adobe, primer heu d'omplir un formulari interactiu específics el vostre problema. És una molèstia (tot i que intenta oferir possibles solucions abans de trucar o llançar un xat).

Un servei de col·laboració i signatura electrònica sòlids

A l'octubre, Adobe va introduir actualitzacions a Adobe Document Cloud que inclouen un centre de documents central i suport per a aplicacions mòbils connectades. La companyia també va dir que ha agilitzat les ressenyes de documents i que ha afegit l'edició amb tacte activat en tauletes. A més, una funció d’intel·ligència artificial (A) anomenada Adobe Sensei ajuda a automatitzar tasques repetitives quan s’utilitza Adobe Scan i Adobe DC.

Adobe Document Cloud no vol ser un servei complet de gestió de documents, cosa que significa que no es compara amb Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online en termes de suport de tipus d’arxiu ampli, sincronització, seguretat robusta i personalització. Per ser just, malgrat això , Adobe Document Cloud destaca per proporcionar una funcionalitat clau a les àrees d’atenció als seus clients. A més, Adobe també ofereix integració en sistemes de núvol empresarial més importants com ara Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint Online, Salesforce i molts altres. Aquestes integracions serveixen per fer la vostra empresa més eficient aprofitant els punts forts de diversos serveis al núvol, permetent que realitzeu tasques de treball habituals en el context de la vostra àrea d’enfocament, ja sigui que es publiqui un document en un lloc web de SharePoint per fer comentaris o enviar documents de contractes per firma a clients de Salesforce.

Si la vostra empresa necessita ser més eficient per compartir i fer el seguiment de tràmits importants i reunir signatures, Adobe Document Cloud fa el truc. Això es produeix sobretot quan es combina amb Acrobat DC, que té més compatibilitat de fitxers, integracions i opcions d’edició. Per tenir funcions completes de gestió de documents, és probable que vulgueu mirar cap a un altre lloc, tot i que hi ha una forta possibilitat que hagueu de considerar Adobe Document Cloud, encara que no sigui la vostra opció per a un sistema de gestió de documents. El temps és diners i, per tant, la signatura digital i les capacitats de formularis podrien convertir Adobe Document Cloud en una inversió digna i una part essencial del vostre negoci.