Revisió i qualificació de despeses de concurrència

Concor Technologies va ser adquirida el 2014 per SAP. Com a resultat, el seu conjunt de solucions de desplaçament i despeses ara s’anomena SAP Concur, i el seu producte de despesa per a petites i mitjanes empreses (SMB) s’anomena Concur Expense. El preu depèn en gran mesura de les vostres necessitats. L’edició estàndard comença a partir de 8 dòlars per informe (basat aproximadament en unes 250 transaccions al mes). L’aplicació de seguiment i gestió de despeses de Software-as-a-Service (SaaS) ofereix un conjunt complet de funcions per al seu punt de preu d’entrada, incloent creació i aprovació d’informes de despeses, reforç de la política, captació de rebuts, integració de targetes personals i corporatives i informes predefinits..

Hi ha diversos serveis opcionals (com ara informes avançats i integració amb serveis de tercers) i una edició professional per a empreses de mida mitjana. Tot i que les opcions d’editor certificen, amplifiquen i Rydoo disposen de conjunts de funcions relativament robustos i amb transparència de preus molt més elevada, Concur Expense és una opció justa per a una PIME que creixi en una empresa o amb presència internacional en països compatibles.

Misteri costós

Com s'ha esmentat anteriorment, els preus de Concur a base de cada informe a partir de 8 dòlars per informe. La tarifa mínima per part d’una organització per comprar el producte SaaS de Concur per primera vegada és d’aproximadament 994 dòlars anuals o 82, 90 dòlars al mes, cosa que no és raonable per a un producte tan complet com Concur Expense, sobretot tenint en compte que no hi ha cap cost de configuració. Altres productes, com ara taxes d’instal·lació de càrregues de certificat superiors a 1.500 dòlars.

Concur ens configura amb un compte de prova. A Informació personal, hem afegit la nostra pròpia adreça de correu electrònic per a notificacions de despeses i informes. Concur ens va enviar un correu electrònic per verificar-lo per tenir-ne seguretat. A Informació de despesa, vam designar la nostra moneda de reemborsament i vam afegir un gestor de ficció secundari com a aprovant dels nostres informes. També vam verificar l’adreça de correu electrònic del nostre tester de manera que poguéssim enviar els rebuts electrònics dels proveïdors participants directament al nostre compte, on es recopilen i s’assignen als informes de despeses. Això va suposar un estalvi de temps excel·lent ja que no hi havia cap entrada de dades ni cap rebut de paper a buscar per presentar-los amb el nostre informe de despeses.

Interfícies completes

La configuració per a mòbils de l'aplicació recentment redissenyada era tan fàcil com Certify o Abacus. L’aplicació mòbil SAP Concur està disponible per a iPhone, Android, Blackberry i Windows Phone. Nota: mentre que l'aplicació ExpenseIt encara està disponible per a la seva descàrrega, es troba principalment per a la comoditat dels usuaris existents, que es traslladaran a l'aplicació més recent. Probablement els usuaris nous no hagin de molestar-se.

Quan vam iniciar per primera vegada l’aplicació Concur Android, vam saber de seguida que es tractava d’una aplicació empresarial. Ens van detenir i ens van dir que l’aplicació requeria un bloqueig de pantalla al nostre dispositiu per obtenir una seguretat adequada.

L’aplicació per a mòbils té una interfície neta amb diverses categories, segons qui sou i quines funcions utilitza la vostra empresa. Poden incloure categories com ara Viatges (per als serveis de viatge de Concur), Despeses (una llista de les vostres despeses), Informes de despeses, Aprovacions, Sol·licituds (autoritzacions) i Pressupostos. Per afegir una despesa, toqueu una càmera a la part inferior de la pantalla (que, una mica confusa, s'etiqueta com a ExpenseIt) i feu una foto del rebut. Després es tradueix a través de Reconeixement òptic de caràcters (OCR). Ho vam provar amb tres rebuts. Totes van trigar menys d’un minut per escanejar amb precisió.

També hem enviat per correu electrònic rebuts més complexos de dos hotels diferents. Es va ingressar un dels rebuts amb una de les seves despeses (l'impost hoteler) que es va detallar. Tot i això, hem aconseguit corregir la despesa de manera que es va comptabilitzar tot l’import. L’altre rebut es va ingressar amb una despesa de 0 dòlars perquè l’hotel l’havia catalogat com a pagat. Això també es va corregir manualment.

Concur li permet crear una despesa de forma manual o calcular el quilometratge d’una de tres maneres: escrivint manualment les adreces que vau començar i l’heu finalitzat, mitjançant GPS o mitjançant la programació de l’aplicació per capturar quilòmetres durant hores específiques. Aquest nivell de detall en les seves capacitats organitzatives es reflecteix en el millor de la seva competència, com ara Expensify.

Un cop hagueu acabat, traslladeu les despeses a un informe (que es pot crear automàticament mitjançant una funció anomenada Expense Assistant). El programari marca qualsevol problema. A continuació, envieu l’informe per a la seva aprovació. Les despeses amb càrrec a una targeta corporativa s’ajustaran automàticament als rebuts que cotitzen. Els gestors que necessiten aprovar els informes també poden fer-ho des de l'aplicació per a mòbils.

La interfície web de Concur estava experimentant una revisió completa en el moment d’aquest escrit. El nou disseny hauria d'estar disponible per a tots els usuaris a finals d'any o principis del 2019. La interfície actual ofereix el que podríeu esperar d'un producte complet i experimentat. A la capçalera superior, hi ha menús desplegables separats per a les diverses aplicacions de Concur, com ara Travel (si s’utilitza), Despesa i el seu Centre d’aplicacions. A l'extrem superior dret hi ha el menú desplegable del perfil de l'usuari i l'enllaç que us pot ajudar. L'App Center és una pàgina molt interessant que conté aplicacions innovadores boges i optimitzades per a Concur per ajudar els usuaris a informar sobre despeses i viatges. Podria haver passat hores fent voltes per aquestes aplicacions. Aquest és només un dels exemples en què Concur proporciona valor per suportar el seu punt de preu.

Hem creat dos comptes per provar Concur: un per a un empleat de ficció i un altre per a gestor; aquest últim podria aprovar informes. Des del punt de vista dels empleats, Concur Expense ens permet personalitzar algunes de les configuracions de preferències. Hem configurat les notificacions per correu electrònic per enviar-les quan ha canviat l'estat d'un informe de despeses enviat, quan s'ha enviat un informe de despeses o quan es van caure en el meu compte transaccions amb targeta d'empresa. Ens ha agradat que tingués l'opció de seleccionar un delegat per actuar en nom nostre. Concur emmagatzema dades del període de set anys requerit, si no és llarg, per complir les normes d’auditoria IRS del client.

Si utilitzeu Concur Travel, totes les dades d’aquesta aplicació (l’hotel, les despeses de viatges aeris i les despeses de targeta corporativa) s’informaran directament a Concur. L’adquisició de Concur per SAP proporciona als clients accés a les solucions SAP mitjançant plantilles de connectors preconstruïdes creades al voltant de les estructures de fitxers SAP. Assegura les dades relacionades amb les despeses capturades a les publicacions de Concur amb precisió en la solució SAP, cosa que significa que Concur ara té un ferm punt en el mercat empresarial mig i gran.

Concur Expense és tan fàcil d’utilitzar com ExpensePath, però una mica més implicat que Abacus, Certify o Rydoo. Si es pren el temps per configurar el perfil, s'acceleraran els informes de despeses en la creació d'experiència. L’aplicació de captura d’OCR per a la imatge mòbil augmenta considerablement la qualitat de la imatge i redueix la quantitat de pulsacions necessàries per completar un informe de despeses, millorant l’experiència global.

Molt millorat

Des que es va revisar el producte per última vegada, l’aplicació mòbil ExpenseIt es va plegar amb Concur Expense, fent el procés molt més senzill del que era. Si s'experimenta com a usuari final, el producte proporciona totes les necessitats necessàries per a una solució de seguiment de despeses i molt més.

Concur Expense és una solució més adequada per a la PIME que compta amb almenys 10-15 empleats o més que presentin informes de despeses. Una vegada que es redueixi el disseny web, és probable que rivalitzi amb la qualitat dels certificats de selecció i de Rydoo.