Opinió i classificació dels avantatges de contractes de programari fantàstics

No us deixeu fora del lloc web si decidiu investigar Avantatges del contracte de programari Great Minds. Sí, és lent i difícil de navegar, però si aprofiteu, trobareu informació en una plataforma de gestió de contractes molt ben caracteritzada i molt personalitzable. Malauradament, el lloc web reflecteix una mica l’aplicació en què Great Minds ha posat una barrera de corba d’aprenentatge considerable entre tu i l’ús complet de Contract Advantage. Tot i això, l’empresa continua millorant el producte, com ho demostra el fet que des de la nostra revisió inicial, Contract Advantage ha afegit millores de interfície d’usuari (IU), noves integracions, automatització de flux de treball i molt més; i això significa que superar aquesta barrera d’aprenentatge podria valer la pena per a molts.

Aquesta veterana plataforma de gestió de contractes comença amb només 75 dòlars per usuari nomenat al mes i no se centra en cap aspecte del procés de gestió de contractes. Més aviat, ofereix una àmplia funcionalitat entre emmagatzematge i classificació de contractes, creació i edició de contractes, fluxos de treball i signatura electrònica, a més d'informes i alertes. Els principals problemes que teníem amb aquest producte van ser en relació amb la usabilitat i la compatibilitat per començar a funcionar. La companyia ofereix una gran quantitat de guies exhaustives, documents d’ajuda i recursos per ajudar-vos a navegar i personalitzar el sistema. Però la gran quantitat de personalització pot ser desagradable i, fins i tot amb les millores des de la nostra revisió inicial i els materials d’ajuda, la interfície d’interès només és fàcil d’utilitzar després d’aconseguir el bloqueig del producte. La companyia diu que els seus recursos d’ajuda no substitueixen la formació formal. L’empresa proporciona sessions de demostració i entrenaments, inclosos 3-5 dies d’entrenament i configuració en lloc segons el pla que trieu.

L’Editor’Choice Updraft proporciona una millor autorització de contractes i Editors’ Choice Agiloft és més fàcil d’utilitzar amb tanta capacitat de personalització. També hi ha una sèrie de productes més intuïtius basats en núvols revisats en aquest resum que són molt més fàcils d’utilitzar però sense gairebé tanta funcionalitat a nivell d’empresa. No obstant això, per a mitjanes empreses per a grans empreses i organitzacions que poden dedicar el temps a configurar el sistema i personalitzar la interfície d'interès, plantilles de contracte i opcions de gestió i automatització de flux de treball, Contract Advantage és una de les eines més potents del mercat.

Edicions i preus

Contract Advantage està disponible en tres versions diferents: WebEssentials, WebPro i WebElite. El preu varia segons si voleu que el producte allotjat estigui disponible a través d’un portal web o la versió instal·lada de Contract Advantage que es mantindria en un servidor darrere del tallafoc. Blueridge Software Contract Assistant és l'únic altre producte provat en aquest segment que ofereix una opció local.

El pla WebEssentials comença a partir de 75 dòlars per usuari nomenat al mes i 90 dòlars per seient simultani. Per a la versió instal·lada, el preu és una tarifa única de 500 € per usuari nomenat i 875 dòlars per usuari simultani. El següent pla de creació és WebPro, que comença a partir de 83 dòlars per usuari nomenat i 99 dòlars per usuari concurrent al mes. La versió instal·lada costa 550 dòlars per usuari nomenat i 963 dòlars per usuari simultani per a la llicència única.

Finalment, hi ha l'edició de WebElite, que comença en 95 dòlars per usuari nomenat i 114 dòlars per usuari concurrent al mes. La versió instal·lada de WebElite costa 633 dòlars per usuari nomenat i 1, 108 dòlars per usuari simultani per a la llicència única. El programa Great Minds també ofereix seients de només vista per a Contract Advantage, que oscil·la entre 15 i 20 dòlars al mes per als sistemes allotjats i una quota de llicència de 150 a 175 dòlars per als sistemes instal·lats. Com s'ha esmentat, l'empresa també ofereix formació presencial amb cada pla per ajudar a la significativa corba d'aprenentatge. La formació inclosa és de tres dies per a WebEssentials, quatre dies per a WebPro i cinc dies per a WebElite.

Tot i que aquestes edicions tenen "Web" en els seus noms, això no vol dir que només funcionen com a serveis al núvol allotjats. En canvi, vol dir que els usuaris interactuen amb ells a través d’un navegador web que té l’aprenentatge de programari que s’executi ja sigui en servidors allotjats per Great Minds Software o en servidors executats en centres de dades de clients. L’elecció depèn de vosaltres. Contract Advantage té diverses opcions de desplegament i preus, així que no oblideu comprendre la imatge completa abans de comprar. I recordeu que executar el programari localment significa invertir en Microsoft SQL Server (edició 2008, 2012, 2014 o 2016) o Windows Server (servidor 2008 R2, 2012 R2 o 2016 R2).

Aquesta infraestructura de fons addicional significa un cost addicional més enllà del preu de llicència base de Contract Advantage: llicències d'accés al servidor i al client tant per a les plataformes Microsoft com pel cost d'una màquina de servidor dedicada, ja sigui física o virtual. També significa, possiblement, una mica de complexitat addicional per a petites operacions sense l'experiència del personal informàtic intern per gestionar servidors i bases de dades. Això es podria traduir en més despeses de consultoria informàtica per part de tercers. Tot això que pot ser massa complicat per a algunes empreses, especialment operacions molt petites com ara propietaris únics. Per a les operacions mitjanes amb un servidor físic o virtual de sobres i alguns cicles informàtics oberts per a la gestió, Contract Advantage ofereix llicències flexibles, tots els components bàsics i una gran quantitat de personalitzacions.

Els clients han d’investigar detingudament les capacitats de cada edició, perquè hi ha diferències marcades. Per exemple, hi ha diverses funcions que no estan disponibles a l'edició de WebEssentials o WebPro. Les edicions WebElite i WebPro ofereixen una biblioteca de clàusules i propietats intel·lectuals (IP), funcions de seguiment especial i financer. A més, l’edició de WebElite ofereix informes definits per l’usuari, flux de treball amb notificació automàtica, plantilles de documents definides per l’usuari i omplides i seguiment de factures. El nombre d'informes disponibles també augmenta per edició. Obteniu 60 informes amb WebEssentials, 70 amb WebPro i accés a més de 115 informes amb WebElite. Com en molts sistemes de gestió de contractes, hi ha una gran varietat de característiques i un alt nivell d’individualització. Aquesta revisió es centra principalment en la funcionalitat fora de caixa (les característiques bàsiques de la gestió de contractes) i en altres proporcions molt menudes.

Començant

Com molts dels altres sistemes de gestió de contractes altament personalitzables que hem revisat, inclosos Agiloft i Coupa Contract Lifecycle Management, Contract Advantage és difícilment navegable. L’àmplia funcionalitat inclosa a Contract Advantage significa que us trobeu amb una interfície d’interès multitudinària de botons, pestanyes, camps de dades i menús per personalitzar la vostra experiència.

En comparació amb la interfície d'usuari simplificada de Gord Concord o amb els senzills quadres de comandaments basats en núvols que es troben en eines SaaS menys potents, com ContractSafe i Contract Hound, Contract Advantage no és una eina que només podeu iniciar la sessió i començar a utilitzar. A més d'una demostració en lloc de sessions formatives formatives, el programa Great Minds va oferir diverses guies d'usuari necessàries per començar a funcionar. Armat amb una guia d'ús inicial, una guia de flux de treball, una guia de Canvi de visualitzacions i de canvi de nom de camps i una mini guia de Configuració del navegador web, el procés de configuració va començar amb el meu compte de prova vinculat a una base de dades d'exemple.

El programari Great Minds diu que el sistema funciona amb Google Chrome, Microsoft Edge i Safari, així com Internet Explorer (IE) per als diversos portals que s’ofereixen. Però el sistema bàsic actualment només funciona amb IE i requereix un molest grau de configuració de la configuració perquè funcioni. Per a les proves de revisió actualitzades, he utilitzat un ordinador Windows 10 amb Microsoft Edge i Google Chrome instal·lats. Però, per tal que el portal web de Contract Advantage funcioni, vaig haver d’obrir IE i passar la guia del navegador per activar la configuració de compatibilitat correcta. Contract Advantage està optimitzat per a les IE 6, 7, 8 i 9, totes desactualitzades. Els equips més nous que utilitzin IE11 necessiten configurar una gran quantitat d’internet i opcions de seguretat avançades al navegador perquè funcioni. Per a un producte basat en web el 2017, aquest grau de treballs addicionals de configuració per permetre la compatibilitat endarrerida és un impacte significatiu contra el producte per a qualsevol organització que encara no utilitzi programari antic. La companyia va dir que espera tenir durant tot el primer trimestre del 2018 tot el sistema bàsic habilitat per multi-navegador.

Un cicle de vida de gestió personalitzat

Gairebé totes les facetes de Contract Advantage són altament personalitzables. Contract Advantage es pot configurar per obrir-se al tauler de l'usuari o només al menú principal (que també es troba al tauler de control). El Tauler de comandament està format per diferents finestres o rajoles anomenades "widgets". Aquests ginys es poden configurar per mostrar gairebé qualsevol tipus d’informació, incloses accions per darrere, accions properes, tasques actives de l’usuari i caducitats del contracte. Tots els widgets del tauler es poden arrossegar i deixar caure a una posició nova i es poden afegir més ginys. Fins i tot l’esquema de colors es pot canviar de manera que els usuaris puguin assignar, per exemple, diferents colors a contractes regulars, subcontractes o contractes mestres per a una identificació visual més fàcil. El Tauler també es pot configurar per mostrar anuncis de l'empresa o un gràfic que mostri informes com ara comparacions de números de contractes interanuals. Cada usuari pot personalitzar el seu Tauler de control amb esquemes de colors i widgets al menú de configuració, però el menú principal sempre és accessible des de la part inferior esquerra.

Contract Advantage també proporciona un dipòsit de documents central amb diversos mòduls addicionals que podeu afegir segons les vostres necessitats empresarials (per exemple, un mòdul financer o un immoble). En aquest sentit, el sistema de gestió de contractes s'assembla gairebé a un sistema de planificació de recursos empresarials (ERP) en la seva configuració. També hi ha un portal de sol·licituds de contracte per als usuaris que no necessiten funcions d’administrador. D'aquesta manera, els usuaris i supervisors empresarials proporcionen una interfície d'usuari a través de la qual poden enviar contractes d'aprovació, aprovació o rebuig de documents i gestió de fluxos de treball. Tots els formularis i camps es poden personalitzar per l'administrador, per la qual cosa aquest tipus de portal és útil per a una empresa en què diferents departaments han de presentar i gestionar diferents tipus de contractes.

Tot i que Contract Advantage no té les mateixes capacitats gràfiques al Tauler de comandament que Agiloft, els usuaris de Contract Advantage tenen la capacitat una mica única de triar els seus propis esquemes de colors en algunes de les pàgines, sobretot les pàgines de Tauler i Contractes. És una mica sorprenent que aquesta funció no estigui més fàcilment disponible en altres sistemes. Contract Advantage és un dels pocs que hem vist amb aquestes capacitats. Amb un palet complet disponible, els usuaris poden vestir avantatge del contracte al seu gust.

L’encapçalament principal (a la part superior de la pàgina) es pot personalitzar amb el logotip i els colors d’una empresa. Hi ha dues maneres bàsiques perquè els usuaris puguin navegar per Contract Advantage: a través de la barra de menús i a través del menú principal. El menú principal és una llista semblant a un widget dels diversos aspectes de la funcionalitat bàsica de Contract Advantage, inclosos contractes, parts, contactes i un dipòsit de documents. La barra de menús recorre la part superior de totes les pàgines; proporciona un accés ràpid a moltes de les àrees de les pàgines del menú principal, així com a mòduls i informes.

Un aspecte interessant de la interfície d'interès és que moltes de les pantalles de selecció de contractes tenen la sensació d'un full de càlcul de Microsoft Excel, més que molts d'altres productes que vaig revisar. Probablement això proporcionaria un cert nivell de confort als usuaris que coneixen bé els programes de full de càlcul de Microsoft Excel. No obstant això, això no pot ser d’atractiu per als usuaris que prefereixen un enfocament de tipus de gabinet d’arxius virtuals a la gestió de contractes, que es pot trobar en sistemes com ContractWorks i ContractSafe.

Afegir un contracte al sistema és bastant indolor; simplement es tracta de fer clic a Nou contracte i introduir la informació rellevant per iniciar el procés d’entrada de dades. Un cop introduïda la informació bàsica sobre el contracte per configurar el perfil, es pot afegir la resta d'informació rellevant. A l’edició de WebElite, també podeu carregar el contracte des d’una plantilla. La pàgina també us permet afegir informació més avançada sobre la contractació i la negociació, inclosa la "persona responsable" de cada empresa que participa en un acord. També podeu afegir els noms de totes les parts que hi ha a cada costat d’un cas, així com quins usuaris estan designats com a signants.

Els perfils de contracte tenen un índex de navegació de pàgines a la part esquerra per moure's entre Resum, Accions, Esmenes i Clàusules. Podeu afegir pàgines de contractes personalitzats a l’edició de WebElite. La pàgina Resum té una capçalera que mostra la informació més bàsica (com ara tipus, terme, caducitat i estat). Podeu introduir informació relativa a les parts, contactes, detalls i l'estat. A més, si l’usuari té permís, gairebé tot el que hi ha a la pàgina es pot individualitzar o canviar a tot el sistema, si es vol.

Les parts i contactes es poden afegir a una llista d’interessats existents o bé afegir-se si són una nova empresa. Aquesta funcionalitat permet una entrada ràpida de dades i un informe més eficient. Quan no hi ha un llistat central de parts, els usuaris poden variar la redacció exacta d’una empresa (per exemple, entre XYZ Incorporated, XYZ Inc. i XYZ), la qual cosa pot comportar la cerca i l’informe d’omplir errors. Contract Advantage té una funció útil útil que no havia vist anteriorment a la pestanya "Historial de FKA". FKA significa "Antigament coneguda" i aquesta característica útil permet documentar els antics noms de l'empresa al perfil per ajudar a fer un seguiment del canvi de noms de les empreses.

A continuació, es detallen els detalls del contracte i les dates clau. En aquestes àrees s’introduirà la majoria de les dades del contracte. La secció Detalls del contracte pot ser configurada per un administrador per presentar determinats camps de dades en funció del tipus de contracte seleccionat inicialment per l'usuari o a tots els tipus de contracte. Es pot crear qualsevol tipus de camp: caselles de verificació, caixes de text, llistes desplegables, llistes d'entrades múltiples, camps de moneda i dates. A més, es poden configurar diverses dates clau incloent-hi la data d’Acord, vigència, finalització, caducitat i renovació.

A partir de les dates clau, es poden crear accions ràpidament per recordar als responsables d’esdeveniments futurs importants. Es poden configurar avisos anticipats, enviant-se correus electrònics automàtics a les persones adequades durant qualsevol nombre de dies abans de l’esdeveniment. Si la informació és implicada per l'esdeveniment, s'hi pot afegir aquesta informació. Les notificacions es poden enviar contínuament fins que es canvieu l'estat de l'acció. Fins i tot es poden enviar notificacions a la contrapartida.

Si teniu el mòdul de signatura de documents, que només està disponible amb l’edició de WebElite, també podeu integrar el procés amb DocuSign per a signatures electròniques. Si està activat, si feu clic al nom d’un contacte a la pàgina del contracte, podreu desar les seves credencials directament a DocuSign. Un cop generat el document amb totes les dates rellevants, podeu assignar un signant opcional. Si utilitzeu una plantilla, ja tindrà un llenguatge de contracte específic i només podreu omplir els camps corresponents. Podeu generar un fitxer de Microsoft Word o PDF amb blocs de signatura caiguts a les zones designades del contracte. Cada contracte té el seu propi dipòsit de documents en el qual podeu personalitzar l'estructura de carpetes. El sistema desarà automàticament el contracte en un flux de treball d’aprovació. Així, si es tracta d’un contracte de compra, no veureu carpetes per a recursos financers o d’assegurances, etc. No hi ha cap signatura electrònica nativa, de manera que podeu activar la integració de DocuSign si teniu un compte o haureu d’imprimir la documents, signar manualment i tornar a carregar la versió signada al flux de treball d’aprovació.

Flux de treball avançats, cerca i informes

Per als usuaris més avançats de l'edició de WebElite, també es pot afegir informació sobre el flux de treball a la secció Estat del procés de contractació. Es pot crear una llista configurable de passos perquè els gestors puguin fer el seguiment de l'avanç d'un contracte. Els botons d’opció Sí / No es poden configurar al costat d’estats diferents (per exemple, enviats a Legal, Executat, enviats a comptabilitat, enviats a la part contractant i sol·licitud acceptada) amb caselles de data per documentar la línia del temps.

Les capacitats d'automatització del flux de treball s'han millorat des de la revisió inicial, amb més plantilles de flux de treball i també tasques posteriors al flux de treball. Després de completar un contracte, podeu assignar accions de seguiment, com ara enviar per correu electrònic un document signat, generar un informe, etc. Totes aquestes accions de seguiment es desencadenen automàticament. Les plantilles de flux de treball es poden modificar per indicar una tasca, responsable de la seva tasca, la seva durada i les notificacions per a un nou pas en un flux de treball. També es poden configurar alertes de resum a intervals de temps personalitzats.

Contract Advantage també té funcions avançades de negociació i seguiment de contractes. Aquests us permeten fer un seguiment de les esmenes a un contracte adjunt a una entrada d'esmena al dipòsit de documents d'un contracte. El sistema també té una funció de comparació de versions i inclou control de revés i registres d'auditoria complets de tots els canvis i actualitzacions. L’edició de contractes llançarà directament Microsoft Word i us permetrà fer canvis directament al document. Però el sistema buscarà i processarà la versió actualitzada amb reconeixement òptic de caràcters (OCR) per registrar els canvis.

Com molts sistemes de gestió de contractes, hi ha una funció de Nota. A Contract Advantage, aquesta característica s'anomena "Diari de contracte:" i permet als usuaris adjuntar comentaris al perfil del contracte creant entrades del diari amb segells de data i hora. Com molts sistemes, es poden copiar els perfils del contracte, però Contract Advantage afegeix la capacitat de controlar la informació individual del perfil.

Contract Advantage té un enfocament diferent del document o fitxer de l’organització. Tots els perfils del contracte inclouen un dipòsit de documents, que reconeix que alguns contractes poden tenir una gran quantitat de documents o subcontractes adjunts. Cada dipòsit té grups de documents que ofereixen als usuaris la possibilitat de posar fitxers en categories diferents. Molts sistemes del mercat permeten als usuaris adjuntar diversos fitxers o documents a un perfil de contracte únic. Tot i això, la majoria no proporcionen el mateix nivell d’organització que el contracte Avantatge. Es poden crear carpetes i es pot editar l'estructura. Els documents també es poden bloquejar per evitar problemes de control de versions. A més, els correus electrònics enviats mitjançant Contract Advantage es registren al repositori.

Per als administradors preocupats per la seguretat, els usuaris es poden assignar a grups per controlar fàcilment l'accés i l'edició. Els usuaris es poden mantenir des de zones senceres del sistema o simplement evitar que es puguin editar determinats camps, proporcionant un enfocament matèric de la seguretat.

Com tots els altres aspectes de Contract Advantage, la funció de cerca és altament personalitzable. Es pot cercar qualsevol camp de dades, proporcionant funcions de cerca gairebé il·limitades. Els paràmetres de cerca s’organitzen en pestanyes. D’aquesta manera es manté la informació més bàsica al davant i al centre mentre es fa tot el camp que es pot cercar. També es poden desar cerques per a un ús posterior.

Com s'ha esmentat, Contract Advantage inclou OCR per als documents carregats. Aquesta característica permet la cerca de text de documents i fitxers al sistema. La funció de cerca de text de Contract Advantage és més útil que la majoria, ja que mostra el nombre de visites de cada document. Les sofisticades capacitats de cerca es tradueixen en informes sòlids. Qualsevol cerca o llista de contractes es pot exportar a Microsoft Excel i es poden personalitzar completament les columnes d'informació. A més d’exportar qualsevol cerca, Contract Advantage inclou una sèrie d’informes preconstruïts que es poden personalitzar per a cada usuari. Aquests informes proporcionen un producte lleugerament més estètic i es poden exportar a Microsoft Excel o veure's en el sistema.

A més de les moltes funcions interessants que ja s’han comentat, cal destacar-ne algunes més. Per exemple, Contract Advantage és un dels pocs sistemes que permet una actualització global del sistema. D’aquesta manera, un gestor pot actualitzar la informació entre diversos contactes, empreses o camps de dades alhora. Aquesta característica podria estalviar una gran quantitat de temps i energia en implementar nous camps o en actualitzar i modificar els antics.

Per ajudar en l'organització, es poden arxivar contractes. Contract Advantage té altres funcions, com ara la importació de contactes de Microsoft Outlook, la creació de plantilles i les biblioteques de clàusules. També hi ha una integració d’Active Directory (AD) i un suport d’inici de sessió únic (SSO) per al pla WebElite.

Una plataforma de gestió de contractes de gran utilitat

Contract Advantage es pot personalitzar per satisfer les necessitats de gairebé qualsevol client. Però els requisits i la configuració del sistema poden ser prohibitius per a particulars i empreses més petites. Contract Advantage ofereix diverses funcions útils, com ara OCR i actualitzacions globals, a més d'un enfocament únic per a l'emmagatzematge de documents. Per a aquells usuaris que prefereixin funcionar immediatament amb una experiència de gestió de contractes més natural, els guanyadors de la redacció Agiloft i Updraft podrien ser més adequats. I per a una senzilla opció basada en núvol amb una col·laboració intuïtiva, Concord podria ser un millor ajustament.

Tanmateix, quan es tracta d’una personalització realment interminable i de les funcions de gestió i automatització de flux de treball avançades necessàries per a la gestió de contractes a nivell d’empresa, Contract Advantage es troba entre les eines més capaces de disposar del mercat. Un cop hagueu passat per la instal·lació i els entrenaments per posar-vos a gust amb aquest complex producte, es tracta d’un sistema tan complet i adaptat com el vostre negoci.