Opinió i valoració d’Iqboxy (per a iPhone)

IQBoxy Prime (5, 99 dòlars per usuari / mes) s'aproxima a ser l'aplicació més destacada per als autònoms i contractistes independents, que requereixen un seguiment de despeses excepcional i avançat tecnològicament. IQBoxy Prime ofereix set maneres diferents d’importar dades de recepció de paper i és l’única aplicació d’iPhone que hem provat que utilitza tecnologia OCR sofisticada per llegir informació impresa i convertir-la en registres electrònics (la majoria d’aplicacions només us permeten guardar la foto). A més, és una de les poques aplicacions que ofereixen eines per traslladar despeses a QuickBooks Online i Xero. Per descomptat, IQBoxy Prime no fa gairebé el que els nostres Editors 'Choice, Essentials GoDaddy Bookkeeping Essentials, però sembla fantàstic, és extremadament fàcil d'utilitzar i ofereix funcions inusuals, com ara suport multi-moneda, pressupostos molt senzills i "caixa de sabates". tramitació de rebuts de paper.

La màgia d’OCR

Després d’haver descarregat l’aplicació i creat un nom d’usuari i una contrasenya, es necessita molt poca configuració. Se us demana el vostre fus horari, la vostra moneda, el tipus d’impost de vendes i el límit pressupostari mensual. Si voleu, podeu començar immediatament a introduir les dades de la recepció.

Una manera popular d’introduir les dades de despeses a IQBoxy Prime és fent fotografies dels rebuts. Aquest mètode mostra una de les característiques més impressionants d’IQBoxy Prime: la implementació de la tecnologia OCR. L'activeu fent clic a la icona + Collect, que obre l'opció Photo. A continuació, feu clic a les icones Detectar llum i recepció, mantingueu l'iPhone directament a sobre d'un rebut de paper fins que el rectangle amb ombra verda, l'eina de retallada, cobreixi totes les dades de recepció pertinents i feu clic a la icona blava gran per obsequiar la foto. IQBoxy Prime us suggereix que ho torneu a intentar o que us permeti acceptar la foto fent clic a Fet. Si la vostra coordinació mà-ulls és bona, pot ser que domini ràpidament. No ho vaig fer.

Podeu veure el rebut ràpidament fent clic a la icona de documents i seleccionant-lo de la llista. La imatge de recepció es mostra a la part superior d'aquesta pantalla. A sota d’aquest, trobareu el tipus de proveïdor, el total, l’impost, la propina i el tipus de pagament extret del rebut i l’han introduït als camps correctes, juntament amb la data i hora en què es va fer la foto. Podeu documentar la transacció més marcant-la, afegint-hi notes i línies de comanda de SKU i marcant-la com a reemborsable. IQBoxy Prime us ofereix moltes opcions.

Hi ha altres tres opcions a la pàgina de + Recollir, a més de treure una foto. Podeu penjar un rebut existent de la galeria d’imatges del vostre iPhone, dictar els detalls necessaris en veu alta o introduir text. La tecnologia OCR d’IQBoxy va omplir les dades del rebut com ho va fer amb les fotos que vaig fer i tots els mètodes van funcionar per a mi.

També podeu rebre rebuts de correu electrònic a la vostra adreça de correu electrònic única o enviar les còpies en paper a IQBoxy, on us seran introduïdes (aquest mètode continua essent en un procés limitat). Utilitzant un procés anomenat Reverse Cloud Sync, l’aplicació pot treure rebuts seleccionats de serveis d’emmagatzematge com Dropbox, Google Drive o OneDrive. I podeu veure dades de despeses al vostre Apple Watch, que és un bon toc.

Cap de les aplicacions d’iPhone que he revisat aquí s’apropa a fer el que IQBoxy Prime ha fet amb la tecnologia del telèfon intel·ligent, tenint en compte les seves capacitats OCR i les seves opcions d’integració.

Tauler de comandament i molt més

El quadre de comandament d’IQBoxy Prime és una pantalla senzilla que mostra un gràfic de línia que mostra els totals del vostre rebut. Quan es desplaça cap avall, veureu els números reals d'avui, ahir, aquesta setmana, la setmana passada, aquest mes i el mes passat. No és un autèntic barnburner d’un tauler de taula, però cap aplicació d’aquest grup no fa un ús excepcional d’aquest important espai.

Tampoc les aplicacions inclouen informes múltiples, però és tan comprensible amb una funcionalitat tan limitada. IQBoxy, però, ofereix visualitzacions d'informes de les dades de la vostra recepció en els formats.CSV o.PDF. Podeu personalitzar-les configurant l’interval de dates, els membres de l’equip (els subscriptors d’IQBoxy Prime poden compartir dades amb els associats per un cost addicional) i les etiquetes. Hi ha disponibles dos tipus: una taula que enumera simplement tots els detalls de cada rebut i un informe de registre que desglossa cada transacció en dèbit, crèdits i saldos.

Integració excepcional

IQBoxy Prime pot compartir la informació de despesa amb nombrosos altres llocs web. Per treballar amb ells, haureu de fer clic a Més a l'extrem inferior dret i, a continuació, a les aplicacions connectades.

Podeu exportar les dades de recepció d’IQBoxy a qualsevol de les quatre aplicacions de comptabilitat en línia i un producte d’escriptori: Xero, QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, SAASU i FreshBooks. Vaig passar pel procés de QuickBooks Online. Vaig haver d’introduir les meves credencials d’inici de sessió QBO per realitzar la connexió, seleccionar l’empresa correcta i autoritzar la connexió. Aleshores, he hagut de designar valors predeterminats per a les compres (compte de compra, tipus de despesa, etc.). I he d’indicar si volia carregar rebuts com a factures o com a despeses i si els rebuts havien de carregar-se automàticament o seleccionar-los manualment. També he hagut de reservar els rebuts amb una etiqueta "qb".

IQBoxy Prime també pot emmagatzemar dades de rebuts en nombrosos llocs d’emmagatzematge basats en núvols, inclosos Dropbox, Evernote i Google Drive, i en dos llocs web de productivitat, Office 365 i Slack. Cadascuna té requisits mínims de configuració. I podeu importar les dades de recepció de Shoebox'ed. Hi ha enllaços per a PayPal i Uber, però aquests encara no estaven actius quan vaig mirar IQBoxy Prime.

Automatització basada en regles

Podeu crear regles útils a la pàgina de configuració, que pot accelerar el procés de classificació de transaccions de l’aplicació. Llibres autònoms de QuickBooks ofereix una opció similar. Primer escolliu quines despeses es veuran afectades per la regla. En aquest punt, les vostres úniques opcions són Tots els documents, des del lloc i pagats amb targeta.

A continuació, nomeneu el lloc o introduïu els quatre últims dígits de la targeta de crèdit i seleccioneu de la llista d’etiquetes (qualsevol cosa que hagueu definit) i de les categories predefinides, com ara despeses d’oficina, menjars i entreteniment, o papereria i impressió. Així, per exemple, esteu dient a IQBoxy Prime que cada vegada que enregistreu un rebut del Home Depot, s’hauria d’etiquetar per a negocis i classificar-lo com a Despeses d’Office.

Conclusions

Igual que els seus competidors, IQBoxy Prime continua evolucionant. Podeu veure a partir d’algunes de les entrades de color gris tot el que pot venir, tot i que semblaria millor no incloure cap funció que encara no estigui activa, és confusa per als usuaris. IQBoxy Prime ha fet un inici extraordinari en un període relativament curt de temps, implementant aplicacions innovadores de la tecnologia existent. És una bona opció per a autònoms que només esperen fer un seguiment dels rebuts d’una aplicació per a telèfons intel·ligents, però volen compartir aquestes dades amb altres solucions en línia relacionades. IQBoxy Prime no té funcions bàsiques que ofereixen algunes aplicacions rivals, com ara transaccions bancàries descarregades, càlculs d’impostos estimats i processament de pagaments, però fa el que fa a fons, de manera creativa i bé.