Revisió i valoració en línia de Microsoft Sharepoint

Com començar amb SharePoint en línia

És senzill registrar-se amb Microsoft SharePoint Online. Només cal que trieu un pla i proporcioneu el vostre nom, correu electrònic, número de telèfon, empresa i adreça. A continuació, creeu un ID d’usuari, una contrasenya i un URL únic (per exemple, yourname.onmicrosoft.com). Després d'això, comproveu que no sou un robot introduint un codi que us serà enviat a través d'un text o trucada telefònica. Finalment, introduïu la informació de pagament i trieu si voleu pagar mensualment o anualment. No cal obtenir informació de pagament si opteu per la prova gratuïta.

Si és la vostra primera experiència amb Office 365, pot ser que tingueu una mica de sobrecàrrega d'informació al iniciar la sessió. Si us heu registrat a la prova gratuïta de Microsoft Office 365 Enterprise E3, el vostre tauler inclourà més d'una dotzena de rajoles enllaçades. a diversos programes i funcions de Microsoft inclosos al nivell Enterprise E3. Un d’aquests mosaics és Microsoft SharePoint Online. A més, podeu accedir als aspectes administratius de Microsoft SharePoint Online sota el mòdul d’administració mitjançant el menú de Centres d’administració del costat esquerre.

Microsoft SharePoint Online permet als usuaris crear llocs individuals com a entitat i entitat de gestió. Cada lloc de SharePoint pot tenir la seva pròpia biblioteca de documents, quaderns, seguretat i disseny. A més, es poden organitzar llocs com a llocs autònoms o en jerarquia mitjançant l’ús de subseus. Quan creeu un lloc, se us demana que trieu entre un lloc de l'equip o un lloc de comunicació. Els llocs d'equip són els llocs tradicionals de SharePoint, destinats a la col·laboració dins d'una organització, particularment on un percentatge important dels usuaris participaran en la gestió de documents. Els llocs de comunicació són útils per a escenaris en què un grup individual o petit està creant contingut per ser consumit per un grup més gran d’usuaris; penseu-hi com una cruïlla entre una biblioteca de documents i un bloc. Les dues opcions del lloc es poden utilitzar per compartir documents i es poden personalitzar.

Els llocs d’equip de Microsoft SharePoint Online són flexibles, sempre que algú estigui disposat a navegar per la corba d’aprenentatge. Per exemple, la biblioteca de documents d'un lloc es pot configurar amb nombrosos camps de metadades, cosa que es pot aprofitar per a diverses funcions. Es pot personalitzar una vista del document per mostrar camps específics per utilitzar-los per cercar i ordenar. També es pot filtrar una vista per mostrar només documents amb metadades coincidents, cosa que us permetria crear diverses visualitzacions, cadascuna personalitzada per mostrar un conjunt específic de documents.

Les biblioteques de documents en línia de Microsoft SharePoint es poden sincronitzar amb l’ordinador o el dispositiu mòbil mitjançant el client de Microsoft OneDrive. Els usuaris d'escriptori només poden fer clic al botó Sync dins de la biblioteca de documents per configurar la connexió (o descarregar el programari). Podeu afegir fitxers nous a la biblioteca de documents mitjançant arrosseguament i solta, copiar fitxers a una carpeta sincronitzada de l'escriptori o mitjançant diverses aplicacions d'Office a escriptori o dispositius mòbils. Un cop contra Microsoft SharePoint Online durant molts anys es va deure a la imprevisibilitat del client de sincronització OneDrive. Des de llavors, Microsoft ha llançat un nou client OneDrive, que sembla fer molt millor mantenir els vostres fitxers en sincronització.

Compartir documentació i col·laboració

Al seu nucli central, Microsoft SharePoint Online és una plataforma de gestió de documents. A més de les capacitats bàsiques de gestió de documents, com ara càrregues i descàrregues de fitxers, edició i compartició, Microsoft SharePoint Online també gestiona el seguiment de canvis. Si es manté un registre de qui ha fet les edicions i que us permetrà descarregar les edicions anteriors del document per revisar els canvis o tornar a una revisió anterior, proporciona una mica de flexibilitat a Microsoft SharePoint Online. Els usuaris també poden configurar alertes sobre una biblioteca de documents per rebre una notificació quan es facin canvis. Es poden consultar els documents per evitar problemes amb diverses persones que editen el mateix fitxer, tot i que la co-autorització (diversos usuaris que editen el mateix fitxer simultàniament) també és compatible amb documents moderns d'Office, suposant que tots els usuaris utilitzin Office 2010 o posteriors.

Microsoft ofereix unes funcions de seguretat i compliment bastant elevades a Office 365, moltes de les quals es poden aprofitar contra Microsoft SharePoint Online. La majoria d’altres suites de gestió de documents de qualitat empresarial, com ara Ascensio System OnlyOffice, ofereixen funcions de seguretat bàsiques com ara permisos i seguiment d’auditoria. Microsoft SharePoint Online també admet aquestes funcions, però també inclou funcions per sobre de la competència. Per començar, podeu crear polítiques que gestionin coses com ara etiquetes de documents, prevenció de pèrdues de dades, retenció de documents i accés de supervisor. Les etiquetes de documents s’utilitzen per identificar documents que puguin tenir dades sensibles, com ara targetes de crèdit, números de seguretat social o dades del client.

SharePoint ofereix eines per a no només crear i gestionar aquestes etiquetes, sinó també per aplicar-les a documents existents (o fins i tot a correus electrònics si utilitzeu una suite completa d’Office 365) en funció del contingut del document. Hi ha eines similars per evitar pèrdues de dades, com ara evitar que es puguin compartir documents que contenen informació sensible fora de l’organització. També es troben disponibles eines per a la gestió de la retenció de documents, tant per evitar que els usuaris esborrin de forma permanent els documents com per fer efectius els fitxers o eliminar-los després d'un període de temps definit. En molts d’aquests casos, Microsoft ofereix un conjunt predefinit de filtres dissenyats per facilitar el compliment de les regulacions en diversos països, inclosa la Llei de rendibilitat i comptabilitat de l’assegurança mèdica (HIPAA) i les normes corresponents. També podeu configurar l'aplicació de directiva mitjançant termes de cerca. Aquestes polítiques es poden aplicar a Microsoft SharePoint Online o a llocs individuals.

El registre de les auditories es pot utilitzar per fer el seguiment d’activitats o canvis administratius al nivell d’usuari. Un cop activat el registre, podeu cercar el registre de verificació per a accions específiques, usuaris, finestres de temps o termes de cerca per tal de centrar la vostra visualització. Una de les funcions esmentades anteriorment, eDiscovery, és una eina completa per localitzar documents relacionats amb un tema específic com ara una acció legal. Si feu servir eDiscovery, podeu localitzar documents que es troben dins de l’abast d’una citació o una altra sol·licitud d’informació, protegir els documents rellevants fent una retenció ells, o fins i tot exportar fitxers rellevants per complir la sol·licitud.

Si aquestes funcions de seguretat semblen intimidatòries, aleshores sabeu que són completament opcionals i no us entraran si decidiu ignorar-les. També estan disponibles opcions de seguretat estàndard, com ara els permisos basats en grups o en usuaris. També podeu configurar com funciona l’intercanvi de fitxers fora de la vostra organització, com ara compartir només amb usuaris autentificats, establir períodes de caducitat per a un accés anònim o utilitzant grups per gestionar qui pot compartir documents externament. També podeu configurar enllaços compartits per proporcionar accés de només lectura als vostres documents.

Flux de treball flexible i extensible

Microsoft SharePoint fa temps que suporta la creació de fluxos de treball i SharePoint Online no és una excepció. Si bé la majoria dels sistemes de gestió de documents amb un mòdul de flux de treball admeten tasques bàsiques de gestió de documents, com ara l'encaminament de les revisions o les sol·licituds de signatura, Microsoft SharePoint Online s'integra estretament amb Microsoft Flow, una eina per crear fluxos de treball entre plataformes diferents. Mitjançant Flow, podeu enviar sol·licituds d’aprovació quan els documents es carreguen a una biblioteca, integrar-se amb Microsoft Forms per dirigir informació al contacte adequat o enllaçar una biblioteca de documents amb una plataforma d’emmagatzematge en núvol de tercers com DropBox Business o Google Drive per Treball. Microsoft ofereix més d’un centenar de plantilles de flux, o bé podeu fer el vostre propi llançament.

Microsoft PowerApps és una altra àrea que Microsoft està impulsant com a punt d'integració a la seva plataforma de gestió d'informació holística. El propòsit de PowerApps és que els usuaris puguin crear molt fàcilment (en termes relatius) una aplicació que pugui capturar i emmagatzemar dades a Microsoft SharePoint (fins i tot mitjançant Flow). Aquests PowerApps es poden classificar a la botiga de Microsoft i es poden utilitzar tant en processos de negoci interns com en portals orientats al client.

Parlant d’aplicacions, la relació de Microsoft amb els desenvolupadors de llarga durada significa que el catàleg d’aplicacions Microsoft SharePoint està ple d’aplicacions que podeu integrar als vostres llocs de Microsoft SharePoint. Aquestes aplicacions inclouen opcions de pagament i gratuïtes, però heu de tenir en compte que fins i tot les aplicacions gratuïtes tenen un preu. Els permisos d’aplicacions de Microsoft SharePoint s’assemblen molt al vostre dispositiu mòbil i cada aplicació inclou una llista de coses que l’aplicació podrà fer amb els vostres documents i dades, de manera que s’han de manejar amb la cura adequada. En les circumstàncies adequades, les aplicacions de Microsoft SharePoint poden afegir funcionalitats com ara funcions de notificació millorades, opcions de calendari addicionals, integració en altres serveis i moltes altres opcions.

SharePoint Online és una plataforma potent

La reputació de Microsoft SharePoint per ser difícil de gestionar o fins i tot d’utilitzar és el resultat de centrar-se en les funcions sobre la usabilitat. Amb l'increment de l'atenció de Microsoft a fer que Office 365 i els seus diversos components siguin accessibles als administradors a temps parcial (especialment els que impulsen el paper per necessitat), Microsoft SharePoint Online és una revelació pel que fa a oferir funcions avançades que apel·len als clients empresarials sense oferir una una solució tan complexa que no pot ser utilitzada per petites botigues d’informàtica. Per ser justos, encara hi ha algunes complexitats per gestionar Microsoft SharePoint, incloses diverses ubicacions per a configuracions administratives. Però la majoria de les funcions són molt més senzilles de configurar del que abans.

El preu de Microsoft Office 365 és agressiu i Microsoft SharePoint Online es pot obtenir per un preu molt raonable de 5 dòlars per usuari al mes. Però encara queda molt lluny dels preus per mes per $ per usuari que podeu obtenir de la competència Ascensio System OnlyOffice, la nostra altra elecció dels editors. Tot i així, basat en el seu enfocament fàcil d’utilitzar, la col·laboració avançada i les funcions de seguretat que ofereix Flow, eDiscovery i la gran varietat de polítiques de gestió configurables, Microsoft SharePoint Online guanya fàcilment un dels premis Choice dels nostres editors en la gestió de documents. categoria.