Llibres de revisió i qualificació d’empreses d’escriptori

Qualsevol persona inclosa a distància en la comptabilitat de les petites empreses coneix el nom d'Intuit i la seva venerable plataforma QuickBooks. Tot i que va començar a centrar el seu màrqueting en una versió orientada al núvol, anomenada Intuit QuickBooks Online, on s’enfronta a una forta competència, Intuit segueix sent una marca increïblement forta i fins i tot fa esport de la contrapartida de gamma mitjana que estem revisant aquí, anomenada QuickBooks Desktop Enterprise Edition. Aquesta versió del programari cobreix la comptabilitat de gamma mitjana, inclòs el registre general i la gestió d’inventaris, i té una llicència per seient, amb preus a partir de 1.100 dòlars anuals per una subscripció anual d’un sol seient. Amb diferents subscripcions disponibles per accedir a diferents nivells de funcionalitat, inclosos Informes avançats, Nòmines avançades i diferents graus de suport, els clients de QuickBooks Desktop Enterprise poden dissenyar solucions prou ben orientades a necessitats específiques. Tanmateix, una base de dades propietària, un límit d’usuaris màxims força baixos i una confiança en la seva comunitat d’usuaris per obtenir documentació d’ajuda per mantenir aquest sistema lleugerament darrere d’Acumatica i Intacct, els actuals guanyadors de l’Editor en aquesta categoria.

També podeu pagar la subscripció mensualment, a partir dels 75, 60 dòlars mensuals per una llicència d’un sol seient. La majoria de les aplicacions de petites i mitjanes empreses (SMB) revisades en aquest cercle tenen lloc a bases de dades de gran utilitat com Microsoft SQL Server, Oracle o SAP HANA. QuickBooks Desktop Enterprise utilitza una base de dades propietat d'Intuit i l'escalabilitat està limitada a només 30 usuaris simultanis. Aquesta és una limitació greu quan les aplicacions d'altres venedors revisades es poden ampliar als centenars o fins i tot a milers d'usuaris. D'altra banda, molts d'aquests competidors, incloent Intacct i NetSuite OneWorld, volen fer créixer el client fins a expandir la plataforma a un entorn de planificació de recursos empresarials (ERP). QuickBooks Desktop Enterprise no té objectius, ja que està dissenyat estrictament per a la comptabilitat.

A més, QuickBooks Desktop Enterprise i Microsoft Dynamics GP van ser els únics dos productes que realment havia d’instal·lar en local, tot i que tots dos estan disponibles com a plataformes allotjades en núvol (a través de diversos serveis d’allotjament que actuen com a socis de valor afegit per als seus respectius fabricants). Intuit també ofereix una versió de QuickBooks Desktop Enterprise que s’aconsegueix en núvol, per obtenir una lleugera prima sobre la versió local.

La instal·lació es va dur ràpidament i sense problemes. Els tipus d’entitats predeterminats com ara construcció, sense ànim de lucre, serveis professionals, consultoria i altres estan disponibles durant el procés d’instal·lació i han de ser seleccionats per configurar el sistema correctament. La selecció d’un tipus d’empresa afecta la Carta de comptes predeterminada i aquest procés és exactament el mateix que amb altres versions de QuickBooks, per la qual cosa serà familiar per als clients anteriors. A diferència de la majoria de la resta de programari d'aquest detall, podeu adquirir QuickBooks Desktop Enterprise directament des d'Intuit o a través de la gran xarxa de venedors del venedor. Tot i que és completament possible configurar i personalitzar QuickBooks Desktop Enterprise tu mateix, potser voldràs considerar l’ús d’un Provisor certificat si creus que necessitaràs una àmplia personalització o si creus que la configuració pot requerir una configuració no estàndard. També és molt possible que el vostre comptador sigui un ProShare certificat o que treballi amb un, tenint en compte l’ús generalitzat de l’aplicació, per la qual cosa desenvolupar una relació d’aquestes línies pot ser beneficiós si creus que faràs servir la plataforma durant molt de temps.

Si no us fixeu bé, sembla que QuickBooks Desktop Enterprise utilitza una carta de comptes estrictament denominada, tret dels nombres coneguts que utilitzen altres sistemes de comptabilitat. En realitat, els números de compte hi són, no es mostren de manera predeterminada. Al menú Edita preferències, hi ha una casella de selecció per a "Utilitzar els números". QuickBooks Desktop Enterprise utilitza el mateix sistema de numeració de quatre dígits (1000 sèries per a actius, 2000 per a passius, 3000 per a comptes de capital, 4.000 per a ingressos i 5.000 per a despeses) que utilitzen altres versions de QuickBooks. I, com passa amb altres versions de QuickBooks, podeu tenir diverses capes de sub-comptes per proporcionar un seguiment més granular dels comptes principals, o per establir divisions o ubicacions. A banda i banda, QuickBooks Desktop Enterprise no proporciona funcions reals per a diverses empreses, encara que probablement podreu regular la Carta de Comptes per solucionar-ho. No obstant això, té la capacitat de manejar diverses monedes.

Totes les tasques a la coberta

La creació de QuickBooks Desktop Enterprise us mostra a la pàgina principal, que és un conjunt de diagrames de flux de processos. QuickBooks va ser un dels primers venedors a incorporar aquesta interfície d’usuari (IU) i s’ha convertit en un estàndard perquè ajuda molt als usuaris a través d’una sèrie de tasques específiques del procés. El que es mostra al diagrama de flux de la pàgina principal es determina en la manera de respondre una sèrie de preguntes durant la configuració. L’empresa de proves que he utilitzat per a aquestes revisions incloïa tres nivells horitzontals: venedors a la part superior, tasques d’empleats a la part inferior i tasques de client a la capa mitjana. S'inclouen o s'exclouen tasques específiques segons si utilitzeu la funció. Per exemple, si no utilitzeu una declaració de client, no es mostrarà una icona per realitzar aquesta tasca en concret (encara que la podeu afegir més endavant). Dos panells verticals addicionals a la part dreta contenien tasques de Companyia i Banca. La barra de cinta superior i una barra de menús vertical a la vora de la part més esquerra de la pantalla es poden navegar addicionalment, que es poden amagar si voleu.

Totes les aplicacions de comptabilitat que he revisat oferien algun tipus de quadre de comandament. QuickBooks Desktop Enterprise també ho fa, i es diu Insights. El tauler es desplaça mitjançant una pestanya situada a la part superior esquerra de la pantalla d'inici. Com en molts taulers de comandament, fer passar el cursor sobre un punt de dades augmenta el valor numèric del punt i podeu esborrar diverses capes en transaccions individuals directament des de la pantalla Insights. Intuit també ofereix una cosa que truca instantànies, accessible des del menú esquerre de la part esquerra. Es presenta el que la majoria d’altres venedors anomenen indicadors de rendiment clau (KPI).

Un retoc aquí, un retocs aquí

Alguns dels programes que he revisat, inclosos SAP Business One Professional i NetSuite, us permeten personalitzar gairebé tots els aspectes de l’aplicació. La flexibilitat és que permet ajustar el programari per adaptar-se precisament als fluxos de treball de la vostra empresa. L’inconvenient és que esbrinar com fer-ho és una bestia, i és per això que els clients generalment confien en socis de valor afegit per a aquests projectes.

QuickBooks Desktop Enterprise no ofereix aquest grau de personalització. Tanmateix, podeu afegir i suprimir columnes i camps de dades en formularis i informes. Fer aquest tipus de retocs és fàcil i, en gran mesura, intuïtiu. Els filtres d’informes també proporcionen un bon control sobre el que passa en un informe. Els filtres de QuickBooks Desktop Enterprise són senzills d’utilitzar, però és probable que no els necessiteu. Per a moltes empreses que consideren que QuickBooks Desktop Enterprise s’ajusta perfectament, la gran quantitat d’informes estàndard funcionaran bé. Fins i tot hi ha informes per lligar els comptes a línies específiques de la declaració i un saldo de prova ajustat (és a dir, de funcionament). Ambdues són excel·lents al tancament de tancament de l'exercici.

Molts clients no hauran de personalitzar els informes ni les plantilles d’entrada de dades. L’extensa comunitat d’usuaris de QuickBooks no només serveix com a excel·lent font d’assistència d’ajuda, sinó que ofereix un gran nombre d’informes i plantilles personalitzats creats per altres usuaris i que es posen en línia per a la seva descàrrega gratuïta. Hi són per prendre. I, com que QuickBooks ha estat durant molt de temps, també hi ha complements de tercers disponibles per ampliar les capacitats de QuickBooks Desktop Enterprise, però comproveu primer els regalos.

Al revés, QuickBooks Desktop Enterprise no proporciona una funció d’exportació real. Podeu exportar algunes de les llistes, com ara Clients i Venedors, en format CSV. Però per accedir a la base de dades subjacent, necessitareu una utilitat de tercers. El que compta amb QuickBooks Desktop Enterprise és la possibilitat d’exportar una còpia de les seves dades al vostre comptador, que pot fer entrades i ajustaments de diari de forma remota a la "Còpia del comptador" i combinar aquests canvis amb les vostres dades existents. Tanmateix, podeu importar fitxers de Microsoft Excel al sistema i descarregar estats bancaris i de targeta de crèdit dels bancs de gran nombre i empreses de targetes de crèdit que admeten la plataforma QuickBooks.

Fent balanç de la gestió d’inventaris

L’edició de Quickbook Enterprise que Intuit em va proporcionar per provar va incloure els elements d’informació avançada anterior, nòmines de nòmina millorada, assistència de camp i protecció de dades, però també va incloure Inventari avançat. Aquest mòdul és genèric en el sentit que Intuit l’intenta per a la majoria de qualsevol tipus d’entitat, però es descompon en les opcions següents de les quals caldrà seleccionar-ne una per configurar el mòdul: Construcció, sense ànim de lucre, venda al detall i Fabricació i venda a l’engròs, que és el tipus d’entitat que he seleccionat.

L’activació del mòdul d’inventari avançat proporciona a les característiques una àmplia gamma de funcions de gestió d’inventaris, inclosos els costos de First-In First-Out (FIFO), a més del costat mitjà ponderat proporcionat a l’edició base, codificació de barres, seguiment de bin i número de sèrie i suport. per a magatzems múltiples. A diferència de sistemes com Acumatica, QuickBook's Advanced Inventory no és una aplicació de tipus de producció real, ja que no ofereix funcions com ara el treball en curs i el seguiment de l'inventari a tota la planta de producció. Aleshores, és bastant menys costós que la majoria de sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP) que ofereixen aquestes funcions.

Entrar al mòdul Inventari és senzill. Hi ha una pestanya Inventari a la barra de cintes superior, així com una icona Activitats d’inventari a la pantalla Inici / Inici a la secció Empresa. Tots dos us porten al Centre d’inventaris, que mostra els elements d’inventari disponibles i el seu estat. El Centre d’inventaris és personalitzable i podeu afegir informes i altres indicadors de rendiment clau (KPIs) fàcilment.

Inventory també s’integra estretament amb les vendes i les compres, com hauria de ser, amb l’Inventari actualitzat quan es fan les vendes o quan es compra el nou inventari. Inventari de llibres ràpids no permet inventari negatiu, però proporciona indicadors i indicadors quan no teniu prou peces per completar les compilacions de productes d'enviament. Estaria bé tenir algun tipus de previsió d’inventaris, com ara la quantitat de comandes econòmiques (EOQ), però aquesta és una característica que es sol trobar en sistemes d’inventaris ERP més avançats. El que obteniu a l’inventari de QuickBooks és la capacitat de facturació de materials (BOM) on podeu crear un conjunt d’elements components. Falta, però, la funcionalitat de granulació més granular, que és compatible amb aplicacions de gestió d’inventaris d’inventaris inferiors, com ara la cimera de Cougar Mountain Denali.

Els llibres ràpids també són una mica limitats quan es tracta de mètodes de costos. La manca de costos de Last-In First-Out (LIFO) no serà significativa per a la majoria dels usuaris, ja que rarament s’utilitza avui dia. Però, és més preocupant la manca de costos estàndard i específics. Els QuickBooks es basen sobretot en el cost mitjà com el mètode bàsic per costar l’inventari, tot i que l’Inventari avançat que vaig provar va afegir FIFO, molt popular.

Els informes són una bossa mixta. Hi ha pocs informes d'inventari estàndard, tot i que són útils. Des dels avantatges, és fàcil personalitzar aquests informes i els informes avançats us permeten generar informes ad hoc segons els necessiteu. Un bon ajust aquí és que, quan els jugadors de gamma baixa com Cougar Mountain o Zoho Inventory confien en un motor separat com SAP Crystal Reports o Zoho Reports per fer informes personalitzats o ad hoc, QuickBooks inclou aquesta capacitat al paquet base. Aquests informes es poden desar per a usos futurs.

Tenint en compte el mercat que Intuit s’orienta amb QuickBooks Enterprise, les funcions que conté, incloses les funcions d’informació avançada, les capacitats de format d’informes personalitzades i un gran nombre d’informes aportats per l’usuari han de satisfer els requisits de molts usuaris a un preu assequible. Això ofereix realment una característica desitjable que les ofertes d'Intuit no figuren en el programari, és a dir, la gran base d'usuaris de QuickBooks i consultors professionals. Si teniu un problema o necessiteu personalitzar, és probable que aquesta xarxa àmplia tingui una solució per a algun lloc i és probable que no us trenqui.

Hi ha uns quants possibles interruptors d'ofertes. Si voleu costar més enllà d’allò que s’ofereix, com ara preus fixos o costos específics d’articles, aleshores no esteu de sort. Tampoc el programari ofereix un seguiment a la planta, que és pràcticament normal en els inventaris de fabricació i fabricació. També hi falta cap capacitat de quantitat de comanda econòmica, sempre una bona característica que té en un sistema d'inventari. Si necessiteu (o voleu) aquestes funcions, és probable que haureu d’anar a l’altura d’un sistema ERP real per trobar-les. Però, per a molts dels usuaris de QuickBooks que hi ha, l’actualització a Advanced Inventory i Advanced Reporting s’ajustarà bé a la factura.

Millor que el nivell d’entrada, però no molt bé ERP

QuickBooks Enterprise és sens dubte una opció viable per als usuaris de QuickBooks existents que consideren que superen la versió que utilitzen actualment. És una transició indolora, amb menús familiars i una ruta d’actualització fàcil. Tot i això, en comparació amb les altres aplicacions que he revisat, es tracta més d’un sistema de comptabilitat per a petites empreses que d’una aplicació de comptabilitat veritable per a una empresa més petita que necessita una àmplia funcionalitat multimpresa o multinacional. Per ser justos, Intuit no s’orienta realment a les solucions empresarials a aquests usuaris.

També em va decebre la documentació d’Intuit, que és principalment fitxers d’ajuda. Fins a cert punt, això ho crea una enorme i vocal comunitat d’usuaris, i és probable que qualsevol pregunta que no es pugui respondre mitjançant la clau d’Ajuda ja sigui contestada amb una publicació en línia en algun lloc. Si voleu invertir en QuickBooks Desktop Enterprise (o en qualsevol altra edició de QuickBooks per aquest tema), dediqueu una mica de diners addicional i trieu una còpia de QuickBooks 2016, el manual que falta de Bonnie Biafore. És pràcticament un recurs necessari per a un administrador de QuickBooks i té un cost inferior a 30 dòlars.

Finalment, si voleu poder accedir a QuickBooks Desktop Enterprise des d’un dispositiu mòbil, haureu d’anar a la versió allotjada. La versió interna que he revisat no suporta l'accés remot des d'un telèfon intel·ligent o una tauleta; només el proporciona un servei addicional.

Tot i això, si sou un client de QuickBooks actual que només cal afegir més usuaris, trobareu que QuickBooks Desktop Enterprise és una actualització indolora amb uns requisits mínims de formació. Però assegureu-vos de comptar i gestionar els inventaris genèrics. Si penseu que algun dia ERP pot estar en el futur de la vostra empresa, aleshores voldreu una plataforma que es pugui convertir en un sistema així sense requerir migració de carretons elevats, i Intuit no va crear QuickBooks Desktop Enterprise tenint en compte aquest camí de creixement.