Revisió i qualificació de projectes en treballs en equip

Com començar amb els projectes de treball en equip

Treball en equip Projectes fa que sigui fàcil configurar un compte i començar a introduir detalls sobre un projecte de seguida. Algunes aplicacions de gestió de projectes fan que sigui més difícil perquè utilitzen terminologia no convencional per a les seves funcions o amaguen la configuració que necessiteu en llocs que potser no us veieu. Projectes de treball en equip no. És una de les eines més intuitives de gestió de projectes que hem vist. Als minuts de crear un compte, havíem configurat un projecte, convidats col·laboradors, entrat en una llista de fites i havíem començat a afegir tasques.

L’app té un disseny fresc i intel·ligent. És complicat sense deixar de ser professional, amb un tema de colors que podeu personalitzar i que utilitza l'espai adequadament. Tot això fa que sigui una aplicació visualment atractiva. La navegació no pot ser més intuïtiva. Sempre és evident on cal anar a veure una llista de projectes, assignar una tasca a una persona determinada, canviar els nivells de permís d'algú, afegir detalls a una tasca, elaborar un informe o llançar un temporitzador per fer el seguiment del temps.

Tan fàcil com sigui navegar i utilitzar l'aplicació, els treballs en equip de projectes no són de cap manera simplistes. El seu conjunt de funcions és profund. Per exemple, quan creeu tasques, podeu afegir subtascs, crear dependències de tasques, indicar nivells de prioritat, definir una data de venciment o un termini de temps per a la tasca i assignar-la a més d’una persona. Li falta la possibilitat d'assignar un temps que s'ha de fer la tasca (només pots establir la data), però, en cas contrari, les opcions són abundants.

Podeu personalitzar el vostre compte de Projectes de treball en equip per marcar-lo amb la identitat de la vostra empresa. Cada compte obté un URL únic per iniciar la sessió i, opcionalment, també podeu afegir un logotip. A més, podeu accedir a personalitzacions i configuracions de nivell inferior, com ara les relacionades amb els enllaços web, l’inici de sessió únic (SSO) i els detalls de la vostra subscripció.

Característiques

Quan el vostre equip i els vostres equips poblen Projectes de treball en equip amb projectes i detalls associats, vegeu també un tauler completat amb informació. El quadre de comandament conté diversos gràfics i caixes d'informació que us expliquen l'estat dels vostres projectes. Per exemple, pot mostrar als administradors de l’equip el nombre de tasques que es deu en breu a tots els projectes, quantes tasques actives s’assignen a diferents membres de l’equip, quant temps ha passat l’equip en les tasques darrerament i quantes d’aquestes hores són facturables. Per a les persones que no tinguin privilegis administratius, veuen informació rellevant per a ells, com ara tasques i fites properes, registre de temps i tasques actives que se’ls assigna.

Parlant de temps registrat, Projectes de treball en equip inclou funcions de seguiment del temps i facturació, inclòs un temporitzador integrat a l'aplicació que podeu llançar mentre treballeu. Si no feu el seguiment del vostre temps mentre treballeu, podeu afegir el nombre d’hores o minuts treballats manualment. Projectes de treball en equip us permet introduir detalls addicionals, com ara una descripció del treball, tasques rellevants i fins i tot etiquetes. També podeu marcar les entrades de temps com a facturables o no facturables.

Projectes de treball en equip inclou també despeses i eines de facturació. La majoria d’aquestes funcions es troben sota una capçalera anomenada Facturació. Quan incorreu en despeses que haurien de cobrar a un client, podeu afegir-les en aquesta àrea i incloure un nom, una data i una descripció. Des d'aquesta secció, també podeu seleccionar tots els temps i despeses facturables i generar automàticament una factura. També podeu crear aquí una factura de tarifa plana. Treball en equip Projectes fa un seguiment de les factures que genereu i de les despeses que factureu perquè no factureu a ningú.

L’aplicació també disposa de gràfics interactius de Gantt, de manera que podeu ajustar la línia del temps d’un projecte arrossegant i deixant anar les tasques afectades. També podeu editar la majoria d’altres detalls importants. Per exemple, podeu crear dependències entre tasques, registrar el progrés d'una tasca anotant el seu percentatge cap a la finalització, reassignar-la a algú altre, canviar el nivell de prioritat, etc. Tanmateix, les visualitzacions semblants a la graella dels gràfics de Gantt se senten estretes i són incoherents amb el disseny que convida de l'aplicació.

Si us agraden els gràfics de Gantt i aprofundeix en la gestió del temps i el seguiment del temps, pot ser que LiquidPlanner resulti més atractiu. A LiquidPlanner, podeu veure en un gràfic de Gantt com l'absència inesperada o l'excedència prolongada d'algú afectarà el progrés d'un projecte i podeu ajustar de forma instantània tota la programació del projecte en conseqüència. El projecte Comindware té moltes funcions similars, però no posa la gestió del temps al capdamunt, com ho fa LiquidPlanner.

Projectes de treball en equip també inclou juntes opcionals de kanban. Kanban és un mètode de gestió del treball. Teniu un tauler amb una sèrie de columnes verticals i teniu targetes. Cada targeta és una tasca. Podeu etiquetar les columnes que vulgueu, tot i que sovint la gent les utilitza per fer el seguiment del treball a través d’un flux de treball, com ara Permet fer, fer, fer. A continuació, moveu una targeta de totes les columnes a mesura que avança pel flux de treball.

La manera com es fa implementar Kanban és una manera poc habitual, però d'una manera neta. Normalment, quan les aplicacions de gestió de projectes tenen taulers kanban (i és rar que ho facin), les columnes del tauler coincideixen amb un camp que ja es troba en els detalls de la tasca, és a dir, que escolliu capçaleres de columna entre algun camp existent. Tanmateix, a Projectes de treball en equip, la vostra junta canban es pot desconnectar completament de la informació existent sobre el projecte i les tasques. Podeu crear un nou tauler de kanban per visualitzar la informació que vulgueu. Per exemple, al nostre compte de demostració, hem creat un tauler de kanban per fer el seguiment de l’estat de la tasca: Assignar, assignar, en curs, Waiting Signoff. Aquestes opcions no apareixen enlloc dels detalls de la tasca. Estan completament separats. Com que personalitzeu el tauler de kanban com vulgueu, teniu l'oportunitat de fer alguna cosa nova amb el vostre projecte que no tingui suport inherent a l'aplicació.

A la vista de la junta, Projectes de treball en equip té una altra funció molt interessant anomenada Disparadors. Els disparadors són automatitzacions que creeu de manera que quan algú mogui una targeta de tasques en una determinada columna, alguna acció especificada passa automàticament. Per exemple, diguem que tenim una columna anomenada En espera d’aprovació. Podeu crear un Trigger de tal manera que una targeta quedi en aquesta columna, el gestor de grups i qualsevol persona que segueixi la tasca rebi una notificació que el treball està preparat per ser aprovat. Tingueu en compte que els disparadors no estan disponibles al pla gratuït.

Integracions i Webhooks

Projectes de treball en equip és compatible amb els webhooks, que és una característica lleugerament avançada que permet crear automatitzacions amb serveis en línia externs a Projectes de treball en equip. Per exemple, podeu crear un webhook que enviï un correu electrònic a l'equip executiu quan algú marqui una fita completa. Perquè un webhook funcioni, també necessiteu el servei connectat per admetre els enllaços web.

Una altra manera que podeu utilitzar els webhooks és recopilar informació personalitzada sobre com utilitza el vostre equip els Projectes de treball en equip. Podeu, per exemple, desenvolupar un webhook que registri l’hora, la data i l’usuari quan algú descarregui un fitxer del compte del vostre equip. Tingueu en compte que els webhooks requereixen que us ajusteu una mica a l'API, de manera que alguns usuaris poden preferir optar per altres integracions.

En aquest sentit, Projectes de treball en equip dóna suport a molts serveis integrats, inclosos ZenDesk, FreshBooks, Harvest i Zapier. Zapier obre encara més connectivitat, ja que és un servei que ajuda la gent a fer automatitzacions entre aplicacions que no necessàriament es connecten per si soles. Per exemple, podeu fer servir Zapier per connectar Projectes de treball en equip a Salesforce, de manera que quan algú crea una nova oportunitat de vendes a Salesforce, apareixerà automàticament una nova tasca en Projectes de treball en equip que obté tota la informació que desitgeu de la nova oportunitat de vendes.

Col·laboració en Projectes de treball en equip

Durant un breu període de temps, les aplicacions de gestió de projectes i altres aplicacions de gestió de treball van començar a afegir funcionalitat de xat perquè pugueu enviar missatges als companys sense sortir de la finestra activa on treballeu. Aquesta tendència s’ha alentit a mesura que les aplicacions de missatgeria d’equip s’han popularitzat. De fet, el treball en equip ofereix una aplicació de missatgeria per a equips anomenats Xat de treball en equip, però és un producte que es ven per separat de Projectes de treball en equip. Les dues aplicacions poden integrar-se les unes amb les altres, de manera que si us agraden els treballs en equip, els projectes poden plantejar el xat de treball en equip.

La companyia també compta amb altres productes de col·laboració, com ara un CRM, programari d’assistència tècnica i una aplicació d’edició de documents col·laboratius anomenada Teamwork Spaces que és similar a la de Quip de Salesforce. Totes aquestes aplicacions es poden integrar entre elles.

Alguns serveis de gestió de projectes ofereixen encara una aplicació de xat totalment incorporada, si en busqueu una. Zoho Projects i ProofHub són dos exemples.

Per molt que els projectes de treball en equip fomentin la col·laboració, no és ideal per a determinats tipus de col·laboració. Per exemple, podeu pujar fitxers a l’aplicació, previsualitzar-los i fins i tot afegir comentaris. Tanmateix, no podeu marcar els fitxers mitjançant fletxes i cercles o amb una eina de relleu, que és un revés si el vostre equip col·labora freqüentment amb materials visuals.

Si necessiteu eines de marcatge a l'aplicació de col·laboració, podeu cercar específicament el programari de prova o bé cercar una aplicació de gestió de projectes que la contingui, com ProofHub. Volerro és una altra opció, encara que és més una aplicació de tauler de kanban que un programari de gestió de projectes tradicionalment. Igloo és una altra opció, però és més un espai de col·laboració en un lloc de treball (pensem a intranet) que una plataforma de gestió de projectes. Té eines de marcatge de PDF i una opció de classificació per estrelles per a tots els fitxers penjats.

Malgrat aquestes limitacions, Projectes de treball en equip us permet afegir descripcions als fitxers, classificar-los i triar a qui s’ha de notificar la seva càrrega. Fins i tot podeu restringir l’accés a un fitxer si no voleu que tothom del compte el vegi.

Si teniu companys d’equip que sovint es troben, Projectes de treball en equip té una aplicació tant per a iOS com per a Android, que permet que tothom estigui al dia dels projectes i tasques, sense importar on es trobin. La versió per a mòbils de Projectes de treball en equip us ofereix una visió general de l'estat del treball i dels terminis, però no disposa de cap funcionalitat inclosa en l'aplicació web. Per tant, és útil per mantenir-se en contacte amb el vostre equip actualitzant el vostre estat o afegint hores treballades en una tasca, però de cap manera no és un reemplaçament de l'aplicació web.

Gestió de projectes senzilla

Projectes de treball en equip proporciona un excel·lent suport de gestió de projectes, amb una àmplia gamma d’eines, un disseny fàcil d’utilitzar i funcions útils. La seva tarifa plana cobreix cinc usuaris i els seus preus competitius el converteixen en un bon valor, atès el que ofereix. Projectes de treball en equip continua sent l’opció dels editors PCMag al costat de Zoho Projects i LiquidPlanner. Zoho Projects continua apel·lant a les petites empreses amb un pressupost, mentre que LiquidPlanner és ideal per a organitzacions més grans que estiguin disposades a temps per aprendre un sistema increïblement productiu.

Si escolliu Projectes de treball en equip, mireu els nostres consells sobre 7 maneres de simplificar la gestió de projectes en projectes de treball en equip per ajudar-vos a començar.