Revisa i valora la certificació

Configuració lliure de problemes

La configuració del pla de certificació per a petites empreses és autoservei i es realitza mitjançant una prova gratuïta de 15 dies sense necessitat de deixar-se inicialment una targeta de crèdit. Per provar aquest producte, he utilitzat una combinació d’un compte de certificació preconfigurat i d’un compte que he creat per a mi mateix per comprendre millor l’experiència de configuració del compte d’Administrador. Un cop creat el compte, Certify em va guiar immediatament cap als recursos disponibles on vaig trobar la seva Guia d'implementació d'autoservei i un enllaç al camp de formació Certified. Aquests van ser uns bons recursos que em van fer pas a pas pel procés de bord. Tot i que no és tan senzill com Abacus, el procés de configuració del Certificat no hauria de ser un impediment per als clients de cap nivell tècnic.

Vaig començar a establir departaments, ja que a Certificar tots els usuaris han de ser membres d’un departament. A continuació, he afegit les categories obligatòries i, a continuació, la definició de la configuració de la política, he fixat les taxes de quilometratge (simplement podeu anar amb les últimes tarifes IRS, que s’afegeixen automàticament) i he afegit els usuaris. Hi ha un vídeo sobre com realitzar cadascuna d’aquestes tasques exactament el que va fer que la configuració del servei sigui un pastís. Les aplicacions per a mòbils són gratuïtes i disponibles per a Android, iOS, Windows Phone i, fins i tot, BlackBerry, des de qualsevol de les botigues d’aplicacions adequades, així com al lloc web de certificació. L’empresa ha facilitat la configuració i l’armament a bord amb un assistent de configuració per a nous usuaris. Inclou un plafó "Què hi ha a continuació" per orientar els usuaris a través del procés a bord per configurar l'aplicació Certify Mobile, configurar dipòsits directes, afegir targetes de crèdit i aprofitar la formació i els tutorials del Camp de formació Certify.

Més enllà dels fonaments

El suport i els recursos de Certified van ser els millors i més exhaustius de tots els productes revisats, més complets que els de Concur Expense o ExpensePath.

A la secció d’assistència, he trobat diversos mitjans diferents per obtenir qualsevol ajuda necessària, inclosa l’adreça de correu electrònic de la meva sysadmin, un número de telèfon per parlar amb una tecnologia en directe (disponible 24/5), una base de coneixement i una FAQ. En comparació, Abacus ofereix un quadre de cerca des del seu enllaç de suport.

El tauler de base web s'ha redissenyat des de l'última vegada que hem revisat aquest producte i està fins i tot millor organitzat que abans, donant fàcil accés a diverses funcions. Puc accedir al meu carteira de certificats, que té tots els rebuts i despeses pendents; afegir nous rebuts i despeses per mòbil, correu electrònic, càrrega i fins i tot per fax; iniciar un nou informe o comprovar l'estat dels existents; utilitzeu la funció ReportExecutive per muntar i programar informes automàticament; i utilitzeu SpendSmart per trobar restaurants, hotels i altres venedors fantàstics.

El conjunt de funcions dels empleats de Certify és ric a més de les funcions de seguiment de despeses estàndard, amb funcions com la captació de rebuts des de la càmera del telèfon intel·ligent, emmagatzematge de rebuts, serveis de localització geogràfica i aplicacions mòbils gratuïtes. El conjunt de funcions d’administració inclou tasques típiques com ara el control de l’encaminament d’aprovació, diversos rols d’usuari, la integració de la targeta de crèdit personal, l’emmagatzematge de rebuts en núvol i la versió SMB que vaig provar s’integra amb el programari de comptabilitat Intuit QuickBooks Online Plus. Per a aquells que no utilitzin QuickBooks, el Pla professional de certificació s’integra amb altres paquets de comptabilitat com Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite i SAP, entre d’altres, tot i que haureu de treballar amb Certify Integration Services per fer aquestes connexions. Amb NetSuite, per exemple, podeu mapar i sincronitzar els elements de NetSuite amb els camps de dades de Certify. Aquesta integració podria proporcionar més visibilitat a les decisions de despesa. La interfície del programa d'aplicacions (API) de Certified ho fa possible.

Certify us permet afegir reemborsaments de dipòsits directes, integració de targetes corporatives, reemborsaments en moneda estrangera, informes multicanal i informes en temps real al vostre sistema. També podeu deduir les despeses de desplaçament empresarial diari seleccionant la categoria de distància de desplaçament als informes de despeses. Certify ha millorat les seves capacitats d’informació des de la darrera revisió amb la possibilitat d’imprimir taulers d’empresa com a fitxers PDF, així com les noves visualitzacions d’informes de polítiques de despeses, les actualitzacions d’informes i una nova columna de data processada afegida als meus informes de despesa. Una altra característica útil és la capacitat de Certify per crear, en una línia de temps fixa, un esborrany d’informe per a una revisió.

L’aplicació emmagatzema totes les dades de client existents durant els set anys necessaris, però si un client es desconnecta de Certificar, elimina totes les dades al cap de 90 dies. L’emmagatzematge de recepció de núvol s’inclou a tots els plans de Certificació. Per obtenir més tranquil·litat, Certify també ofereix un servei d’inclusió que permet als clients descarregar una còpia de les dades mensuals, que costa 25 dòlars mensuals.

La seguretat per a tots els plans de certificació és completa, utilitzant els certificats SSL (Symantec Secure Sockets Layer) i executant proves de verificació de vulnerabilitat setmanals Verisign. L’empresa col·labora amb ControlScan per a la certificació de conformitat PCI trimestral i anual i utilitza centres de dades certificats Rackspace SSAE 16. Certify també té disponible una interfície de programació d'aplicacions (API) per a integracions més profundes.

OCR Magic

L’aplicació d’Android és una de les millors que he experimentat i una de les més precises. La pàgina principal us permet treure una foto d’un rebut o bé escriure manualment una despesa. Quan trieu el rebut, se us demana que seleccioneu la vostra resolució d’imatge entre alta, mitjana o baixa. També podeu recollir una imatge prèviament fotografiada de la galeria del telèfon. Un cop feta la foto, podeu acceptar-la o rebutjar-la (malauradament, la versió d'Android no té les opcions de neteja que ofereix l'aplicació iOS). A continuació, se us enviarà a la pàgina Enter despeses i un botó d’emplenament automàtic llegirà el rebut en pocs segons mitjançant la seva tecnologia de marca ReceiptParse. A continuació, podeu fer les correccions que vulgueu. Un assistent de neteja us permet revisar totes les despeses que necessiten atenció per qualsevol motiu (per exemple, les que superen la despesa permesa) i us permetran evitar sorpreses desagradables després. Certify també té integració directa amb diversos venedors, com ara Uber.

Un cop ingressats els rebuts, haureu de tornar a la pantalla principal i sincronitzar-los manualment, mitjançant un botó a la cantonada superior esquerra.

Després d’haver ingressat tots els vostres rebuts o despeses, podeu crear un informe nou, comprovar si alguna de les despeses incompleix alguna normativa i, a continuació, enviar l’informe. Si teniu més d'una persona que pot aprovar les vostres despeses, podeu seleccionar la persona a la qual voldreu enviar-les. Podeu enviar-lo després de passar una pantalla que us demani que puntueu alguns dels llocs que apareixen al vostre informe de despeses (per exemple, en el meu cas, es tractava de Staples i Dunkin Donuts).

Els altres botons de la pantalla principal us permeten consultar i respondre a les consultes que s’han fet sobre les vostres despeses a l’altura de la línia i us permeten utilitzar l’aplicació de viatge de Certified per reservar vols, hotels, cotxes de lloguer, etc.

Tot plegat, Certify és un producte de seguiment de despeses molt completament adequat que s’adapti a un entorn SMB, i hi assistirà amb el suport empresarial quan la SMB estigui a punt. El producte fa un gran treball per combatre les demandes d’administració i finances amb la necessitat d’un usuari de mòbil de simplificar l’informació de despeses de final a final. Entre els productes que vaig provar, Certify està relacionat amb Rydoo per als nostres editors 'Choice, com el programari de seguiment de despeses que més ofereix per a les PIME.