Revisió i valoració del punt d'expensió

Qualsevol programari que tingui la intenció de jugar a l’espai d’informació de despeses ha de servir a dues comunitats d’usuaris: els administradors i comptables que gestionen els diners de l’empresa i els empleats que volen pagar pels diners que van lliurar en nom de l’empresa. L’ideal és que ambdós tipus d’usuaris siguin feliços, però, quan hi ha conflictes, els administradors solen guanyar. Al cap i a la fi, són la gent qui tria el programari. Aquesta és una manera molesta de dir que ExpensePoint (que comença a 7, 50 dòlars mensuals) pot fer que els mostradors de mongetes s’arruguen com un gosset feliç amb el ventre fregat.

Tanmateix, des de la perspectiva dels usuaris, és a dir, aquells desgraciats guerrers de la carretera que intenten raspar els seus diversos rebuts del sopar i posar-los a través d’un procés OCR, ExpensePoint no és l’aplicació més amable que vam veure en aquest resum. Això la manté al darrere dels certificats guanyadors de la nostra Editors 'Choice Certified i Rydoo.

Preu sensible

ExpensePoint us brinda molt de profit. Costa 7, 50 dòlars per usuari al mes, sense necessitat de nivells de subscripció complexos per a funcions addicionals. Totes les subscripcions us permeten capturar rebuts i altres despeses mitjançant l’aplicació mòbil, la importació de targeta de crèdit i les imatges escanejades, així com mitjançant un flux de treball d’aprovació completa (usuari, autoritzador i administrador).

És fàcil experimentar-ho mitjançant la prova gratuïta de 15 dies; això us permet accedir a les funcions bàsiques amb tutorials fàcils de seguir. Tanmateix, un cop us involucreu més, espereu que la companyia tingui més interacció d'un en un. Si bé l’aplicació es pretén universal, el personal d’ExpensePoint personalitza els codis i categories de registre general de cada client i també clients a bord amb formació d’administrador; això és molt similar a les aplicacions de planificació de recursos empresarials (ERP), en què els serveis post-venda, els serveis de valor afegit poden acabar sent un requisit que pot impulsar el cost total de propietat.

Entrada de dades, estil Old-School

Com passa amb la majoria de les aplicacions d'aquest detall, teniu diverses maneres de fer arribar els vostres rebuts a ExpensePoint, començant per una aplicació mòbil, una interfície del navegador web i el flux de dades de la targeta de crèdit corporativa. ExpensePoint també té una aplicació d’escriptori de Windows per poder accedir fora de línia (com ara en un viatge en avió) i després sincronitzar les dades amb el núvol més endavant. I ExpensePoint fins i tot et permet enviar els rebuts per fax mitjançant un full de cobertura dedicat equipat amb un codi de barres. És una excel·lent funcionalitat, tot i que la seva interfície era una mica difícil de dominar, fins i tot més que Expansify, que té els seus propis problemes.

A diferència de la majoria dels seus competidors, excepte ExpensePath, ExpensePoint no utilitza el reconeixement òptic de caràcters (OCR) per llegir els rebuts. En lloc d'això, utilitza una funció anomenada Receptor lector que utilitza el reconeixement de caràcters humans en viu: és a dir, el venedor, la data i el total del rebut són transmesos, llegits per gent real, i després poblats als camps adequats. Sorprenentment, això no triga gaire més que alguns dels productes que utilitzen OCR com Certificar, tot i que el procés pot sentir-se una mica incòmode i potencialment invasiu. Un cop notificat que s’ha llegit el rebut, després l’assignes a un informe i empleneu tots els altres camps necessaris, que poden incloure el codi GL, un projecte que pot confondre de manera confusa al client o a una acció. A partir d’aquí, podeu enviar l’informe.

Hi ha coses que m’agraden molt sobre ExpensePoint, prou que sens dubte valguin la pena que la solució valgui la pena. Per exemple, quan creeu una despesa de quilometratge, podeu introduir l'adreça d'inici i final. ExpensePoint calcula el quilometratge basat en Google Maps, mostrant una imatge del mapa com a documentació. Pot aplicar diferents costos per milla (ja que el gas costa més a França que als Estats Units). També fa una feina molt bona recordant la configuració que heu utilitzat per a despeses anteriors, així que no heu de tornar a dir al programari que Marriott s'hauria de classificar en viatges d'hotels. Les despeses es poden associar a un projecte o client. També podeu dividir les despeses per desglossar les despeses del servei d'habitacions amb les despeses de l'hotel. I és més fàcil del que és habitual fer coincidir els rebuts de despeses amb la informació extreta de les targetes de crèdit empresarial mitjançant l’aplicació per a mòbils.

A més, els aprovadors poden signar-se en un informe de despeses tant de l'escriptori com dels clients mòbils sense haver d'anar al lloc web. Si el cap es troba a la carretera, això pot augmentar el reemborsament. Un tauler mostra informes de despeses pendents, així com tendències de despesa per mes i categoria. L'administrador pot triar quins vídeos realment útils es poden mostrar al tauler de comandament de l'usuari, cosa que pot minimitzar el temps dedicat a esbrinar com es pot dir, per exemple, dividir les despeses.

Tots els possibles comptes poden desitjar-gairebé

Mentre que altres aplicacions ofereixen un cert nivell de control sobre la quantitat que un empleat pot gastar en un lloguer de cotxes, ExpensePoint va molt més enllà. Cada categoria pot tenir etiquetes de camp úniques associades a ella (com ara requerir un nom de projecte o una llista de participants); també pot identificar venedors preaprovats (obligant a l'empleat a explicar per què va triar Sixt per sobre de Hertz) o limitar quins grups d'empleats poden assumir aquesta despesa (per què el lloguer porta un cotxe?). I, com passa amb la resta d'aplicacions, els camps es poden marcar com a obligatoris, de manera que no es pot enviar un informe de despeses a menys que s'emplenin.

També hi ha molta granularitat en els tipus de pagament: targetes de crèdit corporatives (l'empresa paga la factura o l'empleat fa i es reemborsa), empleat pagat, empleat per reemborsar l'empresa, pagament d'un avançament en efectiu o per dia. ExpensePoint també és extremadament conscient de les qüestions internacionals, com ara les estructures d’impostos regionals i la traducció de moneda. Hi ha més controls de seguretat que en altres aplicacions, com ara la possibilitat de forçar un canvi de contrasenya cada "n" dia o denegar la reutilització de contrasenya.

Tot el programari de gestió d’informes de despeses que he revisat pot desar o exportar dades a un fitxer CSV, però és difícil imaginar una manera més potent de personalitzar l’exportació de dades que com ho fa ExpensePoint. Per exemple, per a cada plantilla que creeu, podeu dir-li a ExpensePoint el nom de camps o controlar l’ordre en què es presenten les dades, cosa que facilitarà la importació al vostre sistema de comptabilitat escollit.

ExpensePoint no té una integració estàndard amb Intuit QuickBooks ni cap altre programa de comptabilitat estàndard. En lloc d'això, l'empresa utilitza un gestor d'automatització que pot automatitzar l'exportació de dades als sistemes de comptabilitat d'una empresa, que és gairebé tan bo. I fins i tot sense un pont d’integració dedicat, podeu reemborsar els empleats des del programari mitjançant un processador de lots automatitzat Clearing House (ACH), que enviarà diners d’un compte corporatiu i el dipositarà al compte de l’empleat (normalment en un termini de tres dies, segons a ExpensePoint). Tot i així, tot i que això significa que els reemborsaments es produiran ràpidament, continua deixant els comptes de la vostra comptabilitat amb un procés manual per a la importació de dades de fons.

Tot i així, pot perdonar aquestes debilitats quan explora els 30 informes personalitzables incorporats a ExpensePoint, complets amb gràfics i filtres, des d’un informe d’envelliment d’aprovació fins a l’anàlisi del pagament amb targeta de crèdit. Són força impressionants.

ExpensePoint està construït principalment per al departament de comptabilitat i, tot i que des de la darrera revisió s'ha modificat per fer-lo més amable per als usuaris finals, no deixa de ser una mica desconcertant. Té una gran quantitat d’informació per a aquells que necessiten fer el seguiment de les despeses, entre la personalització detallada i el control per categoria i els informes d’anàlisi, tot i que ExpensePoint no costa més que els seus competidors de característiques bàsiques. El seu procés de reconeixement de personatges és interessant si és una mica incòmode; una vegada suavitzat, i que la interfície sigui més senzilla per als usuaris del dia a dia, serà un concursant seriós que pugui competir amb les eines de certificació i expansió dels editors.