Amplia la revisió i la qualificació

Agafeu les dades de gestió de despeses des de qualsevol lloc

Expensify intenta fer el més senzill possible per iniciar la sessió i configurar un compte. Per exemple, quan us registreu a la prova gratuïta, per exemple, un bot de consergeria us acostarà als passos de configuració.

En la seva majoria, si teniu un fragment de paper amb un número al seu compte, Expensify té una manera d’absorbir aquestes dades. Expensify us permet afegir despeses mitjançant la seva aplicació mòbil (disponible per a Android i iOS), que utilitza l’OCR SmartScan. O bé podeu optar per càrregues de llocs web, rebuts enviats a una adreça de correu electrònic dedicada i comptes de targeta de crèdit específics (tant personals com corporatius). També podeu capturar imatges de rebuts d’un navegador web mitjançant una extensió de Google Chrome o importar-les mitjançant Dropbox o Evernote. El lloc web té una pantalla en què podeu ingressar diverses despeses alhora, emplenant un formulari similar a un full de càlcul i, a continuació, penjant o adjuntant rebuts relacionats. La primera opció per a la captura de dades és una aplicació per a mòbils. Feu una foto del rebut al punt de venda, l’assigneu a un informe i, a continuació, deixeu que el programari realitzi la forta pujada. Expensify fa un bon treball en aquest aspecte (tot i que no és tan fàcil com el punt de sortida del banc de rebuts).

Tanmateix, més important que una interfície d'usuari divertida (UI) és la precisió. La capacitat de Expensify d’interpretar el text en un rebut escanejat és exemplar. Va identificar correctament un total de gargots i el nom del venedor sense aparèixer (la captura de pantalla de sota es mostra en el seu estat "brut" sense fer endevines sobre categories). L’usuari o autoritzador pot dividir despeses, com ara separar l’estada d’un hotel de certs càrrecs d’àpat; i ho fa mitjançant un procés prou simple i intuïtiu perquè la capacitat de despesa en ExpensePoint sembli incòmoda.

A més de les categories de comptabilitat (per exemple, hotel o àpats), podeu etiquetar les despeses amb qualsevol text que considereu significatiu (com ara el nom del projecte o el "candidat al treball d'entrevista"). El tauler web de l'usuari proporciona informes modestos sobre la quantitat que heu invertit per categories, etiquetes i períodes de temps.

Tampoc tot es basa en capturar una foto d’un rebut. Es pot fer un seguiment de les despeses de recorregut mitjançant lectures de la distància o dels comptadors o mitjançant GPS. Digues a l'aplicació que està bé per fer el seguiment del viatge al començament del viatge i, a continuació, explica les dades fins a on et vas. Tot i que altres aplicacions descriuen la distància recorreguda mitjançant Google Maps, de vegades no aneu des del punt A fins al punt B (per no parlar de l’avaria que cal evitar).

La interfície d’usuari web és tan neta i fàcil d’entendre com l’aplicació per a mòbils. S'ha actualitzat recentment i ara ofereix quatre opcions: Safata d'entrada, despeses, informes i configuració a la part esquerra de la pantalla. Cada despesa s'assigna a un informe i es pot enviar a l'aplicació des de la pantalla Informes. Expensify permet al gestor decidir la freqüència amb què s'han de "combinar" els rebuts dels empleats, de manera que el gestor no es molesta constantment pels rebuts entrants.

Expensify també fa algunes tasques de comptabilitat de petites empreses. Per exemple, podeu facturar als clients una hora de viatge. Amb la seva funció de facturació (basant-se en Stripe), podeu crear i enviar factures a qualsevol, fins i tot si no tenen un compte Expensify. Podeu iniciar una factura des de zero o fer servir un informe de despeses existent i, si les eines que s’inclouen amb Expensify no són suficients, el programari facilita la integració amb la majoria de sistemes de facturació i facturació de tercers.

El programari demostra un bon pensament sobre les despeses de desplaçament, integrant-se amb altres aplicacions per facilitar-ho. Per exemple, quan feu reserves de viatges mitjançant NexTravel, Egencia, Locomote o una altra quantitat d'altres serveis, la recepció i la informació de viatge, es reemplaça automàticament a Expensify. Tot el que heu de fer és omplir uns quants detalls. I fins i tot aleshores, es pot fer gran part de la vostra tasca com a característica de categorització automàtica que detecta automàticament el tipus de comerciant de targeta de crèdit, associant càrregues aèries a una categoria de despeses de transport.

És una avantatge per a la integració en altres àmbits, com ara serveis de cotxes i aparcaments, serveis de lliurament d'aliments, empreses de restauració i sistemes de sistemes de venda a punt (POS). Malgrat la quantitat de funcionalitat, mai no és aclaparador, i els seus útils vídeos sobre com fer-vos arribar a través de cada opció.

Automatitzar tant com vulgueu

L’automatització és una característica clau a l’hora de fer el seguiment de despeses. Els serveis de comptabilitat com Estratègies de suport fan ús de les funcions d'informació automàtica de despeses d'Expensify.

Com en altres aplicacions, l’administrador configura polítiques de l’empresa i designa alguns usuaris com a aprovadors. Entre els molts paràmetres personalitzables es troben les tarifes de quilometratge estàndard, les tarifes per hora per defecte, les tarifes per dia, les limitacions de la categoria (per exemple, 2.000 dòlars com a màxim per als costos d'hotels) i la moneda.

Expensify organitza els rebuts en informes. Als empleats no els interessa la idea d’un informe. Només volen ingressar rebuts i recuperar els diners. Així, opcionalment, Expensify pot crear informes automàticament cada dia, setmana o mes, quan "Conferència a Las Vegas" no té sentit. Quan l’empleat envia un rebut a l’identificador de correu electrònic o a través de l’aplicació per a mòbils, s’afegeix automàticament a l’informe obert. Amb la seva opció de recol·lecció automàtica activada, Expensify comprova els informes oberts nocturns (o en un calendari que podeu definir) i aprova els que coincideixen amb les polítiques de l’empresa (mantenint els que tenen infraccions, que es trasllada al següent informe per tal de ser adreçat).

Els aprovadors no necessiten visitar el lloc web per revisar l’informe d’un empleat; poden aprovar directament des de la safata d’entrada de correu electrònic, inclòs rebutjar una única despesa. Les infraccions de les polítiques es marquen i s’identifiquen clarament, de manera que la comptabilitat pot decidir si tria l’empleat per lliurar-li un rebut amb més de 90 dies de retard o decretar-lo.

Però la majoria de despeses són in-policy i trivial. Expensify us permet activar una funció d’aprovació automàtica, que aprova i reemborsa automàticament qualsevol informe sense que s’incompleixi una política. D’aquesta manera, els comptables i administradors presten atenció a les despeses qüestionables en lloc de passar el temps mirant els rebuts d’aparcament de 5 dòlars. A més, una funció de sincronització automàtica permet als administradors sincronitzar directament amb l'eina de comptabilitat de l'empresa.

Ens agrada molt la profunditat de funcions a Expensify, però de vegades la seva senzillesa aconsegueix la forma d’utilitzar amb confiança el programari, com esbrinar què vol dir amb un informe “tancat” en lloc de “processat”. La majoria d’això és una corba d’aprenentatge que no durarà gaire, però genera alguns "Huh?" moments. De qualsevol forma, l'eina és prou rica per obtenir el màxim honor de PCMag com a guanyador de l'Editors 'Choice.