Revisió i qualificació bancària de rebuts

Recordeu els vells processos de paper? Els paquets de programari de seguiment de despeses actuals semblen imitar aquestes tècniques. Va ser un moment en què emplenàvem un sobre ple de rebuts i el combinaríem amb un informe de full de càlcul en què es detallava com gastem els diners de l’empresa. Després de signar el responsable del departament, el departament de comptabilitat va comprovar que cada rebut tenia una explicació satisfactòria, i viceversa. El banc de rebuts (que comença a 14, 99 dòlars mensuals per a usuaris solistes) adopta un enfoc lleugerament diferent, que pot ser un bon ajust per a algunes petites empreses. Funciona molt (i amb èxit) per respondre als rebuts individuals en lloc dels "informes" formals. Permet a qualsevol persona que concedeixi l'estat "d'aprovació" de donar un OK per reemborsament. A més, es basa molt en la integració amb aplicacions de tercers, en particular les aplicacions de comptabilitat basades en núvols, per dur a terme un elevat retoc. Tot i que si busqueu una gestió de despeses més tradicionals de primera línia, consulteu les opcions dels nostres editors, Certifiqueu ara, Rydoo i Expensify.

Comptar transaccions, no usuaris

En lloc de cobrar per usuari actiu, com fa Expensify, el sistema de pagaments del banc de rebuts es basa en el nombre d’elements processats al mes. Els empresaris solistes que vulguin fer un seguiment de les despeses poden iniciar-se per 14, 99 dòlars mensuals per 50 articles processats, 29, 99 dòlars per 100 articles processats o 44, 99 dòlars per 150 articles i fins a 202, 49 dòlars per 675 articles. Les empreses amb més d’un usuari paguen 25 dòlars mensuals per 50 articles processats, 40 dòlars per 100 articles, 55 dòlars per 150 articles i fins a 220 dòlars per 675 articles.

Tanmateix, aquests comptes tenen una mitjana continuada de tres mesos, de manera que podreu tenir una forta programació de viatges al setembre seguida de dos mesos de pausa, sense haver d’actualitzar-vos a causa d’una conferència anual, per exemple. Aquestes subscripcions inclouen totes les dades d’exploració de rebuts de reconeixement òptic automatitzat de caràcters (OCR), seguretat Secure Sockets Layer (SSL) de 256 bits (que significa que els usuaris podrien deixar de banda l’ús d’una xarxa privada virtual (VPN) si envien rebuts des de la carretera), integració amb aplicacions de comptabilitat en línia (incloent-hi Intuit QuickBooks) i intercanvi de dades amb una organització separada, generalment comptable o comptador de comptes d'una empresa.

I alguna cosa que no ofereix cap altre servei: un servei per a treballadors autònoms gratuït si es limita a 10 escaneigs de recepció al mes. En cas contrari, costa 24, 99 dòlars per 50 escaneigs al mes i 49, 99 dòlars l’any per més de 50 escaneigs. Malauradament, no hi ha membres gratuïts, però hi ha una prova gratuïta de 14 dies per al pla d'un sol usuari. Com que volia provar el procés d’aprovació, vaig sol·licitar i vaig rebre una prova gratuïta de la versió multiusuari.

Feu una foto, captureu les dades

Com passa amb les altres aplicacions de despesa, introduïu dades al banc de rebuts mitjançant una aplicació mòbil, una càrrega del navegador web, reenviant un correu electrònic a un identificador dedicat per a cada empleat o mitjançant la sincronització de la targeta de crèdit corporativa o personal. Té algunes maneres autònomes d’introduir dades al sistema. El banc de rebuts pot importar rebuts i factures de PayPal o Dropbox. Aquesta última és especialment interessant: el personal pot emplenar els seus rebuts en una carpeta Dropbox dedicada, de la qual Receipt Bank extreu fitxers cada 24 hores. Després de processar-los, trasllada els rebuts a una altra carpeta dedicada.

L’aplicació mòbil de Receipt Bank és un clar guanyador al departament de facilitat d’ús, minimitzant realment el temps que un empleat passa discutint amb l’entrada de dades. Feu una foto del rebut, feu clic a "envia per processar" i, un temps després, es mostren les dades analitzades per a que feu una doble comprovació i envieu a qui aprovi. Un estalvi de temps realment agradable que no hem vist enlloc més: podeu configurar la càmera per fotografiar diversos rebuts, un després de l’altre, o bé un únic rebut que tingui més d’una pàgina. El banc de rebuts fa tot el possible per identificar la data de transacció, la moneda, l’impost, el proveïdor i la categoria. Si reconeix la targeta de crèdit que s’utilitza per a la transacció, sincronitza els registres amb l’aplicació de comptabilitat, de manera que no heu d’introduir un article dues vegades.

D’altra banda, no hi ha cap manera d’entrar manualment una despesa sense algun tipus de rebuda? cosa que pot suposar un problema per gastar, per exemple, el consell que deixeu per a la propietària de la vostra habitació. Quan el van preguntar, un representant de l’empresa va suggerir afegir una nota escrita a mà.

El procés OCR triga una mica més del que preferíem. A les proves sembla que trigués aproximadament una hora, encara que no utilitzem un temporitzador. Tot i això, el banc de rebuts val la pena esperar. Fa un treball remarcablement bo a l’hora de convertir un text d’escriptura manuscrita de forma intencionada en un text exacte. Quan vam enviar un rebut d’Uber d’un viatge de Budapest a l’adreça de correu electrònic personal, Receipt Bank va analitzar correctament el càrrec de Forint hongarès, va realitzar la transacció de moneda i va registrar els dòlars nord-americans al camp de despeses. Un altre avantatge: podeu, si ho necessiteu, dividir fàcilment una factura combinada, per exemple, una factura d'hotel, en línies de comanda individuals.

També es pot capturar i gestionar molta més informació. Entre ells: podeu crear regles per a un venedor determinat, sempre assignant les seves transaccions a una determinada categoria o client. Podeu dividir despeses. I podeu exportar les vostres dades de despeses personals a un format PDF o full de càlcul, com Microsoft Excel. El tauler del lloc web mostra un element i un resum d’ús. La safata d'entrada mostra els rebuts pendents, opcionalment incloent-hi categories, clients o noms de projecte. En una pantalla podeu editar diversos elements al mateix temps abans d'afegir-los a un informe i enviar-los per a la seva aprovació.

Eines per fer feliços els comptables

El banc de rebuts té tres nivells d’usuari: administrador, aprovant de despeses i usuari bàsic. Els administradors estableixen les regles i polítiques de l'empresa i tenen accés a tota la caixa de caixa. Els aprovadors tenen un paper lleugerament diferent: no poden canviar la configuració del compte, però qualsevol autoritzador pot signar-se a l'informe de qualsevol remitent sense una jerarquia formal. La companyia preveu acollir diverses aprovacions en algun moment aquesta tardor.

Aquests tres nivells també signifiquen que els mètodes d’aprovació del Banc de rebuts són diferents dels altres amb els que hem treballat. Es recomana als aprobadors quants articles esperen la seva atenció. Com a autoritzador, podeu fer clic sobre l’article mateix per veure més detalls, inclosa la fotografia del rebut. L’aprovació és completament manual. Si veieu alguna cosa que no us agrada, podeu fer clic a una icona de bandera petita davant de l’element; també podeu deixar una nota. Però no hi ha manera de marcar automàticament una violació de la política i l’única manera d’enviar una entrada problemàtica a un empleat és enviar una copia CSV o PDF de l’entrada de nou mitjançant una funció de correu electrònic una mica obscura.

A més, el banc de rebuts no requereix que els usuaris es basin en informes de despeses. Els usuaris no han de presentar ni crear col·leccions de "viatge a Nova York"; un administrador d'oficina pot assignar rebuts a un informe en nom seu. També podeu concedir accés al vostre comptador o contractista per afegir nous elements, editar articles, extreure o empènyer dades del vostre compte.

La configuració és fàcil: l’àrea de preferències us permet mantenir tant la vostra configuració personal com la dels usuaris. Curiosament, quan afegiu usuaris, no (l’usuari) subministreu una contrasenya (se la suggereix una), que després s’envia per correu electrònic a l’usuari.

Recepció bancària realment brilla en la seva integració amb programes de comptabilitat, començant pel nombre que suporta: Xero, Intuit QuickBooks i FreshBooks, FreeAgent, KashFlow, Twinfield, Sage One i Sage 50. Podeu connectar Receipt Bank només amb un programa de comptabilitat alhora. Quan vaig integrar el sistema amb el meu compte de FreshBooks, va portar totes les categories utilitzades, així com els noms i clients del projecte. Després, es basa en l'aplicació externa per a tot, des dels reemborsaments de despeses fins als comptes que s'han de pagar fins a les tendències dels informes. No podeu afegir noves categories ni projectes sobre la marxa. En lloc d'això, heu d'anar a FreshBooks (o el sistema que utilitzeu), afegir-los allà i tornar a sincronitzar.

Tot i que ens agrada el fet que el banc de rebuts inclogui les categories de comptabilitat, tenim una probabilitat amb la manera de presentar-les. Estem segurs que els professionals de la comptabilitat aprecien les categories de la llista de programari per número GL (0030 - Menjars i entreteniment), però, des de la perspectiva de l’usuari, preferiríem una organització alfabètica (en lloc de desplaçar-se per tots els números) o altres maneres de fer-ho. cerqueu les opcions (com ara "Quines categories puc triar en un viatge per carretera?").

Hi ha diversos altres problemes que diferencien el Banc de rebuts d’altres. Per exemple, mentre que el programari marca alguns problemes, com ara enviaments incomplets, no marca automàticament les infraccions de la política. A més, hi ha un supòsit que les aprovacions (o rebutjos) provindran de la comptabilitat més que de l’aprovació inicial. Una de les primeres coses que us demana fer quan comenceu a treballar és integrar el Rebut Banc amb un programa de comptabilitat.

Es fa molt per facilitar la vida a les empreses de comptabilitat que donen suport a les petites empreses. Podeu importar dades a través de Dropbox i MyFirmsApp (per a empreses comptables). També hi ha una integració de nòmines amb KeyPay i PaySuite, i una integració més gran amb els serveis de facturació i facturació, inclosos Gusto i Bill.com.

Les funcions d’ajuda del banc de rebuts són excel·lents. Si feu clic al botó d'ajuda a la cantonada inferior dreta de cada pàgina, es mostrarà diversos temes relacionats o us permetrà escriure la vostra pregunta. El centre d’ajuda general ofereix una àmplia gamma de respostes i ressenyes. També hi ha diversos cursos de formació basats en vídeo.

El banc de rebuts no ho fa tot de la manera esperada. Empreses amb un fort "Ho fem així!" Pot ser que els mentalitats puguin deixar-se passar per algunes coses, com ara la seva jerarquia d'aprovació plana i confusa. A més, consultes com la incapacitat de crear una despesa sense rebuda o de retornar una despesa problemàtica per a la correcció poden fer les coses més incòmodes del necessari. En cas contrari, està molt a prop dels sistemes de primera línia, com ara les eines de Certificació i Rydoo guanyadores de la selecció dels editors.