Revisió i qualificació de despeses Zoho

Zoho és conegut principalment per dues coses: en primer lloc, es disposa d’una biblioteca relativament gran de solucions de programari orientades a petites empreses i, en segon lloc, és una empresa dirigida per programadors, que mostra com es dissenyen i es desenvolupen els seus productes: solucions construïdes a mida més. orientat a fluxos de treball específics més que a un tipus de públic. Això es mostra a la despesa Zoho (que comença a partir de 3 dòlars mensuals quan es factura mensualment per a 10 usuaris i també està disponible en versió freemium), una excel·lent eina de seguiment de despeses que funciona bé en el seu conjunt específic de tasques i es pot personalitzar tant com la majoria. els clients ho necessitaran Un altre avantatge amb Zoho Despeses és la selecció de programari que forma part del pla Zoho One, que té un preu de 30 dòlars per empleat al mes, una oferta atractiva. Per a tots els programes de Zoho, es calcula un dòlar per dia per empleat. Hem trobat l'aplicació més intuïtiva per als administradors i comptes de la SMB que per als empleats, però Zoho Expense continua sent una valuosa eina per als viatgers de negocis. Tot i que la seva interfície d'usuari general (UI) no està al marge de les eines de certificats i ampliació de les nostres opcions d'Editors, Zoho Expense pot fer-ho tot.

Zoho Expense té una prova gratuïta de 14 dies que permet aprofundir l’aplicació en profunditat, però pot ser més fàcil familiaritzar-se amb el programari mitjançant la seva versió gratuïta, que suporta fins a tres usuaris. La subscripció gratuïta limita l’emmagatzematge de rebuts a 5 gigabytes (GB) a tots els usuaris i 100 rebuts escanejats al mes. En cas contrari, obtindreu gairebé tot el que s'inclou a la versió de pagament, incloent suport per a diverses monedes, importació de dades de targetes de crèdit, aplicació de polítiques i seguretat que es basa en l'encriptació de Secure Sockets Layer (SSL) i l'autenticació de dos factors. La subscripció Premium de Zoho Expense, que elimina les limitacions d’emmagatzematge i afegeix un flux de treball d’aprovació, comença a 3 dòlars mensuals per a 10 usuaris, afegint 3 dòlars mensuals per cada usuari addicional. Els plans personalitzats estan disponibles per a organitzacions amb més de 500 usuaris.

Entrada de dades funcional i mòbil

Els usuaris finals (és a dir, els empleats que volen reemborsar despeses) poden introduir dades de diverses maneres. La companyia espera que la majoria d’usuaris captin rebuts mitjançant l’aplicació mòbil Zoho Expense per a iOS, Android i Windows Phone, i aquesta és, sens dubte, la més racionalitzada. Però també podeu obtenir dades al sistema fàcilment mitjançant el lloc web de Zoho Expense (on podeu arrossegar i deixar anar el rebut a la pantalla), enviant els rebuts per correu electrònic a un identificador d’usuari dedicat a cada empleat o bé sincronitzant-vos amb targetes de crèdit corporatives o personals.. Mentrestant, Zoho Expense ha afegit la capacitat d’eliminació massiva d’usuaris, cosa que pot ser una funció útil.

Zoho Expense té dues característiques que els altres manquen. És l’única aplicació que ofereix un complement per al navegador web de Google Chrome. Clipsa una part d’una pàgina web i la tracta com a rebut. A més, Zoho Expense té una "pantalla de despeses d'afegir massius", de manera que podeu organitzar moltes despeses en una pàgina. Al formulari similar a un full de càlcul, introduïu la data de despesa, el comerciant, la categoria i l’import de la despesa i enllaçeu els seus rebuts. El procés és menys tediós que múltiples arrossegaments i gotes i, certament, seria convenient organitzar-se després d’un viatge de negocis. Però desitgem que Zoho Expense hagi aprofitat una mica aquesta funció, ja que ens permetia penjar un full de càlcul per prepopular tots aquests camps. És el tipus de coses que podríem fer al vol cap a casa.

Zoho Expense intenta reduir al màxim l’entrada de dades, especialment en la seva experiència mòbil. Des de l'aplicació, feu una foto d'un rebut i es penja automàticament. La funció OCR de Zoho Expense realitza una tasca fefaent per analitzar els rebuts de la data, el nom del comerciant i la quantitat. Un cop mapeu un venedor a una categoria, recorda l'associació per a la propera vegada. Es pot assignar una despesa com a facturable a un client, de manera que podeu cobrar als clients pels subministraments que heu comprat en nom seu. I si heu d'introduir un rebut accidentalment dues vegades, Zoho Expanse ho marcarà.

En qualsevol cas, Zoho Expense organitza tot mitjançant informes anomenats ("despeses de setembre" o "Viatge a Sant Lluís"). Podeu enviar informes de l'aplicació per a mòbils o del lloc web, així com obtenir una visió general de l'estat actual de cada enviament. El tauler de pàgina web de Zoho Expense comunica l’estat d’ulls dels vostres rebuts, els informes en curs i l’estat actual dels informes enviats. Això és molt intuïtiu i el distingeix d'aplicacions amb interfícies lleugerament més confuses, com ara Concur Expense.

Un bon aspecte: si elabores un informe d’una col·lecció de rebuts, Zoho Expense us recorda despeses no reportades. És a dir, remarcarà que ahir vas penjar un rebut que no heu afegit a cap informe i us demanareu si voleu incloure-ho en aquest enviament.

Netegeu el control per als administradors

Com moltes de les altres aplicacions, Zoho Expense té tres tipus d’usuaris: remitents, aprovadors i administradors. Cadascun pot tenir diversos rols. Per exemple, un administrador pot concedir aprova la capacitat d’aprovar les seves pròpies despeses i el programari admet diversos nivells d’aprovació. Es pot crear una regla en què un gestor aprovi un informe amb un total inferior a un determinat import. Si sobrepassa aquesta quantitat, l’informe s’envia a un vicepresident. També podeu crear una política corporativa en què els aprovadors han d'aprovar els informes en un determinat nombre de dies i recordar-los quan s'apropi aquesta data. I recentment va afegir: La capacitat de delegar una aprovació en un altre membre del personal quan l’aprovat habitual no està disponible.

També és senzill per al cap. Zoho Expense presenta a l'administrador una imatge clara de cada informe de la cua, inclosos els rebuts associats. L’aprovació és tan simple com fer clic a un botó. Quan s'ha violat una regla, per exemple, si s'ha enviat una despesa dues vegades, la infracció es marca en la part superior de l'informe, juntament amb un enllaç permet veure clarament la violació i suggereix una correcció. Encara que no sigui un procés tan senzill com el que trobareu a Abacus, encara serà molt fàcil que els usuaris els puguin recollir.

Però hi ha molt espai per personalitzar el sistema. Per exemple, cada categoria de despeses pot tenir els seus propis requisits, com ara les despeses de dinar que necessiten un rebut superior a 20 dòlars i establir un màxim de 100 dòlars abans de fer una alerta. També és fàcil afegir categories. Hi ha moltes maneres de personalitzar el que veuen els usuaris en un article de despesa, com ara les indicacions de despesa de Zoho per a la ubicació o el nom del projecte i quins elements són obligatoris.

Una eina de seguiment de despeses sòlides per a pimes

A diferència de la resta d'aplicacions en línia d'aquest detall, Zoho Expense forma part d'una suite de productes que inclou comptabilitat, gestió de relacions amb els clients (CRM) amb Zoho CRM, enquestes en línia i diverses aplicacions comercials més. Zoho Expense utilitza aquesta integració de manera que, d’alguna manera, obteniu més del que pagueu. Si el connecteu amb Zoho CRM, per exemple, els equips de vendes poden acumular despeses relacionades amb els clients, fent més fàcil la seva presentació per part del client o sobre un projecte.

Més enllà del propi programari de Zoho, Zoho Expense es connecta amb els llibres d’Intuit QuickBook per a la comptabilitat, de manera que podeu programar els reemborsaments en els cicles de comptabilitat habituals. Sense aquesta integració, haureu d’exportar i importar les dades com a CSV (amb plantilles personalitzades per exportar dades) i tingueu en compte el reemborsament dins de Despesa de Zoho. I, com que podeu crear rols personalitzats com ara un comptador extern autoritzat per accedir al sistema, és una cosa que una SMB pot optar per descarregar a un expert.

Zoho Expense és una veritable gràcia per als administradors que volen fer un seguiment de les analítiques. Podeu veure els diners gastats per categoria, comerciant, clients, fins i tot projectes i desglossar les dades per usuari, departament i moneda. Diversos informes mostren on han anat els diners. Són només de text, no tenen bonics gràfics, però si sou un mostrador de faves, podríeu estar més interessats en la capacitat del programari d’exportar gràfics com a format XLS, CSV o PDF, o com s’integra fàcilment amb Zoho Sheet. tu per crear imatges de colors amb aquesta aplicació. Finalment, atès que Zoho Expense enllaça amb els seus propis llibres de Zoho i que s’integra amb Zoho Reports, presumptament els comptables tindran prou per treballar per fer qualsevol informe que puguin requerir. A més de les aplicacions Zoho, Zoho Expense també s’integra amb suites de productivitat com Google G Suite i Microsoft Office 365. Una integració inesperada és la possibilitat d’obtenir els rebuts dels vostres passejos Lyft.

En general, Zoho Expense funcionarà per a la majoria de pimes. Amb un atractiu conjunt de funcions, excel·lents capacitats d’integració i un bon conjunt d’opcions de fixació de preus, Zoho Expense és una eina fenomenal que es troba a poca distància per sota de les nostres eines d’elecció dels editors Certify Now i Rydoo.