Revisió i valoració de Mavenlink

Una de les millors maneres d’evitar que els equips de projectes es transmetin per correu electrònic i en un espai on es pugui fer un treball real de manera més eficient és utilitzar una eina de col·laboració en línia que centralitzi la gestió de les tasques, la comunicació i el flux de treball. Des d'aquesta perspectiva, Mavenlink (39 dòlars per usuari al mes) és un servei senzill que combina bons nivells de permisos, una interfície d'usuari (IU) molt professional i uns quants nivells de servei. És ràpid de configurar, però no té la navegació més fàcil.

A part de la col·laboració, aquests tipus d’eines generalment afegeixen altres tipus de sitges d’equips per tal de definir les seves ofertes. Mavenlink no és una excepció, centrada en la gestió de projectes (PM) i el seguiment de temps. Tot i que, tot i que Mavenlink és una elecció decent per al PM en línia, no supera les dues opcions d’editors recomanades de PCMag en aquesta categoria, Projectes de treball en equip i Projectes Zoho, que ofereixen a les petites empreses una mica més en termes de característiques i valor. De la mateixa manera que el costat del seguiment horari, Mavenlink és una solució capaç, però el seu preu i les seves característiques no coincideixen del tot amb la selecció dels nostres editors de la categoria, fulls de càlcul.

Una altra eina de gestió de treball va guanyar l’opció d’Editors de PCMag, tot i que és més adequada per a mida mitjana per a grans organitzacions que volen canviar completament la forma de treballar. LiquidPlanner és una opció fantàstica, però requereix la compra total i molta formació per obtenir els seus beneficis.

Preu i plans

Mavenlink ofereix quatre nivells de servei de pagament, a més d'un nivell gratuït que és una mica difícil de trobar. Podeu provar qualsevol dels tipus de compte de pagament durant 10 dies sense necessitat de targeta de crèdit. El pla gratuït de Mavenlink us permet gestionar un nombre il·limitat de projectes amb un nombre il·limitat de companys d'equip, però només obteniu 500 megabytes (MB) d'emmagatzematge.

Entre els comptes de pagament de Mavenlink hi ha els equips de Mavenlink, Professional, Premier i Enterprise. Per a qualsevol tipus de compte, podeu convidar col·laboradors externs a tenir un accés limitat al vostre compte Mavenlink, el que us permet, per exemple, compartir el progrés del projecte amb els clients.

Un compte d’Equips us permet 10 GB d’emmagatzematge i totes les eines bàsiques per a la col·laboració i el PM, amb algunes excepcions. Tanmateix, no obteniu eines per gestionar carteres ni canviar sol·licituds. Tampoc obté eines per a la comptabilitat, la planificació de recursos o la informació empresarial. El preu d’un pla d’equips és de 19 dòlars mensuals per a fins a cinc usuaris quan es paguen anualment, cosa que arriba a 228 dòlars. Recordeu que aquest és el preu per a cinc persones. Per afegir més usuaris més enllà dels primers cinc, pagareu 4 dòlars addicionals per usuari al mes, cosa que suposarà un import addicional de 48 dòlars per persona, basat en pagar per servei un any per endavant.

Mavenlink Professional inclou 50 GB d’emmagatzematge i afegeix algunes funcions més, però costa molt més. Amb aquest nivell, obteniu eines de comptabilitat de projectes, el que significa un seguiment de temps i despeses, així com eines de pressupost per a projectes, a més d’eines de gestió de sol·licituds de canvis. El pla Professional costa 39 dòlars per usuari al mes amb un contracte anual i sense opció de mes a mes. De manera que esteu buscant 348 dòlars per persona per a l'any Això pot costar-se bastant ràpidament.

Mavenlink diu que Premier és el nivell de servei més popular, i que ofereix un munt d’emmagatzematge (100 GB) i funcions addicionals, com ara el seguiment de temps i despeses, facturació, targetes de tarifa, pressupostos de projectes i seguiment de marges, planificació de recursos, analítica i ús. - i informes relacionats amb els recursos de l’eina d’intel·ligència empresarial de Mavenlink, Insights, que ofereix 40 informes preconstruits i informes personalitzats. El nivell Enterprise ofereix 1 emmagatzematge TB més serveis avançats, com ara analítica en temps real i eines d’informació personalitzada. Cap dels dos nivells de servei té preus de llista; heu de contactar amb l'empresa per obtenir un pressupost. Premier i Enterprise oscil·len entre 59 i $ 79 per usuari al mes, segons si els usuaris opten per la funció Insights and Proofing, que permet anotar projectes i proporcionar comentaris. Mavenlink era una mica vague sobre com afecten les característiques d’Insights and Proofing en aquest preu.

Com a punt de comparació, els treballs en equip i els projectes Zoho costen aproximadament 600 dòlars anuals per a un nombre il·limitat d’usuaris. Un pla Mavenlink Professional per a 10 usuaris tindria un cost de 3.480 dòlars l'any. Aquests càlculs es basen en el pla de 49 dòlars mensuals de Projectes de treball en equip, que inclou suport per a fins a 40 projectes i 20 GB d’espai, i el pla de 50 dòlars per mes de Zoho Projects, que permet 50 projectes i inclou 15 GB. d’espai d’emmagatzematge. Segons la mida i les necessitats d’una petita empresa, els projectes Zoho i els treballs en equip poden oferir el millor valor.

Uns quants serveis que cobren per usuari al mes són Volerro (7, 99 dòlars per usuari al mes pel seu pla de Business Team), LiquidPlanner (45 dòlars per usuari al mes amb un mínim de 5 usuaris), Comindware Projects (28, 49 dòlars per usuari al mes), i Projectes senzills (24 dòlars per usuari al mes). Sovint, l'estructura de les tarifes per usuari per mes és una indicació que l'eina s'adapta millor a les empreses més grans i petites que a les petites o microempreses.

Ens complau que Mavenlink ofereix un compte realment gratuït que podeu utilitzar durant un temps il·limitat només per familiaritzar-vos amb el servei bàsic i la interfície d'interès. Alguns altres serveis de PM en línia ofereixen comptes gratuïts també. Inclouen Volerro, Projectes de treball en equip, Projectes Zoho, ProofHub i Wrike. Tots ells tenen limitacions. Amb Volerro, només podeu gestionar tres projectes o 100 MB d’arxius emmagatzemats, qualsevol que sigui el sostre que heu tocat primer. Projectes de treball en equip només admet dos projectes de forma gratuïta, mentre que Zoho Projects i ProofHub només en donen suport. Wrike és compatible amb projectes il·limitats i cinc usuaris en el seu pla gratuït, però retalla funcions, de manera que no obteniu subtassons, fulls de temps, gràfics de Gantt, ni tan sols quadres de comandament. Basecamp, un cop líder en PM gratuït, ja no té un pla gratuït, tret que siguis professor o que tinguis un compte Basecamp Classic, en el qual cas que sigui avi, però estàs bloquejat a l'antiga interfície d'usuari sense accés. a noves funcions.

Començant

Mavenlink funciona com la majoria dels serveis tradicionals de PM. Està en línia i s’actualitza en temps real, de manera que necessitareu una connexió a Internet quan l’utilitzeu. Per començar, vam establir uns quants projectes demostratius i vam convertir un d’ells en una plantilla per tal de poder tornar a utilitzar la seva estructura bàsica.

Per a cada projecte, Mavenlink us permet decidir si el projecte és per al proveïdor o per al client. També podeu ajustar la visibilitat perquè un projecte estigui obert a tothom de la vostra organització, on s'adhereixi només a aquells amb privilegis d'administrador o privats i accessibles només als que convideu a unir-s'hi. De la mateixa manera, es poden establir discussions també obertes o privades.

La interfície d'usuari de Mavenlink és força clara i senzilla. Ens vam trobar algunes proves i errors en esbrinar com unir-se a un projecte obert a tothom. Quan convideu la gent a unir-se a un projecte, reben una invitació per correu electrònic i, finalment, vam saber que la millor manera d’afiliar-vos a un projecte era simplement fer clic a l’enllaç del correu electrònic. Simplement cercar dins de Mavenlink per trobar el projecte al qual se suposava unir-nos no va servir per a nosaltres. Sense una invitació per correu electrònic a unir-se a un projecte, la vista del client està en blanc. Tot i que la llista de projectes estava en blanc en la vista dels empleats, es va veure una llista completa dels projectes al compte d’administrador.

Mavenlink sembla seriós. Es troba molt a la distància de la bonança de Trello, de color adhesiu, amb un estil lleuger i estil Kanban per a la gestió de treballs. Tot i així, obteniu certa codificació de color fins a projectes amb un color predeterminat de blau. Podeu marcar projectes com actius, enviats, revisió de necessitats o aturats.

Una vegada que comenceu a assignar tasques a persones, a planificar els terminis i les fites i a penjar fitxers al vostre projecte a Mavenlink, podeu veure el vostre projecte en algunes vistes diferents, com ara una vista de Task Tracker o una visualització de gràfics de Gantt. Cada projecte també inclou un Feed de les activitats, en el qual es poden veure tots els detalls sobre el projecte com es produeix, així com un feed d’activitats a tots els projectes als quals està adscrit. El feed d’activitats permet @ mencions, cosa que significa que podeu dirigir els companys a projectes i tasques. El feed d'activitats permet descarregar fitxers de Google Drive i funcionalitats d'aprovació per a sol·licituds relacionades amb el temps i les despeses.

A qualsevol tasca podeu afegir una gran quantitat de detalls, com ara el destinatari, la data de venciment, les etiquetes, els subassats i, fins i tot, una llista de comprovació. Una barra de tasques útil a la part dreta de la vista Activitat us permet veure les tasques de tots o només les tasques que us han assignat. Per obtenir un filtratge més avançat, com ara veure només les tasques assignades a una persona concreta que es completen, haureu de canviar a la visualització completa del seguidor de tasques.

Funcions més profundes

Mavenlink sembla un bon ajust per a organitzacions i empreses més grans perquè els usuaris poden tenir diferents rols amb diferents permisos. Aquests permisos específics no solen ser necessaris en empreses molt petites. Les opcions de permís per a projectes inclouen Administrador, Project Lead, Project Creator i Collaborator (no us aborrec massa amb tots els detalls dels permisos).

Com a exemple, un Project Lead pot dirigir projectes financers, crear projectes i col·laborar en projectes, però no pot gestionar els membres del compte, editar informació de facturació, editar detalls i plans del compte ni canviar la marca personalitzada. Un col·laborador només pot col·laborar en el projecte i no pot tocar res més.

Ens agraden els nivells de permisos perquè fan una bona feina per ajudar una empresa a gestionar l’accés sense sortir a bord. La configuració dels permisos és un procés intuïtiu. Un cop seleccionats rols com Administrador o Project Lead, les x i les marques de verificació apareixeran al costat de funcions per mostrar el que està activat per a un usuari concret. Per veure els informes d’analítica, necessiteu accés per al nivell del Visualitzador d’informes i fins. Hi ha prou opcions, però no són aclaparadores. Algunes empreses poden necessitar un nivell de detall alt per als permisos, però, i per a aquelles organitzacions recomanem Workfront. A Workfront, depenent del vostre paper, fins i tot podríeu veure una interfície d’usuari totalment diferent a la que veuen els altres usuaris.

Una excel·lent característica de Mavenlink s'anomena Smart Snips. D’aquesta manera, podeu fer comentaris destacats sobre fitxers penjats directament al navegador. És una manera senzilla de marcar qualsevol fitxer adjunt a una tasca o projecte dibuixant un quadre al voltant d'una secció que vulgueu discutir i afegint un comentari. Volerro té eines de marcatge semblants, però us limita a fer res més que fer una ronda per una zona del document i afegir-hi un comentari. Si el vostre equip discuteix sovint obres d’art o presentacions, Smart Snips de Mavenlink és una característica impagable. Mavenlink Proofing també és una eina clau. Té tots els avantatges d’Smart Snips, però us permet revisar els recursos directament a la consola. Podeu anotar tipus d’arxius, veure un arxiu d’edició complet i treballar juntament amb els companys per a una supervisió més immediata.

Valen la pena tenir els informes del compte Premier perquè inclouen informació financera i fulls de temps. Als nivells inferiors de servei, no rebeu cap informe, tret de la possibilitat d'exportar les dades del projecte a un fitxer CSV o Microsoft Excel.

Si les eines d’informació són les que necessiteu, us recomanem que mireu LiquidPlanner, que ofereix tant eines de PM com de gestió de treball. LiquidPlanner disposa d’extenses funcions per fer un seguiment de les hores de factura versus les hores no facturables i altres funcions de gestió de despeses. Mavenlink ofereix un resum d'auditoria horària, que mostra les hores reals treballades en comparació amb la "capacitat de la setmana de treball" o la quantitat que podrien treballar en una setmana. També rastreja l'estat d'hores de fulls de temps aprovats.

Tot i que Mavenlink manté els membres de l’equip connectats i comunicats mentre treballen en un projecte, no té una aplicació de xat integrada, cosa que ens agrada veure en qualsevol sistema de gestió de treball. De vegades, la gent ha de fer-se preguntes ràpides que no necessàriament s’han d’arxivar al costat d’un projecte (“Ets a la teva recepció?” “Podem saltar una trucada telefònica ara mateix?” “Ha respost al correu electrònic del client? ? ") Zoho Projects i Volerro posen una aplicació de xat dins de l’espai de treball, com també fa el servei de llocs de treball Podio. El treball en equip ofereix una aplicació de xat gratuïta, però està separat de l’espai de treball Teamwork Projects, que és menys que ideal. També podeu utilitzar Hangouts de Slack o Google o alguna altra aplicació de xat.

Aplicacions i extres

Malauradament, Mavenlink no té aplicacions mòbils dedicades, però té un lloc web optimitzat per a mòbils que podeu veure a la majoria de navegadors mòbils. El lloc mòbil garanteix que podeu veure el feed d’activitats en projectes, accedir a la vostra llista de tasques, fer el seguiment del vostre temps i fins i tot registrar les despeses des de qualsevol lloc.

Trello, tot i que és molt més lleuger en funcions, ofereix una àmplia gamma d'aplicacions mòbils per a iOS, Android, Windows Phone i, fins i tot, Amazon Fire. Projectes Zoho i Projectes de treball en equip, les opcions dels nostres editors a PM, tenen aplicacions mòbils per a iOS i Android.

Quant a la connexió amb altres aplicacions i serveis, Mavenlink ho fa molt millor. Podeu integrar-lo amb Google Apps, PayPal i QuickBooks. També hi ha documentació de l'API que permet als equips crear qualsevol aplicació i integració que necessitin.

Per a aquells que no són codis, Mavenlink també compta amb la xarxa de Zapier. Zapier és una cosa així com l’IFTTT de les aplicacions empresarials. És una eina que qualsevol pot utilitzar (encara que no tingueu experiència de programació) per crear automatitzacions ràpides entre dues aplicacions empresarials. Per exemple, podeu connectar Mavenlink i GitHub mitjançant Zapier, de manera que quan es crea un tipus d’entrada a Mavenlink, un nou problema de GitHub es registra automàticament.

De la mateixa manera que amb eines autònomes de seguiment de temps com VeriClock i TSheets, el temporitzador de Mavenlink es mostra de manera destacada a l’aplicació per a mòbils. El botó Inici està ben dissenyat, com també és el botó blau Desa. Tot i així, li falten les funcions Clock In, Clock Out i Take Break ben dissenyades de TSheets, l’elecció dels nostres editors de la categoria de seguiment d’hora. El navegador per a mòbils és una forma fàcil i fàcil de registrar el temps a Mavenlink i és fàcil d'utilitzar com VeriClock.

Seguiment del temps per a grans empreses

Tot i que mai no vàreu utilitzar Mavenlink com a eina autònoma de seguiment de temps, ofereix una gran varietat de funcions de gestió de temps i despeses. A diferència d’eines com Hubstaff i TSheets, que són eines de seguiment de temps de reproducció pures dissenyades per a treballadors i directius, la funcionalitat de seguiment de temps de Mavenlink està construïda per ajudar a proporcionar als gestors una millor supervisió quant a la feina que es fa, quants diners es destinen i quina millor previsió per a projectes similars en el futur. Com a resultat, no estan disponibles algunes funcions, com ara el registre d'entrada, el registre d'entrada per SMS, el registre de fotos o de vídeo, la creació de camps personalitzats (com ara el quilometratge i el seguiment basat en quantitat). Abans de aprofundir massa en allò que Mavenlink no té, parlem de l’experiència de l’usuari (UX).

Com a treballador, podeu accedir a les funcions de seguiment de temps a Mavenlink o bé forant cap a un projecte o fent clic al botó de temps de la pista, que es troba sempre a la part superior dreta de la consola, independentment del mòdul on esteu. El botó de pista de temps és la manera més ràpida perquè els treballadors puguin entrar a la consola de seguiment de temps de Mavenlink. Al costat del botó "Track Time" hi ha un petit rellotge de parada. Aquesta és una característica peculiar que no trobareu en eines com Wrike, en què us heu d'introduir en una tasca abans de poder començar a executar el rellotge. les entrades també apareixen al tauler de l'aplicació. Una cosa estranya a Mavenlink és que podeu començar a fer el seguiment del temps abans d'indicar quin projecte seguiu. Una vegada que especifiqueu el projecte al quadre emergent Horari d'entrada, podeu desar la informació a El fet d’afegir l’horari en hores i minuts a la pàgina Full de temps és un procés similar al de TimeSolv Pro.

Podeu fer el seguiment de l’hora del dia i també d’un gràfic de barres del temps treballat durant la setmana. El tauler també ofereix una visió útil de la quantitat de temps facturable que s'ha utilitzat. Mavenlink us permet accedir a un rellotge de perforació que us permet començar a treballar i tornar a comprovar el temps que heu treballat un cop finalitzada la vostra tasca. O bé, podeu afegir una durada, si sabeu per cert que treballareu, per exemple, de 8 hores i 25 minuts. D’aquesta manera, podreu veure tots els projectes en els quals esteu treballant, escolliu el projecte per al qual seguireu el temps de seguiment i seleccioneu la tasca, el rol i les despeses associades del vostre temps actual. període de seguiment.

La programació setmanal us permet veure les hores i les tasques en què treballa. Podeu ajustar i editar qualsevol canvi des del full de temps, que suposa un avantatge enorme per als empleats que els agradi canviar els projectes i les tasques, o els treballadors que no treballen amb un calendari estricte de 9 a 5. També podeu afegir canvis al vostre full de temps, veure les aprovacions pendents i les entrades rebutjades. Qualsevol persona que tingui accés a l'eina pot enviar missatges als usuaris amb @ mentions per preguntar-los per què no s'han enviat o per què no han entrat i sortit. La menció apareixerà al feed d’activitats de l’usuari i rebran un correu electrònic sobre aquesta menció.

Com a administrador, podeu visualitzar totes les hores assignades a un projecte durant una setmana determinada al visualitzador d’horaris setmanals. Aquí podeu aprovar o rebutjar els canvis. Podeu obtenir un desglossament de les entrades de temps per projecte o per tasques. Podeu veure el que no s'ha enviat i el pendent. Mavenlink ha anat més enllà d’alinear les hores treballades amb els pagaments associats a una tasca determinada, tant que una persona específica que està registrada a Mavenlink pot configurar automàticament que pagui una tarifa diferent per a una tasca diferent. Wrike no us permetrà assignar automàticament les tarifes a ningú, i s'ha d'afegir com a camp personalitzat les tarifes que no són facturables. Amb la funció d'informes de Mavenlink, podreu veure quantes hores s'han registrat, quantes són facturables i no facturables. Podeu comparar i contrastar els projectes en funció del seguiment del temps i de la despesa horària.

Mitjançant l’eina Insights, podreu veure quantes coses s’han registrat, aprovat i rebutjat en un determinat període de temps o projecte. També podeu veure el que heu programat versus el que es projecta programar. Les integracions amb Concur i Expensify converteixen aquesta en una excel·lent eina per a les empreses que utilitzen programari per automatitzar el seguiment de temps, la facturació i els pagaments. Les integracions són orgàniques, de manera que les dades flueixen cap endavant i cap endavant entre els sistemes sense cap punt de vista obert. A més, Mavenlink us permet programar la publicació dels informes i es poden enviar automàticament per correu electrònic per a un determinat projecte. Podeu visualitzar els informes que mostren els fulls horaris que s’han aprovat. Ara també podeu programar quan els informes surtin per correu electrònic en funció de les necessitats d’un determinat projecte. Podeu triar una hora com les 10:30 am i enviar-les automàticament cada dia a la mateixa hora. Vam crear un informe per a analítiques de rendiment i vam poder visualitzar les entrades de temps que es podien facturar o no facturar.

Com hem comentat, no voldreu comprar Mavenlink només per la seva habilitat en el seguiment del temps. Altres eines, com Hubstaff, TSheets i VeriClock, estan dissenyades com a eines de seguiment de temps de joc pur. Tenen un seguiment ajustat d’una manera propera a draconiana: TSheets i VeriClock us permeten veure la ubicació GPS dels check-in per a telèfons intel·ligents i endinsar-se automàticament quan arribeu al radi de geofencing. També us permeten bloquejar les adreces IP de manera que els empleats treballin només a la zona en què voleu que treballin i es poden configurar per obligar els empleats a arrossegar-se un selfie al lloc de treball per demostrar assistència. Mavenlink no està construït per a aquest nivell de supervisió. Més aviat, està dissenyat per a organitzacions més grans per fer el seguiment, la gestió i la previsió de l’assistència al projecte per millorar les operacions. Si és el que necessiteu, el seguiment de temps de Mavenlink només pot ajudar la vostra empresa.

Una elecció sòlida

Mavenlink és un servei sòlid de PM. La interfície no és tan atractiva com les eines de seguiment de temps de reproducció pur com TSheets o altres eines de PM com Projectes Zoho, però la funcionalitat és robusta. El primer servei ofereix un conjunt de funcions útils, com ara eines d’informació, integracions financeres, etc. Tot i així, per a petites empreses, PCMag recomana eleccions dels editors Projectes Zoho i Projectes de treball en equip perquè ofereixen molt valor de productivitat per a equips en creixement, sobretot perquè el seu preu mensual suporta un nombre il·limitat d’usuaris. Les organitzacions més grans que estiguin considerant Mavenlink potser també volen investigar LiquidPlanner, que també és una elecció dels editors.

Per obtenir més informació sobre Mavenlink i el conseller delegat Ray Grainger, feu una ullada a la nostra entrevista, l’aventurer conseller delegat de Mavenlink va establir les seves visions a l’est.