Quan treballo revisió i valoració

Els telèfons intel·ligents s’han convertit en una extensió de la vida de la gent, tant a casa com a la feina. Això ha tingut un efecte profund sobre la forma en què els enginyers construeixen programari, especialment programari d’ordenació i planificació de torns dels empleats com ara Quan treballo. Quan començo a partir de 9 dòlars mensuals per a una ubicació i fins a cinc usuaris, Quan treballo és una eina que té coneixement del mòbil i que funciona excel·lentment en els telèfons, té una interfície d'interès moderna i intuïtiva; i juga bé amb altres programes de gestió de recursos humans (RH) mitjançant interfícies de programació d’aplicacions obertes (API). No és l’opció de programació més barata i manca d’algunes funcions potencialment importants com ara la previsió, que és el que la manté darrere de la delegada guanyadora de l’elecció dels editors. Tanmateix, diverses funcions d’estalvi de temps i una gran quantitat de formació i suport faran que valgui el preu per a algunes organitzacions.

Qualsevol que hagi hagut de planificar torns per a una botiga, un restaurant o una fàbrica sap que pot trigar enormes temps. Plataformes com Quan treballo tenen l'objectiu de minimitzar-ho, inclòs el temps que es necessita per configurar-se. La plataforma ofereix múltiples maneres d’afegir empleats i una varietat d’opcions per crear programes diaris, setmanals i mensuals.

Inicieu la sessió al nivell de l'administrador del sistema o del gestor i veureu el quadre de comandament principal de la plataforma, que mostra un bon nombre de widgets preconfigurats que mostren la programació del dia, avisos d'assistència i altres accions que requereixen atenció; el període de paga actual i la comparació dels costos laborals estimats amb el total d’hores treballades. Les icones de les funcions principals del servei s’executen d’esquerra a dreta a la part superior, inclosa la icona de Bell per a les notificacions.

Per incorporar-se a nous empleats, a la icona Eines de la barra de navegació principal, seleccioneu Empleats> Afegir empleat i empleneu un mínim d'informació de contacte. A continuació, feu clic al botó verd "Afegir empleat" que es troba a la part inferior per enviar una invitació a la persona per inscriure-la. Quan l’empleat inicie la sessió per primera vegada, se li demanarà que empleni la informació que falta, inclosa una foto, les hores totals que volen treballar en una setmana i vulgui o no rebre la programació i altres alertes per correu electrònic o mitjançant l’aplicació mòbil de la plataforma. Els gestors també poden afegir nous empleats fent clic al botó verd "Convoca empleats" a la barra de navegació principal, escrivint l'adreça de correu electrònic o el número de telèfon d'un treballador nou i feu clic a "Afegir" per enviar-los una invitació per instal·lar l'aplicació i emplenar la seva informació. Els comptes nous també poden carregar informació per al personal existent dels fulls de càlcul de Microsoft Excel o extreure les dades dels empleats de Square, un processador de targetes de crèdit i un servei de punt de venda (POS).

Donar poder als empleats sobre horaris

Per mantenir-se competitius, les empreses d’algunes indústries estan donant als empleats un control més gran sobre els seus horaris i, quan treballo, fa una bona tasca d’assistir en això, fins i tot permeten als empleats utilitzar els seus telèfons intel·ligents per fer-ho. A l'aplicació, els treballadors seleccionen Input Your Availability> Configuració de la disponibilitat i utilitzen una graella del calendari per indicar quan poden funcionar: arrossegar i deixar anar una icona verda "Thumbs Up" durant els dies i hores que estan disponibles i un vermell "polzes cap avall" icona en què no ho són Fins i tot poden indicar quan solen dormir de nit, de manera que el sistema silenciarà les alertes durant aquestes hores, cosa que suposa un toc atent.

Els administradors del sistema poden configurar Quan treballo la configuració perquè els empleats puguin fer torns oberts per als quals estiguin qualificats per treballar, deixar els canvis o canviar els canvis amb altres empleats, tot amb o sense l'aprovació del gerent. Per canviar els torns, els empleats seleccionen "La meva programació", feu clic al canvi que volen canviar i, a continuació, trien Detalls majúscules> Canvi de canvis. A la pantalla es mostren tots els companys de feina amb els quals podrien canviar-se en funció de les seves qualificacions i disponibilitat i, fins i tot, permet que la persona no faci clic a qualsevol de qui no vulgui oferir-li la permuta; després poden afegir un missatge i prémer "Enviar". Les ofertes de Swap apareixen com a notificacions push als telèfons dels convidats. Els empleats també poden dividir els seus torns, oferint part del torn programat a un altre empleat. La companyia també ha afegit recentment la funcionalitat de xat al programari, que permet als usuaris comunicar-se en temps real abans d’enviar les sol·licituds de canvi de torn.

Programació

En primer lloc, els nous comptes han de fer clic a Configuració> Posicions per introduir noms de tots els tipus de treballs de l'empresa, que es poden codificar per fer-los més fàcils de fer el seguiment de la graella de programació. Utilitzeu Configuració> Ubicacions per a ubicacions d'entrada, que poden ser ubicacions físiques separades o diferents àrees de treball o departaments dins d'un mateix establiment; es tracta d'una bona funció per a les empreses que utilitzen diferents programadors de diferents departaments. Un cop definida la informació sobre empleats, llocs de treball i ubicació, és hora de crear una programació.

El mòdul Scheduler de la plataforma es pot configurar per mostrar un calendari mensual diari, setmanal i (segons el nivell de servei adquirit) per a una ubicació concreta. Tots els empleats adjunts a aquesta ubicació apareixen a l'esquerra i els dies o les hores del dia passen per la part superior, creant una graella de cel·les obertes que representen les hores possibles que pot treballar una persona. Creeu torns fent clic dos cops en una cel·la oberta, que obre un quadre d'informació emergent per a aquell empleat, mostrant quin canvi durant aquest període de temps han de complir i si estan disponibles. Si els empleats treballen en diverses ubicacions, el sistema reconeix si ja tenen assignat un canvi en una ubicació diferent. Feu clic amb el botó esquerre en els canvis que es mostren i el canvi es carrega automàticament al calendari, on apareix sota una pantalla grisa en diagonal per indicar que no s'ha publicat.

A la finestra emergent, també podeu crear un canvi personalitzat, afegir un descans pagat o no pagat i deixar una nota (per exemple, "Netegeu els banys abans que s'acabi el torn"). Un cop definit un calendari, feu clic a "Publicar i notificar" per publicar la programació i escollir a qui se li notificarà. Si el calendari conté torns oberts, els empleats identificats com elegibles i disponibles per a la feina rebran una alerta. Segons com configureu el sistema, si hi ha més d’una persona interessada, podeu triar qui obté el torn en funció de l’antiguitat o de la primera manera que s’aconsegueixi el primer servei.

Un cop creat un canvi, podeu desar-lo com a plantilla de majúscules, una bona drecera per a les empreses que omplen els mateixos torns de forma regular. Hi ha dues maneres d’accedir als torns desats. Una forma és seleccionar Configuració> Plantilles de majúscules, que mostra tots els torns desats que es poden afegir a la programació. El segon camí és fer clic a la icona de la tecla a la part superior dreta del mòdul Scheduler, que apareix un menú desplegable en el qual una opció és "Copiar la setmana anterior". Aquesta opció copiarà tota la programació de la setmana anterior. Els usuaris ara poden ordenar els torns per empleat o per posició, que és especialment útil per a gestors amb grans forces de treball en diverses geografies.

Moltes empreses presten molta atenció a com corresponen els torns a les vendes. Per ajudar-ho, quan treballo manté un funcionament total d’hores programades al dia a la part inferior de la pàgina del planificador. Feu clic a la pestanya Pressupost de la part superior de la pàgina i, a la part inferior de la pàgina, apareixerà "Vendes projectades, cost laboral i% de treball" (és a dir, la mà d'obra com a percentatge de vendes). Tot i això, es tracta de nombres que canvien en temps real a mesura que les persones s’afegeixen o se suprimeixen de la programació. Ara mateix, els usuaris han de connectar els números de vendes projectats ells mateixos, a diferència del que necessiten fer a la competència Humanitat, que obté aquestes dades d’altres venedors de recursos humans amb els quals s’integren.

Suport i preus

La companyia amb seu a Minnesota ofereix assistència per xat i correu electrònic des de les 7:00 fins les 20:00 hores a l'hora central i carregarà sense cost, sense cap càrrec, els horaris existents de clients, les plantilles de calendari i els nous empleats. Els clients poden veure vídeos d’ajuda, submergir-se en articles al Centre d’ajuda, registrar-se a una de diverses sessions d’entrenament en directe que es realitzen en línia cada setmana o pagar una petita quota per obtenir una instrucció individual.

Els preus de la programació comencen a partir de 9 dòlars mensuals per a una ubicació de fins a cinc usuaris (inclosos els programadors i empleats) i les funcions més bàsiques, inclosa la visualització del calendari mensual. Per 29 dòlars al mes, el servei es pot utilitzar per programar fins a 20 usuaris i inclou múltiples ubicacions, llocs de treball, agraïments per torns, anotacions i una visualització del calendari mensual. Les empreses amb més o menys 100 empleats paguen tarifes negociades a nivell empresarial. Una funció de missatge de TeamTxt (missatge de text personalitzat) permet als gestors enviar missatges SMS de grup a un, a alguns oa tots els empleats i costa aproximadament 3 cèntims per missatge. Quan treballo ofereix ofertes de paquets per registrar-vos tant en la programació com en el temps i l'assistència que comencen a partir de 17 dòlars al mes per a un màxim de cinc usuaris.

Quan treballo us apareixen un parell de funcions, inclosa WorkChat, una eina de comunicació integrada a l'aplicació per a missatges de grup o un en un. Actualment, WorkChat només està disponible per a comptes amb menys de 20 empleats. La companyia també ofereix una versió en castellà de la seva aplicació iOS i diu que preveu estendre el suport en llengua espanyola a les seves altres plataformes a mitjan 2018. Quan treballo s’integra directament amb Square, Intuit QuickBooks Online Plus i ADP (a través d’un CSV un fitxer pla), i un funcionari de la companyia diu que s’acosten integracions amb altres sistemes de venda de sistemes.

Les eines de programació de I Work val la pena tenir en compte per gestionar els treballadors per hora que prefereixen utilitzar els seus telèfons per fer gairebé qualsevol cosa relacionada amb la seva feina, inclosos buscar horaris, recollir torns, demanar temps de descans i comunicar-se amb caps o companys de feina. Els preus inicials no són tan assequibles com els adjunts o els ZoomShift, però When I Work ofereix més funcions integrades pel preu que ZoomShift. És el preu que pagueu per una eina amb múltiples funcions d’estalvi de temps que s’ajusta a com voleu treballar amb vosaltres i els vostres empleats.